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Verwenden von IDEA zum Importieren von QuickBooks-Hauptbuchdaten

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Wie viel hat sich in der Buchhaltung geändert, seit Luca Pacioli den ersten Standard für das Hauptbuch erstellt hat? Danielle Supkis Cheek, CPA, CFE, CVA, gab auf der IDEA Innovations Conference 2017 in Houston Einblicke in das Wachstum des Hauptbuchs und führte die Teilnehmer durch die Entwicklung des Hauptbuchs, die auf Pacioli zurückgeht, der auch als Vater des Rechnungswesens bekannt ist (c. 1447-1517).

Das heutige Hauptbuch ist in der Regel der Ausgangspunkt für eine Vielzahl detaillierter Informationen, die auf einer zusammenfassenden Ebene aus den unterstützenden Detailbüchern veröffentlicht werden können. In einigen Branchen oder Softwarepaketen (z. B. QuickBooks) besteht der Trend darin, mehr Details auf Transaktionsebene im Hauptbuch aufzuzeichnen. Die Erfassung der Daten in einem lesbaren, verwendbaren Format ist jedoch eine Herausforderung. Wir zeigten ein Beispiel eines QuickBooks den Hauptbuchexport. Die Bedingungen für die Stichprobe sind den meisten Auditoren bekannt.

In einem kleinen bis mittleren Unternehmen fehlt es an Kontrollen. Mit begrenzten Vollzeitmitarbeitern (FTEs) sind Aufzeichnungsträger und Unterzeichner in vielen Unternehmen dieselbe Person. Obwohl Eins-zu-Eins-Beziehungen einfacher sind, Sie sind von Natur aus kontrolliert – und überwachungsfrei. Ein weiteres Problem ist die Version von QuickBooks zwischen Desktop- und Online-Editionen. Cheek wies darauf hin, dass es üblich ist, nach Transaktionsnummern zu prüfen. Um nach Transaktionsnummer zu prüfen, müssen Sie den Datensatz in IDEA normalisieren, indem Sie den Export visuell codieren, da Sie in QuickBooks nicht auf diese Weise sortieren können.

Importieren von QuickBooks-Daten in IDEA

QUICKBOOKS-SCHRITTE:

  1. Gehen Sie zu „Anpassen“ und fügen Sie „Trans #“ und „Konto“ als zusätzliche Spalte hinzu.
  2. Exportieren Sie den Bericht nach Excel.

IDEENSCHRITTE:

  1. QuickBooks-Berichte in Excel sind kein „sauberer“ Excel-Import. Im Aussehen ähneln sie eher einem Druckbericht. Gehen Sie wie folgt vor, um den Import der Idee zu erleichtern:
    1. Importieren Sie die Excel-Datei (aus QB), ohne zu überprüfen, ob die erste Zeile den Feldnamen enthält, oder importieren Sie leere numerische Zellen als 0.
    2. Exportieren Sie die in Schritt a erstellte Datei in eine Textdatei mit fester Länge.
    3. Importieren Sie die Textdatei mit fester Länge mit dem Druck- /PDF-Berichtsprozess.
  2. Fassen Sie nach Kontonummer zusammen, dann Kontoname, dann keine. Dann insgesamt per Lastschrift. Dies validiert die Vollständigkeit eines Hauptbuchs mit Testsalden.
  3. Verbinden Sie den Anfangssaldo mit dem zusammengefassten Hauptbuch, wobei Sie den Anfangssaldo als primäre Datei verwenden.
  4. Inhalte in Kontonummer und Name zusammenführen und ein virtuelles Zeichen anhängen, das mit: @if(accountnumber<>“ „, accountnumber, accountnumber2). Fügen Sie dann das Feld für Berechnungen des erwarteten Endsaldos hinzu.
  5. Führen Sie einen neuen Join durch, um das endende Testguthaben zu ermitteln. [Hinweis: Stellen Sie sicher, dass die kombinierte Kontonummer übereinstimmt und alle Datensätze in beiden Dateien ausgewählt sind.
  6. Fügen Sie das Feld für die Berechnung der Differenz hinzu. und Ihre Daten sind bereit für die weitere Analyse.

Die Finanz-App (SmartAnalyzer) ist auch für die Suche nach: Duplikate, aus dem Gleichgewicht Journaleinträge, fehlende Einträge, datumsspezifische Einträge, zeitspezifische Einträge und viele weitere interessante Punkte wie Journalquelle und Zeitraum. Benfords Gesetz kann angewendet werden, um den absoluten Wert zu finden.

IDEAScripts können auch verwendet werden, um Transaktionen, Zahlen, die auf 999 oder 000 enden, Schlüsselbegriffe und Gutschriften für Bargeld zu ermitteln. IDEAScripts stehen allen unterstützten IDEA-Benutzern zur Verfügung. Um von IDEA dorthin zu gelangen, klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“ und dann auf die Kachel „IDEAScript Vault“.

Besonderer Dank geht an Danielle Supkis Cheek für den Austausch ihrer Expertise zu diesem Thema auf der IDEA Innovations Conference 2017.

Best Practices, CaseWare-IDEE, Importieren

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