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Uso de IDEA para Importar Datos del Libro Mayor de QuickBooks

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¿Cuánto ha cambiado en contabilidad desde que Luca Pacioli produjo el primer estándar para el libro mayor? Danielle Supkis Cheek, CPA, CFE, CVA compartió información sobre el crecimiento del Libro Mayor General en la Conferencia IDEA Innovations 2017 en Houston, guiando a los participantes a través de la evolución del Libro Mayor, que se remonta a Pacioli, también conocido como el Padre de la Contabilidad (c. 1447-1517).

El Libro Mayor de hoy es típicamente el punto de partida de una gran cantidad de información detallada, que puede publicarse en un nivel de resumen de los libros mayores de detalles de apoyo. En algunas industrias o paquetes de software (como QuickBooks), la tendencia es registrar más detalles a nivel de transacción en el Libro Mayor General. Sin embargo, adquirir los datos en un formato legible y utilizable es un desafío. Cheek mostró un ejemplo de Exportación de QuickBooks the General Ledger. Las condiciones de la muestra son familiares para la mayoría de los auditores.

En una pequeña y mediana empresa, hay una falta de controles. Con empleados de tiempo completo limitado (FTE, por sus siglas en inglés), los encargados y firmantes de registros son la misma persona en muchas empresas. Aunque las relaciones individuales son más fáciles, están controladas de forma innata y sin monitores. Otro problema es la versión de QuickBooks entre las ediciones de escritorio y en línea. Cheek señaló que es una práctica común auditar por número de transacción. Para auditar por número de transacción, deberá normalizar el conjunto de datos en IDEA codificando visualmente la exportación, ya que no puede ordenar de esta manera en QuickBooks.

Importar datos de QuickBooks a IDEA

PASOS DE QUICKBOOKS:

  1. Ve a » Personalizar «y agrega» Trans # «y» Cuenta » como una columna adicional.
  2. Exporte el informe a Excel.

PASOS DE LA IDEA:

  1. Los informes de QuickBooks en Excel no son una importación de Excel «limpia». En apariencia, son más como un informe impreso. Para facilitar la importación de IDEAS, haga lo siguiente:
    1. Importe el Archivo Excel (desde QB) sin comprobar que la Primera Fila Contiene el Nombre del campo o Importe Celdas Numéricas Vacías como 0.
    2. Exporte el archivo creado en el paso a a un archivo de Texto de Longitud fija.
    3. Importe el archivo de texto de longitud fija mediante el proceso de informe de impresión/PDF.
  2. Resuma por número de cuenta, luego por nombre de cuenta y luego por ninguno. Luego total por débito. Esto valida la integridad de un Libro Mayor con Saldos de Prueba.
  3. Unir el saldo inicial al libro mayor resumido, utilizando el saldo inicial como archivo principal.
  4. Combinar contenido en número de cuenta y nombre y añadir un carácter virtual archivado mediante: @if(accountnumber<>» «, accountnumber, accountnumber2). A continuación, añada el campo para los cálculos del saldo final esperado.
  5. Realice una nueva unión para encontrar el saldo de prueba final. [Nota: Asegúrese de coincidir en el número de cuenta combinado y seleccionar todos los registros de ambos archivos.
  6. Agregue el campo para el cálculo de la diferencia; y sus datos estarán listos para un análisis posterior.

La aplicación Financiera (SmartAnalyzer) también es eficaz para encontrar: duplicados, entradas de diario fuera de balance, entradas faltantes, entradas específicas de fecha, entradas específicas de hora y muchos más puntos de interés como fuente de diario y período. La Ley de Benford se puede aplicar para encontrar el valor absoluto.

Los guiones de ideas también se pueden usar para averiguar transacciones de saldo, números que terminan en 999 o 000, términos clave y créditos en efectivo. Los IDEAScripts están disponibles para todos los usuarios de IDEA compatibles. Para llegar desde el interior de IDEA, haga clic en la pestaña» Archivo «y, a continuación, haga clic en el mosaico» Bóveda de IDEAScript».

Un agradecimiento especial a Danielle Supkis Cheek por compartir su experiencia sobre este tema en la Conferencia IDEA Innovations 2017.

Mejores prácticas, IDEA DE CaseWare, Importación

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