Julkaistu Jätä kommentti

Miten löytää täydellinen Tuottavuusjärjestelmänsä

tuottavuus on markkina, alakulttuuri, filosofia ja jokaisen olemassaolon riesa. Ehkä sinun on vaikea priorisoida tehtäviäsi. Ehkä sinusta tuntuu, että juot ja juot, mutta et saa tarpeeksi aikaa. Ehkä ajatuksesi harhautuvat helposti. Ehkä et koskaan muista, mihin tallennit muistiinpanosi tai tiedostosi.

voitte olla varmoja, että ratkaisu on olemassa. Se vaatii kovaa työtä, mutta voit ja löydät tuottavuusjärjestelmän, joka todella auttaa sinua olemaan tuottava.

olen kirjoittanut Bujostani, johon tiedän monen luottavan projektinhallintajärjestelmänään. Minulle BuJo on enemmän päivittäinen opas ja paikka pitää lokit sotkematta minun tietokone. Plus, minusta on tyydyttävää tarkistaa tottumukset, log liikuntaa, ja luettelo askareita kynällä ja paperilla, kun taas se tuntuu enemmän vapauttavaa kirjoittaa ulos työtä todos — ja se on varmasti helpompi tallentaa tiheä projektin muistiinpanoja kirjoittamalla. Ja kuka haluaa kirjoittaa URL-osoitteita Bujoonsa? Yök.

en myöskään pidä siitä, että kaikki on yhdessä paikassa. Tarvitsen työn ja kodin erottelua, etenkin freelancerina. Tuottavuuden asiantuntijana tiedän rikkovani pääsääntöä pilkkomalla tehtäväni eri ämpäreihin.”Tuottavuuden kultainen sääntö on kuitenkin se, että tekee sen, mikä toimii itselle.

tässä oma prosessini täydellisen tuottavuusjärjestelmän löytämiseksi.

Avaa tyhjä asiakirja tai vedä tyhjä paperiarkki. Kirjoita kaikki mieleesi: asioita, joita pitää tehdä töissä, kotitöitä kotona, ideoita, joita tulee mieleen, asioita, joita on ollut tarkoitus tutkia, tulevia tapahtumia, ruokaostoksia, jotka pitää ostaa…kaikki. Ei mitään kiirettä. Siinä meni noin tunti, mutta ei ole oikeaa tai väärää aikaa.

kun olet valmis, aseta lista / raapustukset sivuun.

Vaihe 2: Tarkasta tehtäväluettelosi.

olet varmaan listannut tehtäviäsi jonnekin: Todoist? Evernote? Lautasliinoja? Käy ne läpi ja kysy itseltäsi nämä kysymykset:

  1. voitaisiinko tämä tehtävä jakaa alatehtäviin?
  2. onko tämä tehtävä toimintakelpoinen? Esimerkiksi ”tuottavuusblogi” ei tarkoita mitään. ”Kirjoita tuottavuusblogi” on kannekelpoinen. Ja kohti numero 1, Voit jakaa sen alas useita tehtäviä, kuten ”tutkimus”, ”luonnos”, ”arvostelu”, ”julkaista,” ja ” edistää.”
  3. riippuuko tämä tehtävä muista tehtävistä?
  4. pitääkö tämä tehtävä tehdä tiettyyn päivämäärään mennessä? Jos et, haluatko sen pois lautaseltasi tiettyyn päivämäärään mennessä?

riippuen siitä, millaisia tehtäviä etsit, voit myös kysyä:

  1. vaatiiko tämä tehtävä muiden ihmisten suorittamista?
  2. toistuuko tämä tehtävä jossain vaiheessa tulevaisuudessa?

jos huomaat, että sinun täytyy korjata tapa, jolla olet nimennyt tai järjestellyt tehtäviäsi, pidä kiinni. Ensin on tehtävä Vaihe 3.

Vaihe 3: mieti, mikä auttaa sinua saamaan asiat tehdyksi.

tarvitseeko sinua muistuttaa säännöllisesti? (Ei haittaa, jos teet!) Pitääkö sinun pystyä näkemään päivän tehtävät erillisestä listasta? Onko sinun yhdistettävä tehtävät tiettyyn kontekstiin (esim. Koti, Työ, koulu)? Onko sinulla oltava edistymispalkki tai välitavoitteita, jotka auttavat motivoimaan sinua?

näihin kysymyksiin vastaaminen auttaa sinua päättämään tuottavuusjärjestelmäsi yleisen muodon. Voit valita olemassa olevia menetelmiä tai kehittää omia. Yleisimmät menetelmät ovat Getting Things Done (GTD), Pomodoro, Zen to Done ja Don ’ t Break the Chain.

Getting Things Done: kontekstipohjainen järjestelmä, joka korostaa pikavoittoja ja vaatii isojen tehtävien pilkkomista pienempiin. GTD laukaisee tehtäviä, jotka perustuvat vuorokaudenaikaan ja siihen, missä olet.

suuri: ihmiset, jotka ovat paljon liikkeellä, tarvitsevat usein muistutuksia tai hukkuvat suuriin projekteihin

ei hyvä: ihmiset, jotka pitävät rakenteesta tai jotka työskentelevät projekteissa, jotka vaativat paljon suunnittelua tai porrastettua työtä

Pomodoro: aikapohjainen järjestelmä, joka kannustaa sinua siirtymään 25 minuutin ”focus blocksiin” ja pitämään sitten tauon. Pomodoro keskittyy enemmän tuottavuuteen ja ajanhallintaan kuin tehtävien hallintaan, mutta monien kannattajien mielestä se täydentää erinomaisesti muita tuottavuusjärjestelmiä.

suuri: ihmiset, jotka ovat helposti hajamielinen, on hyvin määritelty ”tuottavia aikoja” päivällä, tai täytyy edetä paljon henkisesti intensiivisiä projekteja

ei suuri: ihmiset, jotka tarvitsevat usein vastata kollegoille tai asiakkaille tai joiden työ pyörii viestintä

Zen to Done: tottumuksiin perustuva järjestelmä, joka keskittyy toistuvaan tai jäsenneltyyn työhön pikavoittojen sijaan. ZTD kannustaa sinua järjestämään aikasi teemojen ja prioriteettien ympärille sen sijaan, että tyrmäät tehtävät niiden tullessa. (ZTD on järjestelmä, jota käytän.)

Suuri: ihmiset, joilla on useita pitkän aikavälin tavoitteita, ihmiset, jotka jongleeraavat useita projekteja, ja tapaolennot

eivät ole hyviä: ihmiset, jotka kamppailevat vitkastelun kanssa tai joiden on nopeasti muutettava prioriteettejaan työssään

eivät katkaise ketjua: tehtäväpohjainen järjestelmä, joka pyörii tavoitteiden saavuttamisen ympärillä hoitamalla useita pieniä tehtäviä joka päivä. DBtC: n motivaattori on iso valintamerkki tai” X ”kalenterissa, joka näyttää” ketjun”. Ajatuksena on, että taklaat pitkän aikavälin tavoitteesi keskittymällä päivittäisiin tavoitteisiin.

suuri: procrastinators, ihmiset, jotka haluavat rakentaa jotain (esim. kirja) tai parantaa metrisellä (esim. punnerrusten määrä)

ei suuri: ihmiset, jotka jongleeraavat paljon projekteja

jos mikään näistä järjestelmistä ei oikein toimi sinulle, se on OK! Mukautetussa järjestelmässä tulee ottaa huomioon seuraavat tekijät:

Tarvitsetko muistutuksia tehtävistäsi? Olitpa forgetful tai tarvitsevat motivaattori, voit sisällyttää muistutuksia järjestelmään käyttämällä sovellusta omistettu tähän, task manager sovellus, joka lähettää muistutuksia, tai yhdistelmä molempia.

täytyykö sinun ajoittaa aikalohkoja, joissa työskentelet tiettyjen asioiden parissa? Se voi auttaa tekemään tarkastuksen kertaa voit helpommin päästä virtaus ja kertaa sinun täytyy vain istua ja tehdä mitään. Kun ymmärrät taipumuksesi, voit yrittää aikatauluttaa sopivia tehtäviä näihin kortteleihin.

onko sinulla pitkän aikavälin tavoitteita, lyhyen aikavälin tavoitteita vai sekoitus molempia? Pitkän aikavälin tavoitteiden saavuttamisessa voi olla avuksi järjestelmä, joka jakaa työsi ”vaiheisiin” tai asettaa asiat tärkeysjärjestykseen tietylle päivälle, viikolle tai kuukaudelle. Lyhyen tähtäimen tavoitteissa järjestelmän tulisi suosia ketjumaista etenemistä, kuten päivittäisiä tehtäviä. Saat mix, tuottavuus sovellus, joka näyttää tehtäviä, tapahtumia, ja toteaa yhdessä olisi ihanteellinen.

tarvitseeko sinun tuntea, että olet kaatanut kasan tehtäviä joka päivä, vai onko sinulle ok kantaa joitakin asioita yli? Jos olet tyyppi tuntea levoton, jos et ole suorittanut tehtävälista, sinun täytyy olla varma, että olet hajonnut työtä, joka kestää kauemmin. Jos olet enemmän progressiivinen työntekijä, saatat mieluummin järjestelmä, joka näyttää virstanpylväitä tai yleistä edistystä.

Vaihe 4: Fix your task name scheme

whether method you choose, it ’ s best practice to name your task a actionable thing and define its scope. Aloita verbillä ja lopeta substantiivilla.

jos käytät GTD: tä, lisää asiayhteys tai sijainti ja kellonaika, jonka teet. Sovellus voi antaa sinun tehdä tämän erikseen (lisää siitä alla).

huono esimerkki:”Uusi blogiteksti ”

hyvä esimerkki:”Kirjoita Uusi blogiteksti @ home tomorrow”

jos käytät ZTD: tä, lisää seuraava vaihe tai projekti. Sovelluksen avulla voit ehkä merkitä tehtävän tai lisätä sen luetteloon, jotta se voidaan liittää asiayhteyteen tai liittää suurempaan suunnitelmaan.

huono esimerkki: ”productivity system story”

hyvä esimerkki: ”write productivity system story for #blog tomoro”

jos käytät Pomodoroa, saatat harkita tehtävien nimeämistä sen mukaan, mitä voit saavuttaa 25 minuutissa.

huono esimerkki:”blogiartikkeli”

hyvä esimerkki:”luo ääriviivat blogiartikkeliin”

Vaihe 5: Tutkimus sovellus, joka toimii sinulle

on ziljoona tuottavuussovelluksia auringon alla. Jotkut ovat täysimittaisia projektinhallintajärjestelmiä, jotka sopivat hyvin tiimeille (tai ne voidaan hakkeroida yksilön tarpeiden mukaan — tutustu tarinaani siitä, joka on linkitetty tämän teoksen alareunassa). Jotkut ovat yksinkertaisesti paikkoja kerätä muistiinpanoja, tehtäviä, ja tapahtumia — kolmenlaisia asioita voit tallentaa tällaisen järjestelmän — oman organisaation järjestelmään. Alla, olen suositellut sovelluksia, jotka parhaiten täyttävät projektin menetelmiä edellä. Kehotan teitä myös tarkistaa minun ilmainen vertailutaulukko Airtable. (Huomautus: En sisällytä Pomodoro-sovelluksia, koska tarvitset vain ajastimen.)

GTD

If you ’re using GTD or something similar, I recommend the following apps:

Things 3: This app is for Mac users only, but it’ s unique in that it combines your tasks and events in a fluid view. Sen avulla voit asettaa ajanjaksoja, jolloin saat asioita aikaan ja integroituu saumattomasti Macin sijaintiin perustuva muistutuksia sovellus.

Muista maito: Kuten nimestä voi päätellä, tämä sovellus on suunnattu kiireisiä ihmisiä, jotka pomppii välillä työn ja asioita. Sen avulla voit lisätä kontekstin tehtäviisi ja asettaa sijaintiin perustuvia muistutuksia (vain Premium-versiossa, vaikka). Voit myös lisätä aika-arvioita, aloituspäivämääriä ja eräpäiviä sekä tageja mihin tahansa tehtävään, jotka ovat kaikki erittäin hyödyllisiä. Luomalla smart-listan näitä kriteerejä käyttäen voit tunnistaa ”Quick Wins” – listan tai koota ”Start Today” – listan. Muista maito on hyvä täydennys ZTD menetelmiä samoin (näin käytän sitä).

Evernote: Tämä muistiinpano-ottaen sovellus voit nopeasti kaapata ideoita, luoda tarkistuslistoja, ja asettaa muistutuksia, jotka kaikki ovat ratkaisevia GTD. Jos sinulla on paljon ideoita tulossa mieleesi ja tarvitset nopea tapa lajitella ja selventää niitä GTD vaatii, Anna Evernote kokeilla.

on myös paljon sovelluksia, jotka on luotu nimenomaan GTD: tä varten. Kunhan et viivyttele muita tehtäviä kokeilemalla niitä kaikkia.

ZTD

jos käytät Zeniä tehdäksesi, tarvitset jotain, joka pystyy käsittelemään sekä lyhyen aikavälin tehtäviä että pitkän aikavälin tavoitteita. Suosittelen seuraavia sovelluksia:

Trello: käsittelen Trelloa yksityiskohtaisesti tulevassa postauksessa, mutta toistaiseksi riittää, että sanotaan, että Trello on hämmästyttävän mukautuva visuaalinen projektinhallintasovellus. Se perustuu Kanban-laudan ympärille, jossa tehtävät lajitellaan projektitilanteen mukaan. Voit kuitenkin mukauttaa tätä lähestymistapaa muiden kriteerien mukaan. Trellon suurin haittapuoli on se, että eri lautoja ei voi katsoa samanaikaisesti tai sitoa yhteen. Joten sinun täytyy luoda useita tauluja näyttää vuosittain, kuukausittain, ja viikoittain leviää, esimerkiksi. Jos haluat samanlainen vaihtoehto, joka vastaa Zen tehdä teema, kokeile ZenKit.

Bear: jos haluat Evernoten antavan sinun linkittää muistiinpanoja yhteen ja järjestää ne tagien mukaan muistikirjojen sijaan (Ja jos olet Mac-ihminen), anna Bearille mahdollisuus kokeilla. Se voi vetää triple duty: se on kirjallisesti sovellus, note-taking sovellus, ja tuottavuus sovellus. Pohjimmiltaan se voi toimia digitaalisena bullet journal. Olen tällä hetkellä käyttää sitä järjestää kaikki minun kopio pitches editors, minun verkkosivuilla, ja niin edelleen, mutta olen ajatellut käyttää sitä enemmän kuin bullet journal.

Don ’t Break the Chain

If you’ re using Don ’ t Break the Chain or just want to build habits, I recommend the following apps:

Productive: This is a iOS app that Promoting habit-building. Sen avulla voit valita yhteisiä tapoja ja luoda omia, aseta niiden taajuus ja ajoitus. Tämän jälkeen sovellus kokoaa sinulle päivittäisen suunnitelman. Kun olet suorittanut tottumukset, se näyttää edistymisesi, vastaa rohkaisevin sanankääntein ja seuraa päivittäiset tyrmäyksesi kalenteriin. Tämä sovellus ei ole hyvä tapa hallita tehtäviä ulkopuolella habit-building, mutta sen habit-suuntautunut lähestymistapa, se voi täydentää ZTD järjestelmä samoin. (Jos olet Android, raitoja on hyvin samanlainen.)

TeuxDeux: DBTC: n avain on asettaa päivittäiset tavoitteet ja tyrmätä ne. Paljon task managers eivät tarjoa visuaalista tyydytystä nähdä, mitä olet suorittanut, eivätkä ne näytä kalenterin leviäminen. Kokeile web-pohjainen teuxdeux sovellus luetella päivittäiset tehtävät, sitten yksinkertaisesti napauttamalla niitä merkitä ne tehty. Niin tyydyttävää!

Bonus:

hybridituottavuuden mestari pärjäisi Trellon ja Evernoten avulla, sillä molemmat ovat hyvin joustavia. Tässä kuitenkin pari erityisesti hybrideille suunniteltua sovellusta:

Pomodoro + GTD = Pomotodo (saatavilla iOS: llä ja Androidilla), jonka avulla voit toteuttaa Pomodoro-tekniikan samalla kun tyrmäät tehtävät. Myös, TickTick sisältää sekä sijaintiin perustuvia muistutuksia ja Pomodoro ajastin (kuitenkin, se ei ole ilmainen).

Pomodoro + ZTD = Avaza, vankka projektinhallintasovellus, jossa on sisäänrakennettu aikaseuranta ja kyky asettaa välitavoitteita ja seurata edistymistä kohti päämäärää.

ZTD + DBtC = Wunderlist, tehtäväsovellus, jonka voi hakkeroida sekä ZTD: lle että DBtC: lle. Se vaatii hieman työtä, mutta käyttämällä Wunderlistin toistuvia tehtäviä, muistutuksia ja hashtag-ominaisuutta voit muodostaa siitä tehokkaan tuottavuusjärjestelmän.

Vaihe 6: Kaada tehtävät järjestelmääsi.

huh! Olemme melkein valmiita. Nyt kun olet päättänyt menetelmäsi ja sovelluksesi, on aika syöttää tehtävät, tapahtumat ja muistiinpanot järjestelmään. Varaa tähän ainakin muutama tunti.

kun olet valmis, saatat tuntea innostusta alkaa tehdä juttuja. Hienoa! Odota vielä hetki.

Vaihe 7: automatisoi mahdollisimman paljon.

olet äärettömän onnellisempi ja tuotteliaampi, jos automatisoit mahdollisimman paljon elämääsi. Vaikka sovellukset kuten Productive automatisoi tehtävän luominen sinulle, jotkut järjestelmät tarvitsevat hieman ylimääräistä rakkautta.

siinä Zapier astuu kuvaan. Se yhdistää sovellukset toisiinsa säästää vaivaa tietojen syöttämisen. Jos esimerkiksi olet freelancer, joka kerää johtolankoja kirjasintyypin kautta, Zapier voi mennä eteenpäin ja pumpata johtolankoja Trelloon (tai minne tahansa). Zapier toimii useimpien mainitsemieni sovellusten kanssa (joskaan ei vain mobiiliapplikaatioiden) ja voi kirjaimellisesti säästää tunteja.

Here are a few of my ”Zaps”:

Zoho Email to Trello: I have a mail filter set up to automatically tag emails from my freelancing platforms as ” freelance.”Nämä sähköpostit sitten tullut tehtäviä” Saapuneet ”luettelo minun Trello board” Freelance tehtäviä.”

Trello to Remember the Milk: When I process the tasks in Trello, I move them from a ”Inbox” list to a ”Ready to Start” list. Kun teen tämän, Zapier pumppaa tiedot muistamaan maidon ja laittaa ne päivittäiselle tehtävälistalleni.

Wunderlist to Trello: käytän wunderlistiä sosiaalisen median ylläpitäjänä, mutta tykkään myös nähdä aikataulutetut postaukseni visuaalisena leviämisenä. En kuitenkaan halua käyttää paljon aikaa trelloon kopioimiseen ja liittämiseen. Niin, käytän Zapier automaattisesti luoda ”kortit” virkaa ja lajitella ne tilan mukaan.

ilmeisesti minulla on vielä töitä tehtävänä. Minun täytyy kirjautua Trello käsitellä tehtäviä. Saatat ihmetellä, miksi minulla ylipäätään on Trello järjestelmässä: Miksi en lähettäisi suoraan Zohosta muistelemaan maitoa?

vastaus on yksinkertainen: minun täytyy henkilökohtaisesti henkisesti käsitellä tehtävä ennen kuin se näkyy tehtävälistallani. Siksi tuottavuusjärjestelmää suunniteltaessa on tärkeää ottaa mieltymykset huomioon. Jos olet tyyppi anna to-do app yksinkertaisesti antaa sinulle tehtäviä, olet luultavasti fani GTD ja mail-to-task Zap toimisi sinulle. Jos tarvitset tunnetta rakenteen tai kyky lajitella tehtävän osaksi suurempi järjestelmä, Olet luultavasti käyttää ZTD ja tarvitset, että keskellä vaihe. Ei ole oikeaa tai väärää vastausta.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.