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5 Conseils QuickBooks Online de Cinq Secondes

Maintenant que la saison 1099 et W-2 se termine, je suis usé, donc au lieu de la minute normale du lundi QBO, je vous donne cinq (cinq) trucs et astuces de 5 secondes, en d’autres termes, pas une « minute », seulement 25 secondes dans cette édition.

Astuce 1 – Vous pouvez diviser votre QBO en écran

J’adore cette astuce sans effort! Lorsque vous travaillez dans QBO, si vous souhaitez diviser votre écran, appuyez simplement sur la touche Windows et la flèche droite pour l’écran que vous voulez à droite et sur la touche Windows et la flèche gauche pour l’écran que vous voulez à gauche. Pour inverser l’écran partagé, appuyez sur la touche Windows et la flèche vers le haut.

Vous pourriez juste ressembler à un « mauvais azz » devant vos clients quand ils vous voient faire cela, (OK, pardonnez mon « français ») car ils en croiront à peine leurs yeux quand ils verront le résultat:

Astuce Bonus: Lorsque vous utilisez Windows, appuyez sur le hamburger QBO pour obtenir plus de paysage en réduisant la barre de navigation. Cela rendra le côte à côte encore plus phénoménal.

Astuce-2: Onglets d’écran en double

Il existe plusieurs façons de dupliquer votre écran dans Chrome, mais en voici une pour laquelle vous n’avez même pas besoin d’utiliser votre souris. Alt +D (saisit l’adresse), puis Alt+Entrée ouvre un nouvel onglet avec l’URL. L’astuce est que vous n’avez pas à déplacer votre pouce de la touche Alt – appuyez simplement sur Alt puis appuyez sur D et entrez rapidement pour dupliquer l’onglet actuel.

Juste sous vos yeux, la fenêtre en double apparaît, votre client vous aimera pour celle-ci.

Astuce 3 – Aller en gras et envoyer des rappels de facture client

Demander le paiement peut être inconfortable, mais we nous devons être payés pour garder les portes ouvertes.

QBO a un message de rappel « par défaut » qui est plutôt bon, donc lorsque vous voyez des factures en retard, il est facile d’appuyer sur le bouton Rappeler et de désactiver l’e-mail à nos clients pour leur rappeler de nous payer. Pour envoyer des rappels:

Barre de navigation QBO > Sélectionnez Factures en retard pour afficher > Envoyer des rappels

La bonne nouvelle est qu’il ne s’agit que d’un message afin que la facture reste inchangée et que les activités au bas de la facture continuent d’être suivies.

Cela signifie que vous pouvez voir combien de fois ils l’ont ouvert et consulté ou s’ils n’ont jamais tout vu, alors il est peut-être temps de confirmer l’adresse e-mail.

Astuce 4 – Croyez-moi Bébé, c’est sûr

Cela pourrait bien être mon conseil préféré pour le moment Transfer Transférer des documents sécurisés dans les pièces jointes. Comme pourquoi pas, non?

Par exemple, vous avez Bob Company qui nous demande de réconcilier ses comptes bancaires 2016 mais il se sent mal à l’aise d’envoyer des relevés bancaires par e-mail use utilisez les pièces jointes QBO! Il est totalement sécurisé et facile à utiliser car il n’y a pas de portails ou de mots de passe supplémentaires.

Ensuite, vous savez que vous le ferez avec les déclarations de revenus, les W-2 et les 1099. Votre client peut Exporter, Télécharger et Supprimer le fichier après en avoir enregistré une copie.

OuOr Dans la plupart des cas, il n’y a que quelques mains dans les données QBO, de sorte que certains utilisateurs peuvent vouloir conserver ces fichiers ici pour toujours en tant que lieu de stationnement sécurisé pour ce type de données partagées.

Étape 1 – Télécharger des pièces jointes: Icône d’engrenage QBO > Sélectionnez les pièces jointes > Importer

Étape 2 – Exporter les pièces jointes Zip: Cochez le fichier souhaité et Exportez le Zip

Étape 3 – Télécharger les pièces jointes: Dans la ligne de fichier souhaitée, sélectionnez Télécharger

Astuce 5 – Utilisez des raccourcis et des clés d’identification d’entreprise

QuickBooks Online regorge de touches de raccourci pour vous aider à agir plus rapidement qu’un super héros. Pour accéder à la liste des raccourcis à côté de votre identifiant d’entreprise, appuyez simplement sur CTRL plus Alt plus?

La boîte de dialogue qui s’ouvre est une mine de conseils pour gagner du temps avec lesquels vous pouvez faire plaisir à vos clients.

Note de l’éditeur: Cet article a été écrit par Liz Scott et réimprimé avec la permission d’un comptable perspicace.

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