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Wie QuickBooks Desktop Auftragnehmern helfen kann, Aufträge besser zu verfolgen

  • Paul Mucha, CPA
  • vor 2 Jahren
  • Kategorien: CPA & Unternehmensberatung, Mailchimp RSS, Immobilien und Bau
  • Stichworte:Bau, Auftragnehmer, Kosten, Desktop, Jobkosten, Rentabilität, Quickbooks, WIP

QuickBooks Desktop bietet leistungsstarke Tools, mit denen Auftragnehmer ihre Aufträge nachverfolgen und verstehen können. Das Verfolgen von Jobs in QuickBooks ist der Schlüssel zum Verständnis der Rentabilität einzelner Jobs sowie zum Erstellen eines Work-in-Process-Zeitplans (WIP) für die Jobs, die in Bearbeitung sind.

Es gibt fünf wichtige Schritte zum Einrichten Ihrer QuickBooks-Datei für eine erfolgreiche Auftragskalkulation.

  • Auswahl der richtigen Version von QuickBooks: Während die grundlegende Auftragskalkulation in fast jeder Version von QuickBooks, einschließlich QuickBooks Online, durchgeführt werden kann, ist die derzeit beste Version für Auftragnehmer die QuickBooks Desktop Premier Contractor Edition. Diese Ausgabe von QuickBooks ist speziell auf Generalunternehmer zugeschnitten und bietet einzigartige Tools und Berichte, die in anderen Editionen von QuickBooks nicht enthalten sind. QuickBooks Enterprise Edition bietet auch WIP-Tracking und Committed Cost Tracking.
  • Einrichten Ihrer QuickBooks-Datei für die Auftragskalkulation: Um Ihre QuickBooks-Datei für die Auftragskalkulation einzurichten, müssen Sie mehrere Einstellungen aktivieren. Im Menü Einstellungen müssen Sie die Jobkalkulation, die Artikel- und Gehaltsabrechnungsklasse sowie die Artikelverfolgung aktivieren. Auf diese Weise können Sie die Jobs einrichten, für die Sie Ihre Ausgaben codieren, und die Gehaltsabrechnung auf diese Jobs anwenden (wenn Sie QuickBooks Payroll verwenden). Sie sollten auch sicherstellen, dass Ihr Kontenplan die Umsatz- und Kostenkonten für verkaufte Waren enthält, die Sie beim Ausführen von Berichten anzeigen möchten.
  • Einrichten von Jobs in QuickBooks: Mit QuickBooks können Sie Kundenjobs und Unterjobs einrichten. Sie können beispielsweise einen Kundenjob einrichten, wenn dies die einzige Arbeit ist, die Sie für diesen Kunden ausführen, oder Sie können Unterjobs unter einem Kunden einrichten, wenn Sie in Zukunft mehrere Jobs für diesen Kunden ausführen möchten. Sie können Jobdetails in das Setup aufnehmen, einschließlich Status, Startdatum, geplantem Abschlussdatum und anderen Details.
  • Artikel einrichten und Einnahmen und Ausgaben codieren: Um Auftragskosten ordnungsgemäß zuzuweisen, müssen Sie Ihre Artikelliste so einrichten, dass sie die Umsatz- und Ausgabenposten enthält, die für eine genaue Berichterstellung erforderlich sind. Umsatzpositionen sollten die von Ihnen erbrachten Dienstleistungen widerspiegeln und eine einfache Rechnungsstellung ermöglichen. Diese Ertragspositionen sollten den Ertragspositionen in der Gewinn- und Verlustrechnung zugeordnet werden, zu denen sie am ehesten gehören. Ebenso sollten Jobkostenpositionen die Kosten widerspiegeln, die Ihnen im Laufe Ihrer Jobs entstehen, und eine einfache zahlbare Eingabe ermöglichen.

Diese Auftragskostenpositionen sollten den Kosten der verkauften Warenpositionen in der Gewinn- und Verlustrechnung zugeordnet werden, mit denen sie am engsten verbunden sind. Sie können auch einmalige Ausgaben direkt in den Auftrag kodieren, indem Sie bei der Eingabe der Kosten die richtigen Kosten der verkauften Waren und den Auftrag auswählen. Direkte Arbeit sollte auch bei der Verwendung von QuickBooks Payroll oder durch manuelle Eingabe in QuickBooks auf die Jobs codiert werden.

  • Berichterstellung: Nachdem Sie sich die Zeit genommen haben, QuickBooks korrekt einzurichten und Transaktionen für Ihre Aufträge einzugeben, können Sie die auftragnehmerspezifischen Berichte in QuickBooks Desktop Premier Contractor Edition nutzen. Solche Berichte umfassen Job Rentabilität Zusammenfassung, Job Rentabilität Detail, Job Schätzungen vs. Tatsächliche Zusammenfassung, Jobschätzungen vs. Tatsächliche Details und Gewinn und Verlust nach Job. Wenn Sie über QuickBooks Enterprise verfügen, stehen Ihnen zusätzliche Berichte zur Verfolgung von Work in Process und Committed Cost zur Verfügung.

Achten Sie auf unseren nächsten Blog über QuickBooks und WIP-Zeitpläne. Haben Sie Fragen zu QuickBooks für Bauunternehmer oder andere Fragen an unsere Immobilien- und Baugruppe? Kontakt Paul Mucha, CPA, bei 330-576-1844 oder E-Mail Paul.

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