Publikováno Napsat komentář

jak najít perfektní systém produktivity

produktivita je trh, subkultura, filozofie a prokletí existence každého. Možná bojujete s upřednostňováním svých úkolů. Možná máte pocit, že se chugujete a chugujete, ale nemůžete mít dost času. Možná jste snadno rozptýleni. Možná si nikdy nepamatujete, kam jste své poznámky nebo soubory uložili.

Ujišťujeme vás, že existuje řešení. Vyžaduje to nějakou tvrdou práci, ale můžete a najdete systém produktivity, který vám skutečně pomůže být produktivní.

napsal jsem o svém BuJo, o kterém vím, že se mnoho lidí spoléhá na svůj systém řízení projektů. BuJo je pro mě spíše každodenním průvodcem a místem, kde si uchovávám protokoly, aniž bych rušil počítač. Navíc považuji za uspokojivé odškrtávat návyky, zaznamenávat tréninky a seznamovat domácí práce s perem a papírem, zatímco se cítí uvolněnější psát pracovní úkoly-a je rozhodně snazší zaznamenávat husté poznámky o projektu zadáním. Navíc, kdo chce psát adresy URL ve svém BuJo? Fuj.

také se mi nelíbí mít vše na jednom místě. Potřebuji oddělení mezi prací a domovem, zejména jako nezávislý pracovník. Jako odborník na produktivitu, vím, že porušuji hlavní pravidlo tím, že roztříštím své úkoly do různých „kbelíků“.“Zlatým pravidlem produktivity je však dělat to, co pro vás funguje.

zde je můj Proces pro nalezení perfektní systém produktivity.

otevřete prázdný textový dokument nebo vytáhněte prázdný list papíru. Zapište si vše, co máte na mysli: věci, které musíte udělat pro práci, domácí práce kolem domu, nápady, které vám přijdou na mysl, věci, které jste chtěli prozkoumat, nadcházející události, potraviny, které musíte koupit … to vše. Nespěchej. Trvalo mi to asi hodinu, ale není správné ani špatné množství času.

po dokončení odložte seznam / čmáranice stranou.

Krok 2: Audit seznamy úkolů.

pravděpodobně jste někde vypsali seznam úkolů: Todoist? Evernote? Ubrousky? Projděte si je a položte si tyto otázky:

  1. mohl by být tento úkol rozdělen na dílčí úkoly?
  2. je tento úkol použitelný? Například „blog produktivity“ neznamená nic. „Psát blog produktivity“ je žalovatelné. A podle čísla 1 byste to mohli rozdělit na více úkolů, např. „výzkum“, „návrh“, „recenze“, „Publikovat“ a „propagovat“.“
  3. závisí tento úkol na dalších úkolech, které je třeba provést?
  4. musí být tento úkol proveden do určitého data? Pokud ne, chcete to z talíře do určitého data?

v závislosti na typu úkolů se můžete také zeptat:

  1. vyžaduje tento úkol dokončení ostatních lidí?
  2. bude se tento úkol opakovat kdykoli v budoucnu?

pokud zjistíte, že potřebujete opravit způsob, jakým jste pojmenovali nebo organizovali své úkoly, vydržte. Nejprve musíme udělat krok 3.

Krok 3: Přemýšlejte o tom, co vám pomůže udělat věci.

potřebujete být pravidelně upozorňováni? (To je v pořádku, pokud ano!) Potřebujete mít možnost zobrazit dnešní úkoly v samostatném seznamu? Potřebujete spojovat úkoly s určitým kontextem (např. doma, v práci, ve škole)? Potřebujete mít ukazatel průběhu nebo milníky, které vám pomohou motivovat?

odpovědi na tyto otázky vám pomohou rozhodnout o celkové podobě vašeho produktivního systému. Můžete si vybrat z existujících metodik nebo si vytvořit vlastní. Nejběžnější metodiky jsou Getting Things Done (GTD), Pomodoro, Zen to Done a neporušují řetězec.

Getting Things Done: kontextový systém, který zdůrazňuje rychlé výhry a vyžaduje, abyste rozdělili velké úkoly na menší. GTD spouští úkoly na základě denní doby a místa, kde se nacházíte.

skvělé pro: lidé, kteří jsou hodně na cestách, potřebují časté připomenutí nebo jsou ohromeni velkými projekty

není skvělé pro: lidi, kteří mají rádi strukturu nebo pracují na projektech, které vyžadují hodně plánování nebo rozložené práce

Pomodoro: systém založený na čase, který vás vybízí k zadání „zaostřovacích bloků“ po 25 minutách a poté si odpočinout. Pomodoro se více zaměřuje na produktivitu a řízení času než na správu úkolů, ale mnoho přívrženců zjistí, že je to skvělý doplněk k jiným systémům produktivity.

skvělé pro: lidé, kteří jsou snadno rozptýleni, mají během dne dobře definované „produktivní časy“ nebo potřebují pokročit v mnoha mentálně náročných projektech

není skvělé pro: lidi, kteří potřebují často reagovat na kolegy nebo klienty nebo jejichž práce se točí kolem komunikace

Zen to Done: systém založený na návycích, který se zaměřuje spíše na opakující se nebo strukturovanou práci než na okamžité výhry. ZTD vás vybízí, abyste si uspořádali čas kolem témat a priorit, než abyste vyřadili úkoly, jakmile přijdou. (ZTD je systém, který používám.)

skvělé pro: lidé, kteří mají více dlouhodobých cílů, lidé, kteří žonglují s více projekty, a stvoření zvyku

není skvělé pro: lidé, kteří bojují s otálením nebo kteří potřebují rychle změnit priority ve své práci

nepřerušujte řetěz: systém založený na úkolech, který se točí kolem dosažení vašich cílů tím, že každý den řeší několik malých úkolů. Motivátor DBtC je velké zaškrtnutí nebo “ X „v kalendáři, který vám ukáže „řetězec“. Myšlenka je, že řešíte své dlouhodobé cíle zaměřením na denní cíle.

skvělé pro: procrastinators, lidé, kteří se snaží vybudovat něco nahoru (např kniha), nebo zlepšit na metriku (např počet kliků)

není skvělé pro: lidé, kteří žonglovat mnoho projektů

pokud žádný z těchto systémů zcela pracovat pro vás, to je v pořádku! Váš vlastní systém by měl vzít v úvahu následující faktory:

potřebujete připomenutí pro své úkoly? Ať už zapomenete nebo potřebujete motivátor, můžete do svého systému začlenit připomenutí pomocí aplikace věnované tomuto, aplikace Správce úloh, která odesílá připomenutí, nebo kombinace obou.

potřebujete naplánovat časové bloky, kde pracujete na určitých věcech? Může pomoci provést audit časů, kdy se můžete snadněji dostat do toku, a časů, které potřebujete jen sedět a nedělat nic. Jakmile pochopíte své tendence, můžete zkusit naplánovat příslušné úkoly do těchto bloků.

máte dlouhodobé cíle, krátkodobé cíle nebo kombinaci obou? Pro dlouhodobé cíle může být užitečný systém, který rozděluje vaši práci na „etapy“ nebo přiřazuje priority určitému dni, týdnu nebo měsíci. Pro krátkodobé cíle by váš systém měl upřednostňovat Řetězový postup, jako je denní úkoly. Pro mix, aplikace produktivity, která zobrazuje úkoly, události, a poznámky dohromady by bylo ideální.

potřebujete mít pocit, že jste každý den vyřadili spoustu úkolů, nebo jste v pořádku s přenesením některých věcí? Pokud jste typ, který se cítí nesvůj, pokud jste nedokončili seznam úkolů,musíte si být jisti, že jste rozdělili práci, která trvá déle. Pokud jste spíše progresivní pracovník, můžete upřednostňovat systém, který ukazuje milníky nebo celkový pokrok.

Krok 4: Opravte schéma pojmenování úkolu

bez ohledu na to, jakou metodiku si vyberete, je nejlepší postup pojmenovat váš úkol věcnou a definovat jeho rozsah. Začněte slovesem a končte podstatným jménem.

pokud používáte GTD, přidejte kontext nebo umístění a čas, který to uděláte. Vaše aplikace vám to může umožnit Samostatně (více o tom níže).

špatný příklad: „nový blogový příspěvek“

dobrý příklad: „napište nový blogový příspěvek @ home tomorrow“

pokud používáte ZTD, přidejte další krok nebo projekt. Vaše aplikace vám může umožnit označit úkol nebo jej přidat do seznamu, aby mu pomohla poskytnout kontext nebo jej připojit k většímu plánu.

špatný příklad: „příběh systému produktivity“

dobrý příklad: „napište příběh systému produktivity pro # blog tomorrow“

pokud používáte Pomodoro, můžete zvážit pojmenování úkolů podle toho, čeho můžete dosáhnout za 25 minut.

špatný příklad: „článek blogu“

dobrý příklad:“vytvořit obrys pro článek blogu“

Krok 5: Výzkum aplikace, která bude pracovat pro vás

existuje obrovské množství aplikací produktivity pod sluncem. Některé z nich jsou plnohodnotné systémy řízení projektů, které jsou skvělé pro týmy (nebo mohou být hacknuty, aby vyhovovaly potřebám jednotlivce-podívejte se na můj příběh o tom, propojený v dolní části tohoto kusu). Některé jsou jednoduše místa pro shromažďování poznámek, úkolů a událostí-tři typy věcí, které byste v takovém systému uložili — ve vašem organizačním schématu. Níže jsem doporučil aplikace, které nejlépe splňují výše popsané metodiky projektu. Také vám doporučuji podívat se na můj bezplatný srovnávací graf na Airtable. (Poznámka: nezahrnul jsem Aplikace pro Pomodoro, protože opravdu potřebujete pouze časovač.

GTD

pokud používáte GTD nebo něco podobného, doporučuji následující aplikace:

věci 3: Tato aplikace je určena pouze pro uživatele Mac, ale je jedinečná v tom, že kombinuje vaše úkoly a události v plynulém zobrazení. Umožňuje nastavit časová období, kdy budete dělat věci, a hladce se integruje s aplikací připomenutí založenou na poloze Mac.

nezapomeňte na mléko: Jak název napovídá, tato aplikace je zaměřena na zaneprázdněné lidi, kteří poskakují mezi prací a pochůzkami. Umožňuje přidat kontext k vašim úkolům a nastavit připomenutí založená na poloze(pouze v prémiové verzi). Můžete také přidat časové odhady, počáteční data a data splatnosti, a značky k jakémukoli úkolu, které jsou nesmírně užitečné. Vytvořením inteligentního seznamu pomocí těchto kritérií můžete identifikovat „rychlé výhry“ nebo sestavit seznam „začít dnes“. Pamatujte, že mléko je také dobrým doplňkem metodiky ZTD (tak ji používám).

Evernote: Tato aplikace pro psaní poznámek vám umožňuje rychle zachytit nápady, vytvářet kontrolní seznamy a nastavovat připomenutí, z nichž všechny jsou pro GTD zásadní. Pokud máte na mysli spoustu nápadů a potřebujete rychlý způsob, jak je třídit a objasnit, jak vyžaduje GTD, vyzkoušejte Evernote.

existuje také spousta aplikací, které jsou vytvořeny speciálně pro GTD. Jen se ujistěte, že nebudete odkládat své další úkoly tím, že je všechny vyzkoušíte.

ZTD

pokud používáte Zen k dokončení, budete potřebovat něco, co zvládne jak krátkodobé úkoly, tak dlouhodobé cíle. Doporučuji následující aplikace:

Trello: budu podrobně diskutovat o Trello v budoucím příspěvku, ale prozatím stačí říci, že Trello je úžasně přizpůsobivá aplikace pro správu vizuálních projektů. Je založen na desce Kanban, ve které jsou úkoly seřazeny podle stavu projektu. Tento přístup však můžete přizpůsobit třídění podle jiných kritérií. Hlavní nevýhodou Trella je, že se nemůžete dívat na různé desky současně nebo je svázat dohromady. Takže budete muset vytvořit více desek zobrazujících vaše roční, měsíční a týdenní spready, například. Pokud chcete podobnou možnost, která odpovídá tématu Zen to Done, zkuste ZenKit.

medvěd: pokud si přejete Evernote vám umožní propojit poznámky dohromady a uspořádat podle značek, spíše než notebooky (a pokud jste Mac osoba), dát Bear vyzkoušet. Může vytáhnout triple duty: je to aplikace pro psaní, aplikace pro psaní poznámek a aplikace pro produktivitu. V podstatě může sloužit jako digitální bullet journal. V současné době ji používám k uspořádání všech svých kopií pro hřiště pro editory, můj web, a tak dále, ale přemýšlím o tom, že ji použiji spíše jako bullet journal.

neporušujte řetězec

pokud používáte neporušujte řetězec nebo si jen chcete vytvořit návyky, doporučuji následující aplikace:

produktivní: Jedná se o aplikaci pro iOS, která podporuje vytváření návyků. To vám umožní vybrat si z běžných návyků a vytvořit si vlastní, pak nastavit jejich frekvenci a načasování. Aplikace pak sestaví denní plán pro vás. Jakmile dokončíte návyky, ukazuje váš pokrok, reaguje povzbudivými frázemi a sleduje vaše denní knockouty v kalendáři. Tato aplikace není dobrý způsob, jak spravovat úkoly mimo váš zvyk-budování, ale s jeho zvykem orientovaný přístup, může doplnit ZTD systém stejně. (Pokud jste na Androidu, pruhy jsou velmi podobné.)

TeuxDeux: klíčem k DBtC je stanovit denní cíle a vyřadit je. Mnoho správců úloh neposkytuje vizuální uspokojení z toho, co jste dokončili, ani vám neukazují šíření kalendáře. Vyzkoušejte webovou aplikaci TeuxDeux a uveďte své každodenní úkoly, poté je jednoduše klepnutím označte. Tak uspokojující!

Bonus:

pokud jste hybridní mistr produktivity, udělali byste dobře pomocí Trello a Evernote, protože jsou oba velmi flexibilní. Zde však několik aplikací speciálně navržených pro hybridy:

Pomodoro + GTD = Pomotodo (k dispozici na iOS a Android), což vám umožní implementovat techniku Pomodoro při vyřazení vašich úkolů. TickTick také obsahuje připomenutí založená na poloze a časovač Pomodoro (není to však zdarma).

Pomodoro + ZTD = Avaza, robustní aplikace pro správu projektů s vestavěným časovým sledovačem a schopností nastavit milníky a sledovat pokrok směrem k cíli.

ZTD + DBtC = Wunderlist, to-do aplikace, která může být hacknut pro ZTD i DBtC. Trvá to trochu práce, ale pomocí opakujících se úkolů, připomenutí a funkce hashtag Wunderlistu ji můžete vytvořit do výkonného systému produktivity.

Krok 6: Nalijte své úkoly do systému.

Uf! Už jsme skoro hotovi. Nyní, když jste se rozhodli pro svou metodiku a aplikace, je čas zadat své úkoly, události a poznámky do systému. Vynětí půdy z produkce alespoň několik hodin, jak to udělat.

jakmile budete hotovi, můžete se cítit inspirováni, abyste začali dělat věci. To je skvělé! Ale vydrž ještě chvilku.

Krok 7: Automatizujte co nejvíce.

budete nekonečně šťastnější a produktivnější, pokud automatizujete co nejvíce svého života. Zatímco aplikace jako Productive za vás automatizují vytváření úkolů, některé systémy potřebují trochu lásky navíc.

to je místo, kde Zapier přichází. Spojuje aplikace k sobě, aby vám ušetřil potíže při zadávání dat. Například, pokud jste na volné noze, který sbírá vede přes Typeform, Zapier může jít dopředu a čerpadlo tyto vede do Trello (nebo kdekoliv). Zapier pracuje s většinou aplikací, které jsem zmínil (i když ne s mobilními aplikacemi) a může vám doslova ušetřit hodiny.

zde je několik mých „Zaps“:

Zoho Email to Trello: mám poštovní filtr nastaven tak, aby automaticky označoval e-maily z mých nezávislých platforem jako “ freelance.“Tyto e-maily se pak stanou úkoly v seznamu „Doručená pošta“ mého Trello board “ úkoly na volné noze.“

Trello zapamatovat si mléko: když zpracovávám úkoly v Trello, přesunu je ze seznamu „Doručená pošta“ do seznamu „Připraveno ke spuštění“. Když to udělám, Zapier pumpuje informace do Zapamatujte si mléko a dá je na můj denní seznam úkolů.

Wunderlist to Trello: používám Wunderlist jako správce sociálních médií, ale také rád vidím své naplánované příspěvky ve vizuálním šíření. Nechci však trávit spoustu času kopírováním a vkládáním do Trella. Takže používám Zapier k automatickému vytváření „karet“ pro příspěvky a jejich třídění podle stavu.

je zřejmé, že mám ještě nějakou práci. Musím se přihlásit do Trello, abych zpracoval úkoly. Možná se divíte, proč mám v systému vůbec Trello: proč neposlat přímo od Zoho, aby si vzpomněl na mléko?

odpověď je jednoduchá: já osobně musím mentálně zpracovat úkol, než se objeví na mém to-dos. Proto je při navrhování systému produktivity důležité vzít v úvahu vaše preference. Pokud jste typ, který vám umožní jednoduše předat úkoly, pravděpodobně jste fanouškem GTD a zap mail-to-task by pro vás pracoval. Pokud potřebujete smysl pro strukturu nebo schopnost třídit úkol do většího schématu, pravděpodobně používáte ZTD a potřebujete tento střední krok. Neexistuje žádná správná nebo špatná odpověď.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.