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So finden Sie Ihr perfektes Produktivitätssystem

Produktivität ist ein Markt, eine Subkultur, eine Philosophie und der Fluch jedermanns Existenz. Vielleicht haben Sie Schwierigkeiten, Ihre Aufgaben zu priorisieren. Vielleicht haben Sie das Gefühl, dass Sie tuckern und tuckern, aber nicht genug Zeit haben. Vielleicht bist du leicht abgelenkt. Vielleicht können Sie sich nie erinnern, wo Sie Ihre Notizen oder Dateien gespeichert haben.

Seien Sie versichert, es gibt eine Lösung. Es erfordert einige harte Arbeit, aber Sie können und werden ein Produktivitätssystem finden, das Ihnen tatsächlich hilft, produktiv zu sein.

Ich habe über mein BuJo geschrieben, von dem ich weiß, dass viele Leute sich auf ihr Projektmanagement-System verlassen. Für mich ist BuJo eher ein täglicher Leitfaden und ein Ort, an dem ich meine Protokolle aufbewahren kann, ohne meinen Computer zu überladen. Außerdem finde ich es befriedigend, Gewohnheiten abzuhaken, Workouts zu protokollieren und Aufgaben mit Stift und Papier aufzulisten, während es sich befreiender anfühlt, Arbeitsaufgaben einzugeben — und es ist definitiv einfacher, Ihre Projektnotizen durch Tippen aufzuzeichnen. Plus, wer will URLs in ihrem BuJo schreiben? Yuck.

Außerdem mag ich es nicht, alles an einem Ort zu haben. Ich brauche Trennung zwischen Arbeit und Zuhause, besonders als Freiberufler. Als Produktivitätsexperte, Ich weiß, dass ich eine wichtige Regel breche, indem ich meine Aufgaben in verschiedene „Eimer“ zerteile.“ Die goldene Regel der Produktivität ist jedoch, das zu tun, was für Sie funktioniert.

Hier ist mein Prozess, um Ihr perfektes Produktivitätssystem zu finden.

Öffnen Sie ein leeres Textdokument oder ziehen Sie ein leeres Blatt Papier heraus. Schreiben Sie alles in Ihrem Kopf auf: dinge, die Sie für die Arbeit tun müssen, Aufgaben rund um das Haus, Ideen, die Ihnen in den Sinn kommen, Dinge, die Sie erkunden wollten, bevorstehende Veranstaltungen, Lebensmittel, die Sie kaufen müssen … alles. Nimm dir Zeit. Ich habe ungefähr eine Stunde gebraucht, aber es gibt keine richtige oder falsche Zeit.

Wenn Sie fertig sind, legen Sie die Liste / Kritzeleien beiseite.

Schritt 2: Überprüfen Sie Ihre Aufgabenlisten.

Sie haben wahrscheinlich Ihre Aufgaben irgendwo aufgelistet: Todoist? Evernote? Servietten? Gehen Sie sie durch und stellen Sie sich diese Fragen:

  1. Könnte diese Aufgabe in Unteraufgaben unterteilt werden?
  2. Ist diese Aufgabe umsetzbar? Zum Beispiel bedeutet „Produktivitätsblog“ nichts. „Write productivity Blog“ ist umsetzbar. Und gemäß Nummer 1 können Sie dies in mehrere Aufgaben aufteilen, z. B. „Recherche“, „Entwurf“, „Überprüfung“, „Veröffentlichung“ und „Werbung“.“
  3. Hängt diese Aufgabe von anderen Aufgaben ab?
  4. Muss diese Aufgabe bis zu einem bestimmten Datum erledigt sein? Wenn nicht, wollen Sie es bis zu einem bestimmten Datum von Ihrem Teller?

Je nachdem, welche Art von Aufgaben Sie betrachten, können Sie auch fragen:

  1. Muss diese Aufgabe von anderen Personen erledigt werden?
  2. Wird sich diese Aufgabe in Zukunft wiederholen?

Wenn Sie feststellen, dass Sie die Art und Weise, wie Sie Ihre Aufgaben benannt oder organisiert haben, korrigieren müssen, halten Sie durch. Wir müssen zuerst Schritt 3 machen.

Schritt 3: Überlegen Sie, was Ihnen hilft, Dinge zu erledigen.

Müssen Sie regelmäßig erinnert werden? (Es ist okay, wenn du es tust!) Müssen Sie in der Lage sein, die heutigen Aufgaben in einer separaten Liste anzuzeigen? Müssen Sie Aufgaben einem bestimmten Kontext zuordnen (z. B. Zuhause, Arbeit, Schule)? Benötigen Sie einen Fortschrittsbalken oder Meilensteine, um Sie zu motivieren?

Die Beantwortung dieser Fragen hilft Ihnen, die Gesamtform Ihres Produktivitätssystems zu bestimmen. Sie können aus vorhandenen Methoden wählen oder eigene entwickeln. Die gängigsten Methoden sind Getting Things Done (GTD), Pomodoro, Zen to Done und Don’t Break the Chain.

Getting Things Done: Ein kontextbasiertes System, das schnelle Erfolge hervorhebt und von Ihnen verlangt, große Aufgaben in kleinere aufzuteilen. GTD löst Aufgaben basierend auf der Tageszeit und Ihrem Standort aus.

Ideal für: menschen, die viel unterwegs sind, häufige Erinnerungen benötigen oder von großen Projekten überwältigt werden

Nicht ideal für: Menschen, die Struktur mögen oder an Projekten arbeiten, die viel Planung oder gestaffelte Arbeit erfordern

Pomodoro: Ein zeitbasiertes System, das Sie dazu ermutigt, „Fokusblöcke“ von 25 Minuten einzugeben und dann eine Pause einzulegen. Pomodoro konzentriert sich mehr auf Produktivität und Zeitmanagement als auf Aufgabenmanagement, aber viele Anhänger finden, dass es eine großartige Ergänzung zu anderen Produktivitätssystemen ist.

Ideal für: menschen, die sich leicht ablenken lassen, tagsüber gut definierte „produktive Zeiten“ haben oder bei vielen mental intensiven Projekten Fortschritte erzielen müssen

Nicht geeignet für: Menschen, die häufig auf Kollegen oder Kunden reagieren müssen oder deren Arbeit sich um Kommunikation dreht

Zen to Done: Ein gewohnheitsbasiertes System, das sich auf wiederkehrende oder strukturierte Arbeit konzentriert und nicht auf sofortige Gewinne. ZTD ermutigt Sie, Ihre Zeit um Themen und Prioritäten zu organisieren, anstatt Aufgaben auszuschalten, wie sie kommen. (ZTD ist das System, das ich benutze.)

Ideal für: menschen, die mehrere langfristige Ziele haben, Menschen, die mehrere Projekte jonglieren, und Gewohnheitstiere

Nicht ideal für: Menschen, die mit Aufschub zu kämpfen haben oder Prioritäten bei ihrer Arbeit schnell verschieben müssen

Don’t Break the Chain: Ein aufgabenbasiertes System, das sich darauf konzentriert, Ihre Ziele zu erreichen, indem Sie jeden Tag mehrere kleine Aufgaben erledigen. Dbtcs Motivator ist ein großes Häkchen oder „X“ im Kalender, das Ihnen die „Kette“ von zeigt. Die Idee ist, dass Sie Ihre langfristigen Ziele angehen, indem Sie sich auf die täglichen Ziele konzentrieren.

Ideal für: zauderer, Menschen, die versuchen, etwas aufzubauen (z. B. ein Buch) oder eine Metrik zu verbessern (z. B. Anzahl der Liegestütze)

Nicht ideal für: Menschen, die viele Projekte jonglieren

Wenn keines dieser Systeme für Sie funktioniert, ist das in Ordnung! Ihr benutzerdefiniertes System sollte die folgenden Faktoren berücksichtigen:

Benötigen Sie Erinnerungen für Ihre Aufgaben? Unabhängig davon, ob Sie vergesslich sind oder einen Motivator benötigen, können Sie Erinnerungen in Ihr System integrieren, indem Sie eine entsprechende App, eine Task-Manager-App, die Erinnerungen sendet, oder eine Kombination aus beidem verwenden.

Müssen Sie Zeitblöcke planen, in denen Sie an bestimmten Dingen arbeiten? Es kann helfen, ein Audit der Zeiten durchzuführen, in denen Sie leichter in den Fluss gelangen können, und der Zeiten, in denen Sie nur sitzen und nichts tun müssen. Sobald Sie Ihre Tendenzen verstanden haben, können Sie versuchen, geeignete Aufgaben in diesen Blöcken zu planen.

Haben Sie langfristige Ziele, kurzfristige Ziele oder eine Mischung aus beidem? Für langfristige Ziele kann ein System hilfreich sein, das Ihre Arbeit in „Phasen“ aufteilt oder einem bestimmten Tag, einer Woche oder einem Monat Prioritäten zuweist. Für kurzfristige Ziele sollte Ihr System einen kettenartigen Fortschritt wie tägliche Aufgaben bevorzugen. Für einen Mix wäre eine Produktivitäts-App ideal, die Aufgaben, Ereignisse und Notizen zusammen anzeigt.

Müssen Sie das Gefühl haben, jeden Tag ein paar Aufgaben erledigt zu haben, oder sind Sie damit einverstanden, einige Dinge zu übernehmen? Wenn Sie der Typ sind, der sich unwohl fühlt, wenn Sie Ihre To-Do-Liste nicht abgeschlossen haben, müssen Sie sicher sein, dass Sie Arbeiten aufgeschlüsselt haben, die länger dauern. Wenn Sie eher ein progressiver Arbeiter sind, bevorzugen Sie möglicherweise ein System, das Meilensteine oder den Gesamtfortschritt anzeigt.

Schritt 4: Fix your task naming scheme

Egal für welche Methode Sie sich entscheiden, es empfiehlt sich, Ihre Aufgabe als umsetzbare Sache zu bezeichnen und ihren Umfang zu definieren. Beginnen Sie mit einem Verb und enden Sie mit einem Substantiv.

Wenn Sie GTD verwenden, fügen Sie einen Kontext oder Ort und die Zeit hinzu, zu der Sie dies tun werden. Ihre App ermöglicht es Ihnen möglicherweise, dies separat zu tun (mehr dazu weiter unten).

Schlechtes Beispiel: „new blog post“

Gutes Beispiel: „write new blog post @ home tomorrow“

Wenn Sie ZTD verwenden, fügen Sie einen nächsten Schritt oder ein Projekt hinzu. In Ihrer App können Sie die Aufgabe möglicherweise markieren oder einer Liste hinzufügen, um sie mit Kontext zu versehen oder mit einem größeren Plan zu verbinden.

Schlechtes Beispiel: „productivity system story“

Gutes Beispiel: „productivity system story für #blog tomorrow schreiben“

Wenn Sie Pomodoro verwenden, sollten Sie die Aufgaben nach dem benennen, was Sie in 25 Minuten erreichen können.

Schlechtes Beispiel: „Blogartikel“

Gutes Beispiel: „Gliederung für Blogartikel erstellen“

Schritt 5: Recherchieren Sie eine App, die für Sie funktioniert

Es gibt zig Produktivitäts-Apps unter der Sonne. Einige sind vollwertige Projektmanagementsysteme, die sich hervorragend für Teams eignen (oder an die Bedürfnisse eines Einzelnen angepasst werden können — lesen Sie meine Geschichte dazu, die am Ende dieses Artikels verlinkt ist). Einige sind einfach Orte zum Sammeln von Notizen, Aufgaben und Ereignissen — die drei Arten von Dingen, die Sie in einem solchen System speichern würden — in Ihrem Organisationsschema. Im Folgenden habe ich Apps empfohlen, die den oben beschriebenen Projektmethoden am besten entsprechen. Ich ermutige Sie auch, meine kostenlose Vergleichstabelle auf Airtable zu überprüfen. (Hinweis: Ich habe keine Apps für Pomodoro aufgenommen, da Sie wirklich nur einen Timer benötigen.)

GTD

Wenn Sie GTD oder etwas Ähnliches verwenden, empfehle ich die folgenden Apps:

Things 3: Diese App ist nur für Mac-Benutzer gedacht, kombiniert jedoch Ihre Aufgaben und Ereignisse in einer flüssigen Ansicht. Sie können Zeiträume festlegen, in denen Sie Dinge erledigen, und sich nahtlos in die standortbasierte Erinnerungs-App von Mac integrieren.

Erinnere dich an die Milch: Wie der Name schon sagt, richtet sich diese App an vielbeschäftigte Menschen, die zwischen Arbeit und Besorgungen wechseln. Sie können Ihren Aufgaben einen Kontext hinzufügen und standortbasierte Erinnerungen festlegen (jedoch nur in der Premium-Version). Sie können jeder Aufgabe auch Zeitschätzungen, Start- und Fälligkeitsdaten sowie Tags hinzufügen, die alle äußerst hilfreich sind. Indem Sie eine intelligente Liste mit diesen Kriterien erstellen, können Sie „Quick Wins“ identifizieren oder eine „Start Today“ -Liste erstellen. Denken Sie daran, dass die Milch auch eine gute Ergänzung zur ZTD-Methodik ist (so benutze ich sie).

Evernote: Mit dieser Notizen-App können Sie schnell Ideen erfassen, Checklisten erstellen und Erinnerungen festlegen, die für GTD von entscheidender Bedeutung sind. Wenn Ihnen viele Ideen in den Sinn kommen und Sie diese schnell nach GTD sortieren und klären müssen, probieren Sie Evernote aus.

Es gibt auch viele Apps, die speziell für GTD erstellt wurden. Achten Sie nur darauf, Ihre anderen Aufgaben nicht zu verzögern, indem Sie sie alle ausprobieren.

ZTD

Wenn Sie Zen to Done verwenden, benötigen Sie etwas, das sowohl kurzfristige Aufgaben als auch langfristige Ziele bewältigen kann. Ich empfehle folgende Apps:

Trello: Ich werde Trello in einem zukünftigen Beitrag ausführlich diskutieren, aber im Moment genügt es zu sagen, dass Trello eine erstaunlich anpassungsfähige visuelle Projektmanagement-App ist. Es basiert auf dem Kanban-Board, in dem Aufgaben nach Projektstatus sortiert sind. Sie können diesen Ansatz jedoch anpassen, um nach anderen Kriterien zu sortieren. Der Hauptnachteil von Trello ist, dass Sie verschiedene Boards nicht gleichzeitig betrachten oder zusammenbinden können. Sie müssten also mehrere Boards erstellen, auf denen beispielsweise Ihre jährlichen, monatlichen und wöchentlichen Spreads angezeigt werden. Wenn Sie eine ähnliche Option wünschen, die dem Zen to Done-Thema entspricht, versuchen Sie es mit ZenKit.

Bear: Wenn Sie möchten, dass Evernote Sie Notizen miteinander verknüpfen und nach Tags statt nach Notizbüchern organisieren lässt (und wenn Sie ein Mac-Benutzer sind), probieren Sie Bear aus. Es kann Triple Duty ziehen: Es ist eine Schreib-App, Notizen-App und Produktivitäts-App. Im Wesentlichen kann es als digitales Bullet Journal dienen. Ich benutze es derzeit, um meine gesamte Kopie für Pitches an Redakteure, meine Website usw. zu organisieren, aber ich denke darüber nach, es eher als Bullet Journal zu verwenden.

Don’t Break the Chain

Wenn Sie Don’t Break the Chain verwenden oder einfach nur Gewohnheiten aufbauen möchten, empfehle ich die folgenden Apps:

Produktiv: Dies ist eine iOS-App, die den Aufbau von Gewohnheiten fördert. Sie können aus gängigen Gewohnheiten auswählen und Ihre eigenen erstellen und dann deren Häufigkeit und Zeitpunkt festlegen. Die App stellt dann einen Tagesplan für Sie zusammen. Sobald Sie das Spiel abgeschlossen haben, zeigt es Ihren Fortschritt an, antwortet mit ermutigenden Sätzen und verfolgt Ihre täglichen Knockouts in einem Kalender. Diese App ist keine gute Möglichkeit, Aufgaben außerhalb Ihres Gewohnheitsaufbaus zu verwalten, aber mit ihrem gewohnheitsorientierten Ansatz kann sie auch ein ZTD-System ergänzen. (Wenn Sie auf Android sind, ist Streaks sehr ähnlich.)

TeuxDeux: Der Schlüssel zu DBtC ist, tägliche Ziele zu setzen und sie auszuschalten. Viele Task-Manager bieten weder die visuelle Befriedigung, zu sehen, was Sie abgeschlossen haben, noch zeigen sie Ihnen eine Kalenderausbreitung. Probieren Sie die webbasierte TeuxDeux-App aus, um Ihre täglichen Aufgaben aufzulisten, und tippen Sie dann einfach darauf, um sie als erledigt zu markieren. So befriedigend!

Prämie:

Wenn Sie ein hybrider Produktivitätsmaster sind, sollten Sie Trello und Evernote verwenden, da beide sehr flexibel sind. Hier jedoch ein paar Apps, die speziell für Hybride entwickelt wurden:

Pomodoro + GTD = Pomotodo (verfügbar für iOS und Android), mit dem Sie die Pomodoro-Technik implementieren und gleichzeitig Ihre Aufgaben erledigen können. TickTick enthält außerdem sowohl standortbasierte Erinnerungen als auch einen Pomodoro-Timer (er ist jedoch nicht kostenlos).

Pomodoro + ZTD = Avaza, eine robuste Projektmanagement-App mit integrierter Zeiterfassung und der Möglichkeit, Meilensteine zu setzen und den Fortschritt in Richtung eines Ziels zu verfolgen.

ZTD + DBtC = Wunderlist, eine To-Do-App, die sowohl für ZTD als auch für DBtC gehackt werden kann. Es braucht ein bisschen Arbeit, aber durch die Verwendung der wiederkehrenden Aufgaben, Erinnerungen und Hashtag-Funktion von Wunderlist können Sie es zu einem leistungsstarken Produktivitätssystem machen.

Schritt 6: Übertragen Sie Ihre Aufgaben in Ihr System.

Puh! Wir sind fast fertig. Nachdem Sie sich für Ihre Methodik und App (s) entschieden haben, ist es an der Zeit, Ihre Aufgaben, Ereignisse und Notizen in das System einzugeben. Nehmen Sie sich mindestens ein paar Stunden Zeit, um dies zu tun.

Sobald Sie fertig sind, fühlen Sie sich vielleicht inspiriert, Dinge zu tun. Das ist toll! Aber warte noch eine Sekunde.

Schritt 7: Automatisieren Sie so viel wie möglich.

Sie werden unendlich glücklicher und produktiver sein, wenn Sie so viel von Ihrem Leben wie möglich automatisieren. Während Apps wie Productive die Erstellung von Aufgaben für Sie automatisieren, benötigen einige Systeme etwas mehr Liebe.

Hier kommt Zapier ins Spiel. Es verbindet Apps miteinander, um Ihnen die Mühe der Dateneingabe zu ersparen. Wenn Sie beispielsweise ein Freiberufler sind, der Leads über Typeform sammelt, kann Zapier diese Leads in Trello (oder wo auch immer) pumpen. Zapier funktioniert mit den meisten der Apps, die ich erwähnt habe (wenn auch nicht mit den mobilen Apps) und kann Ihnen buchstäblich Stunden sparen.

Hier sind einige meiner „Zaps“:

Zoho Email to Trello: Ich habe einen E-Mail-Filter eingerichtet, um E-Mails von meinen freiberuflichen Plattformen automatisch als „freiberuflich“ zu kennzeichnen.“ Diese E-Mails werden dann zu Aufgaben in der Liste „Posteingang“ meines Trello-Boards „Freiberufliche Aufgaben.“

Trello zur Erinnerung an die Milch: Wenn ich die Aufgaben in Trello verarbeite, verschiebe ich sie von einer „Posteingang“ -Liste in eine „Startbereit“ -Liste. Wenn ich das mache, pumpt Zapier die Informationen in Remember the Milk und setzt sie auf meine tägliche To-Do-Liste.

Wunderlist to Trello: Ich benutze Wunderlist als Social Media Manager, aber ich mag es auch, meine geplanten Posts in einer visuellen Verbreitung zu sehen. Ich möchte jedoch nicht viel Zeit damit verbringen, in Trello zu kopieren und einzufügen. Also benutze ich Zapier, um automatisch „Karten“ für Beiträge zu erstellen und sie nach Status zu sortieren.

Offensichtlich habe ich noch etwas zu tun. Ich muss mich bei Trello anmelden, um die Aufgaben zu bearbeiten. Sie fragen sich vielleicht, warum ich überhaupt Trello im System habe: Warum nicht direkt von Zoho senden, um mich an die Milch zu erinnern?

Die Antwort ist einfach: Ich persönlich muss die Aufgabe mental bearbeiten, bevor sie in meinen Aufgaben auftaucht. Deshalb ist es bei der Gestaltung Ihres Produktivitätssystems wichtig, Ihre Vorlieben zu berücksichtigen. Wenn Sie der Typ sind, der Ihre To-Do-App einfach Aufgaben übergeben lässt, sind Sie wahrscheinlich ein Fan von GTD und ein Mail-to-Task-Zap würde für Sie funktionieren. Wenn Sie ein Gefühl für Struktur oder die Fähigkeit benötigen, die Aufgabe in ein größeres Schema zu sortieren, verwenden Sie wahrscheinlich ZTD und benötigen diesen mittleren Schritt. Es gibt keine richtige oder falsche Antwort.

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