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Come trovare il tuo sistema di produttività perfetto

La produttività è un mercato, una sottocultura, una filosofia e la rovina dell’esistenza di tutti. Forse si lotta con priorità i vostri compiti. Forse ti senti come si chug e chug lungo, ma non può ottenere abbastanza tempo. Forse sei facilmente distratto. Forse non si può mai ricordare dove hai salvato le note o file.

Stai tranquillo, c’è una soluzione. Ci vuole un po ‘ di duro lavoro, ma puoi e troverai un sistema di produttività che ti aiuta effettivamente a essere produttivo.

Ho scritto sul mio BuJo, su cui so che molte persone si affidano come sistema di gestione del progetto. Per me, BuJo è più di una guida quotidiana e un luogo per mantenere i miei registri senza ingombrare il mio computer. Inoltre, trovo soddisfacente controllare le abitudini, registrare gli allenamenti e elencare le faccende con carta e penna, mentre è più liberatorio digitare work todos — ed è sicuramente più facile registrare note di progetto dense digitando. Inoltre, chi vuole scrivere URL nel loro BuJo? Bleah.

Inoltre, non mi piace avere tutto in un unico posto. Ho bisogno di separazione tra lavoro e casa, soprattutto come libero professionista. Come esperto di produttività, so che sto infrangendo una regola importante spaccando le mie cose da fare in diversi “secchi”.”Tuttavia, la regola d’oro della produttività è fare ciò che funziona per te.

Ecco il mio processo per trovare il tuo sistema di produttività perfetto.

Aprire un documento di testo vuoto o estrarre un foglio di carta bianco. Scrivi tutto nella tua mente: cose che devi fare per lavoro, faccende da fare in casa, idee che ti vengono in mente, cose che hai intenzione di esplorare, eventi imminenti,generi alimentari che devi comprare all tutto. Fai con calma. Mi ci è voluta circa un’ora, ma non c’è tempo giusto o sbagliato.

Una volta che hai finito, imposta la lista/scarabocchi da parte.

Passo 2: Controlla i tuoi elenchi di attività.

Probabilmente hai elencato le tue cose da fare da qualche parte: Todoist? Evernote? Tovaglioli? Passare attraverso di loro e porsi queste domande:

  1. Questo compito potrebbe essere suddiviso in sottoattività?
  2. Questa attività è attuabile? Ad esempio,” blog di produttività ” non significa nulla. “Write productivity blog” è perseguibile. E come per il numero 1, potresti suddividerlo in più attività, ad esempio “Ricerca”, “Bozza”, “Revisione”, “Pubblicazione” e “Promozione.”
  3. Questa attività dipende da altre attività da eseguire?
  4. Questa attività deve essere eseguita entro una certa data? Altrimenti, lo vuoi fuori dal tuo piatto entro una certa data?

A seconda del tipo di attività che stai guardando, potresti anche chiedere:

  1. Questo compito richiede altre persone per completare?
  2. Questa attività si ripeterà in qualsiasi momento in futuro?

Se trovi che devi correggere il modo in cui hai nominato o organizzato le tue attività, aspetta. Dobbiamo prima fare il Passo 3.

Passo 3: Pensa a cosa ti aiuta a fare le cose.

Hai bisogno di essere ricordato su base regolare? (Va bene se lo fai!) Hai bisogno di essere in grado di visualizzare le attività di oggi in un elenco separato? È necessario associare le attività a un determinato contesto (ad esempio Casa, lavoro, scuola)? Hai bisogno di avere una barra di avanzamento o pietre miliari per aiutarti a motivarti?

Rispondere a queste domande ti aiuterà a decidere la forma complessiva del tuo sistema di produttività. È possibile scegliere tra metodologie esistenti o sviluppare il proprio. Le metodologie più comuni sono Getting Things Done (GTD), Pomodoro, Zen to Done e Don’t Break the Chain.

Getting Things Done: un sistema basato sul contesto che enfatizza le vittorie veloci e richiede di suddividere le grandi attività in quelle più piccole. GTD attiva le attività in base all’ora del giorno e dove ti trovi.

Grande per: le persone che sono in movimento molto, hanno bisogno di promemoria frequenti,o ottenere sopraffatti da grandi progetti

Non grande per: le persone che amano la struttura o che lavorano su progetti che richiedono un sacco di pianificazione o di lavoro sfalsati

Pomodoro: un sistema basato sul tempo che incoraggia a inserire “blocchi di messa a fuoco” di 25 minuti, poi Pomodoro è più focalizzato sulla produttività e sulla gestione del tempo rispetto alla gestione delle attività, ma molti aderenti trovano che sia un ottimo complemento ad altri sistemi di produttività.

Grande per: le persone che sono facilmente distratti, hanno ben definiti “tempi produttivi” durante il giorno, o hanno bisogno di fare progressi su un sacco di progetti mentalmente intensivi

Non grande per: le persone che hanno bisogno di rispondere frequentemente a colleghi o clienti o il cui lavoro ruota intorno alla comunicazione

Zen to Done: un sistema basato sulle abitudini che si concentra sul lavoro ZTD ti incoraggia a organizzare il tuo tempo intorno a temi e priorità piuttosto che buttare giù le attività man mano che vengono. (ZTD è il sistema che uso.)

Grande per: persone che hanno più obiettivi a lungo termine, persone che si destreggiano tra più progetti e creature abitudinarie

Non ottimo per: persone che lottano con la procrastinazione o che hanno bisogno di spostare rapidamente le priorità nel loro lavoro

Non rompere la catena: un sistema basato su attività che ruota attorno al raggiungimento dei tuoi obiettivi affrontando diverse piccole cose da fare ogni giorno. Motivatore di DBtC è un grande segno di spunta o ” X “sul calendario che mostra la” catena ” di . L’idea è che affronti i tuoi obiettivi a lungo termine concentrandoti sugli obiettivi quotidiani.

Grande per: procrastinatori, persone che stanno cercando di costruire qualcosa (ad esempio un libro) o migliorare una metrica (ad esempio numero di flessioni)

Non ottimo per: persone che si destreggiano tra molti progetti

Se nessuno di questi sistemi funziona abbastanza per te, va bene! Il tuo sistema personalizzato dovrebbe tenere conto dei seguenti fattori:

Hai bisogno di promemoria per le tue attività? Che tu sia smemorato o abbia bisogno di un motivatore, puoi incorporare promemoria nel tuo sistema utilizzando un’app dedicata a questo, un’app di task manager che invia promemoria o una combinazione di entrambi.

Hai bisogno di pianificare blocchi di tempo in cui lavori su determinate cose? Può aiutare a fare un controllo dei tempi si può più facilmente entrare nel flusso e le volte che avete bisogno di sedersi e non fare nulla. Una volta comprese le tue tendenze, puoi provare a pianificare le attività appropriate in questi blocchi.

Hai obiettivi a lungo termine, obiettivi a breve termine o un mix di entrambi? Per gli obiettivi a lungo termine, un sistema che suddivide il lavoro in “fasi” o assegna priorità a un determinato giorno, settimana o mese può essere utile. Per obiettivi a breve termine, il sistema dovrebbe favorire una progressione a catena come le cose da fare quotidiane. Per un mix, un’app di produttività che mostra attività, eventi e note insieme sarebbe l’ideale.

Hai bisogno di sentirti come se avessi eliminato un sacco di compiti ogni giorno,o stai bene portando alcune cose? Se sei il tipo di sentirsi a disagio se non hai completato la tua lista di cose da fare, devi essere sicuro di aver suddiviso il lavoro che richiede più tempo. Se sei più un lavoratore progressivo, potresti preferire un sistema che mostri le pietre miliari o i progressi complessivi.

Fase 4: Correggi il tuo schema di denominazione delle attività

Indipendentemente dalla metodologia scelta, è consigliabile assegnare un nome all’attività come cosa attuabile e definirne l’ambito. Inizia con un verbo e termina con un nome.

Se stai usando GTD, aggiungi un contesto o una posizione e il tempo che lo farai. La tua app potrebbe permetterti di farlo separatamente (più su quello sotto).

Cattivo esempio: “nuovo post del blog”

Buon esempio: “scrivi un nuovo post del blog @ home domani”

Se stai usando ZTD, aggiungi un passo successivo o un progetto. La tua app potrebbe consentirti di taggare l’attività o aggiungerla a un elenco per fornirle un contesto o collegarla a un piano più ampio.

Cattivo esempio: “storia del sistema di produttività”

Buon esempio: “scrivi storia del sistema di produttività per #blog domani”

Se stai usando Pomodoro, potresti considerare di nominare le attività in base a ciò che puoi realizzare in 25 minuti.

Cattivo esempio:”articolo del blog”

Buon esempio: “crea contorno per articolo del blog”

Passaggio 5: Ricerca un app che funzionerà per voi

Ci sono un zillion applicazioni di produttività sotto il sole. Alcuni sono sistemi di gestione dei progetti a tutti gli effetti che sono grandi per i team (o possono essere hackerati per soddisfare le esigenze di un individuo — dai un’occhiata alla mia storia su questo, collegata in fondo a questo pezzo). Alcuni sono semplicemente luoghi per raccogliere note, attività ed eventi — i tre tipi di cose che si sarebbe memorizzare in un tale sistema-nel vostro schema organizzativo. Di seguito, ho consigliato le app che meglio soddisfano le metodologie di progetto sopra descritte. Vi incoraggio anche a controllare il mio grafico di confronto gratuito su Airtable. (Nota: non ho incluso le app per Pomodoro perché hai davvero solo bisogno di un timer.)

GTD

Se stai usando GTD o qualcosa di simile, ti consiglio le seguenti app:

Cose 3: Questa app è solo per utenti Mac, ma è unica in quanto combina le tue attività e gli eventi in una vista fluida. Ti consente di impostare periodi di tempo per quando farai le cose e si integra perfettamente con l’app Promemoria basata sulla posizione di Mac.

Ricorda il latte: Come suggerisce il nome, questa applicazione è orientata verso le persone impegnate che stanno rimbalzando tra lavoro e commissioni. Ti consente di aggiungere un contesto alle tue attività e impostare promemoria basati sulla posizione (solo nella versione Premium, però). Puoi anche aggiungere stime temporali, date di inizio e date di scadenza e tag a qualsiasi attività, che sono tutti immensamente utili. Creando una smart list utilizzando questi criteri, è possibile identificare “Quick Wins” o compilare una lista “Start Today”. Ricorda che il latte è un buon complemento anche per la metodologia ZTD (è così che lo uso).

Evernote: Questa applicazione per prendere appunti consente di catturare rapidamente le idee, creare liste di controllo, e impostare promemoria, che sono tutti cruciali per GTD. Se hai molte idee che ti vengono in mente e hai bisogno di un modo rapido per ordinarle e chiarirle come richiede GTD, prova Evernote.

Ci sono anche un sacco di applicazioni che vengono creati appositamente per GTD. Basta essere sicuri di non procrastinare sulle altre attività provando tutti fuori.

ZTD

Se stai usando Zen to Done, avrai bisogno di qualcosa in grado di gestire sia attività a breve termine che obiettivi a lungo termine. Vi consiglio le seguenti applicazioni:

Trello: Parlerò Trello in dettaglio in un post futuro, ma per ora è sufficiente dire che Trello è un incredibilmente adattabile visual project management app. Si basa sulla scheda Kanban, in cui le attività sono ordinate per stato del progetto. Tuttavia, è possibile adattare questo approccio per ordinare in base ad altri criteri. Lo svantaggio principale di Trello è che non è possibile guardare schede diverse contemporaneamente o legarle insieme. Quindi avresti bisogno di creare più schede che mostrano i tuoi spread annuali, mensili e settimanali, ad esempio. Se vuoi un’opzione simile che corrisponda al tema Zen to Done, prova ZenKit.

Orso: Se si desidera Evernote consentono di collegare le note insieme e organizzare per tag piuttosto che notebook (e se sei una persona Mac), dare Orso una prova. Può tirare triplo dovere: è un’app di scrittura, un’app per prendere appunti e un’app di produttività. In sostanza, può servire come un giornale proiettile digitale. Attualmente lo uso per organizzare tutta la mia copia per piazzole per gli editori, il mio sito web e così via, ma sto pensando di usarlo più come un diario bullet.

Non rompere la catena

Se stai usando Non rompere la catena o semplicemente vuoi costruire abitudini, ti consiglio le seguenti app:

Produttivo: questa è un’app iOS che promuove la costruzione di abitudini. Esso consente di scegliere tra le abitudini comuni e creare il proprio, quindi impostare la loro frequenza e la tempistica. L’applicazione poi assembla un piano giornaliero per voi. Una volta completate le abitudini, mostra i tuoi progressi, risponde con frasi incoraggianti e tiene traccia dei tuoi knockout giornalieri su un calendario. Questa applicazione non è un buon modo per gestire le attività al di fuori del vostro abitudine-building, ma con il suo approccio abitudine-oriented, può integrare un sistema ZTD pure. (Se siete su Android, Striature è molto simile.)

TeuxDeux: La chiave per DBtC è quello di impostare obiettivi quotidiani e buttarli fuori. Molti task manager non forniscono la soddisfazione visiva di vedere ciò che hai completato, né ti mostrano una diffusione del calendario. Prova l’app TeuxDeux basata sul Web per elencare le tue attività quotidiane, quindi tocca semplicemente per contrassegnarle. Che soddisfazione!

Bonus:

Se sei un master di produttività ibrido, faresti bene usando Trello ed Evernote, poiché sono entrambi molto flessibili. Tuttavia, qui un paio di app specificamente progettate per gli ibridi:

Pomodoro + GTD = Pomotodo ( disponibile su iOS e Android), che consente di implementare la tecnica Pomodoro mentre si eliminano le attività. Inoltre, TickTick include sia promemoria basati sulla posizione che un timer Pomodoro (tuttavia, non è gratuito).

Pomodoro + ZTD = Avaza, una robusta app per la gestione dei progetti con un time tracker integrato e la possibilità di impostare le tappe e monitorare i progressi verso un obiettivo.

ZTD + DBtC = Wunderlist, un to-do app che può essere violato sia per ZTD e DBtC. Ci vuole un po ‘ di lavoro, ma utilizzando le attività ricorrenti di Wunderlist, i promemoria e la funzione hashtag, puoi trasformarlo in un potente sistema di produttività.

Passo 6: Versare le attività nel sistema.

Uff! Abbiamo quasi finito. Ora che hai deciso sulla metodologia e app(s), è il momento di inserire le attività, eventi e note nel sistema. Mettere da parte almeno un paio d’ore per fare questo.

Una volta che hai finito, potresti sentirti ispirato a iniziare a fare cose. E ‘ fantastico! Ma aspetta un altro secondo.

Passo 7: Automatizzare il più possibile.

Sarai infinitamente più felice e più produttivo se automatizzi il più possibile la tua vita. Mentre applicazioni come produttivo automatizzerà la creazione di attività per voi, alcuni sistemi hanno bisogno di un po ‘ di amore in più.

Ecco dove entra in gioco Zapier. Si collega le applicazioni tra loro per risparmiare la fatica di inserimento dei dati. Ad esempio, se sei un libero professionista che raccoglie i lead attraverso Typeform, Zapier può andare avanti e pompare quei lead in Trello (o dovunque). Zapier funziona con la maggior parte delle app che ho menzionato (anche se non le app per dispositivi mobili) e può letteralmente farti risparmiare ore.

Ecco alcuni dei miei “Zaps”:

Zoho Email to Trello: ho un filtro di posta impostato per etichettare automaticamente le email dalle mie piattaforme freelance come “freelance.”Quelle e-mail diventano quindi attività nella lista “Posta in arrivo” del mio consiglio Trello “Assegnazioni freelance.”

Trello per ricordare il latte: quando elaboro le attività in Trello, le sposto da una lista” Inbox “a una lista” Ready to Start”. Quando lo faccio, Zapier pompa le informazioni in Remember the Milk e le mette nella mia lista di cose da fare ogni giorno.

Wunderlist a Trello: uso Wunderlist come social media manager, ma mi piace anche vedere i miei post programmati in una diffusione visiva. Tuttavia, non voglio spendere un sacco di tempo copiando e incollando in Trello. Quindi, uso Zapier per creare automaticamente “carte” per i post e ordinarli in base allo stato.

Ovviamente, ho ancora del lavoro da fare. Devo accedere a Trello per elaborare le attività. Ci si potrebbe chiedere perché ho anche Trello nel sistema a tutti: Perché non inviare direttamente da Zoho per ricordare il latte?

La risposta è semplice: personalmente ho bisogno di elaborare mentalmente l’attività prima che si presenti sulle mie cose da fare. Ecco perché, nel progettare il vostro sistema di produttività, è importante prendere le vostre preferenze in mente. Se siete il tipo di lasciare che il vostro to-do app semplicemente mano compiti, probabilmente sei un fan di GTD e una mail-to-task Zap avrebbe funzionato per voi. Se hai bisogno di un senso di struttura o della capacità di ordinare l’attività in uno schema più ampio, probabilmente stai usando ZTD e hai bisogno di quel passaggio intermedio. Non c’è una risposta giusta o sbagliata.

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