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Cómo Encontrar su Sistema de productividad perfecto

La productividad es un mercado, una subcultura, una filosofía y la pesadilla de la existencia de todos. Tal vez tengas dificultades para priorizar tus tareas. Tal vez sienta que bebe y bebe, pero no tiene suficiente tiempo. Tal vez te distraigas fácilmente. Tal vez nunca puedas recordar dónde guardaste tus notas o archivos.

Tenga la seguridad de que hay una solución. Se necesita un trabajo duro, pero puede encontrar y encontrará un sistema de productividad que realmente lo ayude a ser productivo.

He escrito sobre mi BuJo, que sé que mucha gente confía en su sistema de gestión de proyectos. Para mí, BuJo es más una guía diaria y un lugar para guardar mis registros sin sobrecargar mi computadora. Además, me satisface comprobar los hábitos, registrar los entrenamientos y enumerar las tareas con lápiz y papel, mientras que se siente más liberador escribir todos los trabajos, y definitivamente es más fácil grabar notas densas de proyectos escribiendo. Además, ¿quién quiere escribir URLs en su BuJo? Qué asco.

Además, no me gusta tenerlo todo en un solo lugar. Necesito separación entre el trabajo y el hogar, especialmente como freelancer. Como experto en productividad, sé que estoy rompiendo una regla importante al dividir mis tareas pendientes en diferentes «cubos».»Sin embargo, la regla de oro de la productividad es hacer lo que funciona para usted.

Aquí está mi proceso para encontrar su sistema de productividad perfecto.

Abra un documento de texto en blanco o extraiga una hoja de papel en blanco. Escribe todo lo que tengas en mente: cosas que tienes que hacer en el trabajo, tareas que hacer en la casa, ideas que te vienen a la mente, cosas que has querido explorar, próximos eventos, comestibles que necesitas comprar all todo eso. Tómate tu tiempo. Me llevó una hora, pero no hay tiempo correcto o incorrecto.

Una vez que haya terminado, ponga la lista/garabatos a un lado.

Paso 2: Audita tus listas de tareas.

Probablemente hayas estado listando tus tareas pendientes en alguna parte: ¿Todoist? Evernote? ¿Servilletas? Repásalos y hazte estas preguntas:

  1. ¿Podría dividirse esta tarea en subtareas?
  2. ¿Esta tarea es procesable? Por ejemplo, «blog de productividad» no significa nada. El «blog de productividad de escritura» es procesable. Y según el número 1, puedes dividirlo en varias tareas, por ejemplo, «Investigar», «Redactar», «Revisar», «Publicar» y «Promover».»
  3. ¿Esta tarea depende de otras tareas a realizar?
  4. ¿Es necesario realizar esta tarea en una fecha determinada? Si no, ¿lo quieres fuera de tu plato para una fecha determinada?

Dependiendo del tipo de tareas que esté buscando, también puede preguntar:

  1. ¿Esta tarea requiere que otras personas la completen?
  2. ¿Se repetirá esta tarea en algún momento en el futuro?

Si encuentra que necesita arreglar la forma en que ha estado nombrando u organizando sus tareas, espere. Primero debemos hacer el Paso 3.

Paso 3: Piensa en lo que te ayuda a hacer las cosas.

¿Necesita que se le recuerde regularmente? (¡Está bien si lo haces!) ¿Necesita poder ver las tareas de hoy en una lista separada? ¿Necesita asociar tareas con un contexto determinado (por ejemplo, Casa, Trabajo, Escuela)? ¿Necesitas tener una barra de progreso o hitos que te ayuden a motivarte?

Responder a estas preguntas le ayudará a decidir la forma general de su sistema de productividad. Puede elegir entre metodologías existentes o desarrollar las suyas propias. Las metodologías más comunes son Getting Things Done (GTD), Pomodoro, Zen to Done y Don’t Break the Chain.

Hacer las cosas: un sistema basado en contexto que hace hincapié en los triunfos rápidos y requiere que divida las tareas grandes en tareas más pequeñas. GTD activa tareas en función de la hora del día y del lugar en el que se encuentre.

ideal para: personas que están en movimiento mucho, necesitan recordatorios frecuentes o se sienten abrumadas por grandes proyectos

No es ideal para: personas a las que les gusta la estructura o que trabajan en proyectos que requieren mucha planificación o trabajo escalonado

Pomodoro: un sistema basado en el tiempo que lo alienta a ingresar «bloques de enfoque» de 25 minutos y luego tomar un descanso. Pomodoro está más enfocado en la productividad y la gestión del tiempo que en la gestión de tareas, pero muchos adherentes encuentran que es un gran complemento para otros sistemas de productividad.

ideal para: las personas que se distraen fácilmente, tienen «momentos productivos» bien definidos durante el día o necesitan progresar en muchos proyectos mentalmente intensivos

No son ideales para: las personas que necesitan responder con frecuencia a colegas o clientes o cuyo trabajo gira en torno a la comunicación

Zen to Done: un sistema basado en hábitos que se centra en el trabajo recurrente o estructurado en lugar de en ganancias instantáneas. ZTD lo alienta a organizar su tiempo en torno a temas y prioridades en lugar de eliminar tareas a medida que vienen. (ZTD es el sistema que uso.)

ideal para: personas que tienen múltiples objetivos a largo plazo, personas que hacen malabares con múltiples proyectos y criaturas de hábito

No es ideal para: personas que luchan con la dilación o que necesitan cambiar rápidamente las prioridades en su trabajo

No rompan la cadena: un sistema basado en tareas que gira en torno al logro de sus objetivos abordando varias tareas pendientes pequeñas cada día. El motivador de DBtC es una gran marca de verificación o «X» en el calendario que le muestra la «cadena» de . La idea es que abordes tus metas a largo plazo enfocándote en las metas diarias.

ideal para: procrastinadores, personas que buscan construir algo (por ejemplo, un libro) o mejorar una métrica (por ejemplo, el número de flexiones)

No es bueno para: personas que hacen malabares con muchos proyectos

Si ninguno de estos sistemas funciona para usted, ¡está bien! Su sistema personalizado debe tener en cuenta los siguientes factores:

¿Necesita recordatorios para sus tareas? Ya sea que seas olvidadizo o necesites un motivador, puedes incorporar recordatorios en tu sistema usando una aplicación dedicada a esto, una aplicación de administrador de tareas que envíe recordatorios o una combinación de ambos.

¿Necesita programar bloques de tiempo donde trabaja en ciertas cosas? Puede ayudar hacer una auditoría de los momentos en que puede entrar más fácilmente en el flujo y los momentos en que necesita simplemente sentarse y no hacer nada. Una vez que entiendas tus tendencias, puedes intentar programar las tareas apropiadas en estos bloques.

¿Tiene metas a largo plazo, metas a corto plazo o una mezcla de ambas? Para los objetivos a largo plazo, un sistema que divida su trabajo en «etapas» o asigne prioridades a un día, semana o mes determinados puede ser útil. Para los objetivos a corto plazo, el sistema debe favorecer una progresión en cadena, como las tareas pendientes diarias. Para una mezcla, una aplicación de productividad que muestre tareas, eventos y notas juntas sería ideal.

¿Necesita sentir que ha eliminado un montón de tareas cada día, o está de acuerdo con cargar algunas cosas? Si eres del tipo que se siente incómodo si no has completado tu lista de tareas pendientes, debes asegurarte de haber desglosado el trabajo que lleva más tiempo. Si eres un trabajador más progresista, es posible que prefieras un sistema que muestre los hitos o el progreso general.

Paso 4: Arregla tu esquema de nombres de tareas

No importa la metodología que elijas, lo mejor es nombrar a tu tarea como algo procesable y definir su alcance. Empieza con un verbo y termina con un sustantivo.

Si está utilizando GTD, agregue un contexto o ubicación y la hora en que lo hará. Es posible que tu aplicación te permita hacer esto por separado (más información al respecto a continuación).

Mal ejemplo :» nueva publicación de blog «

Buen ejemplo: «escribe una nueva publicación de blog @ home tomorrow»

Si estás usando ZTD, añade un siguiente paso o un proyecto. Es posible que tu aplicación te permita etiquetar la tarea o agregarla a una lista para ayudar a proporcionarla contexto o conectarla a un plan mayor.

Mal ejemplo: «historia del sistema de productividad»

Buen ejemplo: «escribe historia del sistema de productividad para #blog tomorrow»

Si estás usando Pomodoro, podrías considerar nombrar las tareas de acuerdo con lo que puedes lograr en 25 minutos.

Mal ejemplo: «artículo de blog»

Buen ejemplo: «crear esquema para artículo de blog»

Paso 5: Investiga una aplicación que funcione para ti

Hay un millón de aplicaciones de productividad bajo el sol. Algunos son sistemas de gestión de proyectos completos que son excelentes para los equipos (o pueden ser hackeados para satisfacer las necesidades de un individuo, echa un vistazo a mi historia sobre eso, enlazada en la parte inferior de esta pieza). Algunos son simplemente lugares para recopilar notas, tareas y eventos, los tres tipos de cosas que almacenaría en un sistema de este tipo, en su esquema organizacional. A continuación, he recomendado las aplicaciones que mejor se ajustan a las metodologías de proyecto descritas anteriormente. También te animo a que eches un vistazo a mi tabla comparativa gratuita en Airtable. (Nota: No incluí aplicaciones para Pomodoro porque realmente solo necesitas un temporizador.)

GTD

Si está utilizando GTD o algo similar, recomiendo las siguientes aplicaciones:

Things 3: Esta aplicación es solo para usuarios de Mac, pero es única porque combina sus tareas y eventos en una vista fluida. Le permite establecer períodos de tiempo para cuando hará las cosas y se integra a la perfección con la aplicación de recordatorios basados en la ubicación de Mac.

Recuerda la leche: Como su nombre indica, esta aplicación está dirigida a personas ocupadas que están saltando entre el trabajo y los recados. Te permite añadir un contexto a tus tareas y establecer recordatorios basados en la ubicación (aunque solo en la versión Premium). También puede agregar estimaciones de tiempo, fechas de inicio y fechas de vencimiento, y etiquetas a cualquier tarea, que son inmensamente útiles. Al crear una lista inteligente con estos criterios, puede identificar » Victorias rápidas «o compilar una lista de» Comenzar hoy». Recuerde que la leche también es un buen complemento para la metodología ZTD (así es como la uso).

Evernote: Esta aplicación para tomar notas le permite capturar ideas rápidamente, crear listas de verificación y establecer recordatorios, todo lo cual es crucial para GTD. Si tienes muchas ideas en mente y necesitas una forma rápida de ordenarlas y aclararlas como requiere GTD, prueba Evernote.

También hay muchas aplicaciones creadas específicamente para GTD. Solo asegúrate de no postergar tus otras tareas probándolas todas.

ZTD

Si estás usando Zen to Done, necesitarás algo que pueda manejar tanto tareas a corto plazo como objetivos a largo plazo. Recomiendo las siguientes aplicaciones:

Trello: Hablaré de Trello en detalle en una publicación futura, pero por ahora basta con decir que Trello es una aplicación de gestión de proyectos visual increíblemente adaptable. Se basa en el tablero Kanban, en el que las tareas se ordenan por estado del proyecto. Sin embargo, puede adaptar este enfoque para ordenar por otros criterios. El principal inconveniente de Trello es que no puedes mirar diferentes tablas simultáneamente ni unirlas. Por lo tanto, debería crear varios tableros que muestren sus diferenciales anuales, mensuales y semanales, por ejemplo. Si quieres una opción similar que coincida con el tema Zen to Done, prueba ZenKit.

Oso: Si deseas que Evernote te permita vincular notas y organizar por etiquetas en lugar de cuadernos (y si eres una persona de Mac), pruébalo. Puede cumplir una triple función: Es una aplicación de escritura, una aplicación para tomar notas y una aplicación de productividad. Esencialmente, puede servir como un diario de bala digital. Actualmente lo uso para organizar toda mi copia para presentaciones a editores, mi sitio web, etc., pero estoy pensando en usarlo más como un diario de viñetas.

No rompas la cadena

Si estás usando No rompas la cadena o simplemente quieres crear hábitos, te recomiendo las siguientes aplicaciones:

Productiva: Esta es una aplicación para iOS que promueve la creación de hábitos. Le permite elegir entre hábitos comunes y crear los suyos propios, luego establecer su frecuencia y sincronización. A continuación, la aplicación elabora un plan diario para usted. Una vez que complete los hábitos, muestra su progreso, responde con frases alentadoras y realiza un seguimiento de sus nocaut diarios en un calendario. Esta aplicación no es una buena manera de administrar tareas fuera de la creación de hábitos, pero con su enfoque orientado a los hábitos, también puede complementar un sistema ZTD. (Si estás en Android, Rayas es muy similar.)

TeuxDeux: La clave de DBtC es establecer objetivos diarios y eliminarlos. Muchos administradores de tareas no proporcionan la satisfacción visual de ver lo que has completado, ni te muestran un calendario extendido. Pruebe la aplicación TeuxDeux basada en la web para enumerar sus tareas diarias y, a continuación, simplemente puntee para marcarlas como realizadas. Tan satisfactorio!Bono

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Si eres un maestro de la productividad híbrida, te iría bien usar Trello y Evernote, ya que ambos son muy flexibles. Sin embargo, aquí hay un par de aplicaciones diseñadas específicamente para híbridos:

Pomodoro + GTD = Pomotodo (disponible en iOS y Android), que le permite implementar la técnica Pomodoro mientras elimina sus tareas. Además, TickTick incluye recordatorios basados en la ubicación y un temporizador Pomodoro (sin embargo, no es gratuito).

Pomodoro + ZTD = Avaza, una sólida aplicación de gestión de proyectos con un rastreador de tiempo integrado y la capacidad de establecer hitos y realizar un seguimiento del progreso hacia un objetivo.

ZTD + DBtC = Wunderlist, una aplicación de tareas pendientes que se puede hackear tanto para ZTD como para DBtC. Lleva un poco de trabajo, pero al usar la función de tareas recurrentes, recordatorios y hashtag de Wunderlist, puedes convertirlo en un poderoso sistema de productividad.

Paso 6: Vierte tus tareas en tu sistema.

¡Uf! Ya casi terminamos. Ahora que ha decidido su metodología y aplicación(s), es hora de ingresar sus tareas, eventos y notas en el sistema. Reserve al menos unas horas para hacer esto.

Una vez que hayas terminado, es posible que te sientas inspirado para comenzar a hacer cosas. ¡Eso es genial! Pero espera un segundo más.

Paso 7: Automatice tanto como sea posible.

Será infinitamente más feliz y productivo si automatiza la mayor parte de su vida posible. Mientras que aplicaciones como Productiva permitirá automatizar la creación de tareas para usted, algunos sistemas necesitan un poco de amor.

Ahí es donde entra Zapier. Conecta aplicaciones entre sí para ahorrarle el problema de la entrada de datos. Por ejemplo, si eres un freelancer que recopila leads a través de Typeform, Zapier puede seguir adelante y bombear esos leads a Trello (o donde sea). Zapier funciona con la mayoría de las aplicaciones que mencioné (aunque no las aplicaciones solo para móviles) y literalmente puede ahorrarte horas.

Estos son algunos de mis «Zaps»:

Correo electrónico de Zoho a Trello: Tengo un filtro de correo configurado para etiquetar automáticamente los correos electrónicos de mis plataformas de freelance como «freelance».»Esos correos electrónicos se convierten en tareas en la lista» Bandeja de entrada «de mis Tareas independientes de Trello board.»

Trello para recordar la Leche: Cuando proceso las tareas en Trello, las muevo de una lista de «Bandeja de entrada» a una lista de «Listo para comenzar». Cuando hago esto, Zapier bombea la información a Remember the Milk y la pone en mi lista de tareas diarias.

Wunderlist a Trello: Uso Wunderlist como gestor de redes sociales, pero también me gusta ver mis publicaciones programadas en una difusión visual. Sin embargo, no quiero pasar mucho tiempo copiando y pegando en Trello. Por lo tanto, uso Zapier para crear automáticamente «tarjetas» para publicaciones y ordenarlas de acuerdo con el estado.

Obviamente, todavía tengo trabajo que hacer. Tengo que iniciar sesión en Trello para procesar las tareas. Puede que se pregunte por qué tengo Trello en el sistema: ¿Por qué no enviar directamente desde Zoho para Recordar la leche?

La respuesta es simple: personalmente necesito procesar mentalmente la tarea antes de que aparezca en mis tareas pendientes. Es por eso que, al diseñar su sistema de productividad, es importante tener en cuenta sus preferencias. Si eres del tipo que deja que tu aplicación de tareas pendientes simplemente te entregue tareas, probablemente seas fan de GTD y un Zap de correo a tareas funcionaría para ti. Si necesita un sentido de estructura o la capacidad de ordenar la tarea en un esquema más grande, probablemente esté usando ZTD y necesite ese paso intermedio. No hay respuesta correcta o incorrecta.

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