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Comment trouver votre Système de productivité parfait

La productivité est un marché, une sous-culture, une philosophie et le fléau de l’existence de chacun. Peut-être avez-vous du mal à hiérarchiser vos tâches. Peut-être que vous avez l’impression de chug et chug, mais que vous n’avez pas assez de temps. Peut-être que vous êtes facilement distrait. Peut-être ne vous souvenez-vous jamais de l’endroit où vous avez enregistré vos notes ou vos fichiers.

Rassurez-vous, il existe une solution. Cela demande un travail acharné, mais vous pouvez et trouverez un système de productivité qui vous aide réellement à être productif.

J’ai écrit sur mon BuJo, sur lequel je sais que beaucoup de gens comptent pour leur système de gestion de projet. Pour moi, BuJo est plus un guide quotidien et un endroit pour garder mes journaux sans encombrer mon ordinateur. De plus, je trouve satisfaisant de cocher les habitudes, de consigner les séances d’entraînement et de répertorier les tâches avec un stylo et du papier, alors qu’il est plus libérateur de taper des tâches de travail — et il est certainement plus facile d’enregistrer des notes de projet denses en tapant. De plus, qui veut écrire des URL dans son BuJo? Beurk.

De plus, je n’aime pas tout avoir au même endroit. J’ai besoin d’une séparation entre le travail et la maison, surtout en tant que pigiste. En tant qu’expert en productivité, je sais que je brise une règle majeure en divisant mes tâches en différents « seaux ». »Cependant, la règle d’or de la productivité est de faire ce qui fonctionne pour vous.

Voici mon processus pour trouver votre système de productivité parfait.

Ouvrez un document texte vierge ou retirez une feuille de papier vierge. Notez tout ce qui vous préoccupe: les choses que vous devez faire pour le travail, les tâches ménagères, les idées qui vous viennent à l’esprit, les choses que vous avez l’intention d’explorer, les événements à venir, les courses que vous devez acheterall tout cela. Prends ton temps. Cela m’a pris environ une heure, mais il n’y a pas de temps correct ou incorrect.

Une fois que vous avez terminé, mettez la liste / les gribouillis de côté.

Étape 2: Auditez vos listes de tâches.

Vous avez probablement répertorié vos tâches quelque part: Todoist? Evernote? Des serviettes ? Parcourez-les et posez-vous ces questions:

  1. Cette tâche pourrait-elle être décomposée en sous-tâches?
  2. Cette tâche est-elle exploitable ? Par exemple, « blog de productivité » ne signifie rien. « Écrire un blog de productivité » est exploitable. Et selon le numéro 1, vous pouvez décomposer cela en plusieurs tâches, par exemple « Rechercher », « Rédiger », « Réviser », « Publier » et « Promouvoir. »
  3. Cette tâche dépend-elle d’autres tâches à effectuer?
  4. Cette tâche doit-elle être effectuée à une certaine date? Sinon, voulez-vous qu’il soit retiré de votre assiette à une certaine date?

Selon le type de tâches que vous examinez, vous pouvez également demander:

  1. Cette tâche nécessite-t-elle d’autres personnes?
  2. Cette tâche se répétera-t-elle à tout moment dans le futur ?

Si vous trouvez que vous devez corriger la façon dont vous nommez ou organisez vos tâches, attendez. Nous devons d’abord faire l’étape 3.

Étape 3: Réfléchissez à ce qui vous aide à faire avancer les choses.

Avez-vous besoin d’être rappelé régulièrement? (Ce n’est pas grave si vous le faites!) Avez-vous besoin de pouvoir afficher les tâches d’aujourd’hui dans une liste séparée? Avez-vous besoin d’associer des tâches à un certain contexte (par exemple, à la maison, au travail, à l’école)? Avez-vous besoin d’une barre de progression ou de jalons pour vous motiver ?

Répondre à ces questions vous aidera à décider de la forme globale de votre système de productivité. Vous pouvez choisir parmi les méthodologies existantes ou développer les vôtres. Les méthodologies les plus courantes sont Getting Things Done (GTD), Pomodoro, Zen to Done et Don’t Break the Chain.

Faire avancer les choses: un système basé sur le contexte qui met l’accent sur les gains rapides et vous oblige à décomposer les grandes tâches en plus petites. GTD déclenche des tâches en fonction de l’heure de la journée et de l’endroit où vous vous trouvez.

Idéal pour: les personnes qui sont en déplacement, ont besoin de rappels fréquents, ou sont submergées par de gros projets

Pas génial pour: les personnes qui aiment la structure ou qui travaillent sur des projets qui nécessitent beaucoup de planification ou de travail échelonné

Pomodoro: un système basé sur le temps qui vous encourage à entrer des « blocs de mise au point » de 25 minutes, puis à faire une pause. Pomodoro est plus axé sur la productivité et la gestion du temps que sur la gestion des tâches, mais de nombreux adhérents trouvent que c’est un excellent complément aux autres systèmes de productivité.

Idéal pour: les personnes qui sont facilement distraites, ont des « temps productifs » bien définis au cours de la journée, ou ont besoin de progresser sur de nombreux projets mentalement intensifs

Pas idéal pour: les personnes qui ont besoin de répondre fréquemment à des collègues ou des clients ou dont le travail tourne autour de la communication

Zen to Done: un système basé sur les habitudes qui se concentre sur le travail récurrent ou structuré plutôt que sur des gains instantanés. ZTD vous encourage à organiser votre temps autour de thèmes et de priorités plutôt que d’éliminer les tâches au fur et à mesure. (ZTD est le système que j’utilise.)

Idéal pour: les personnes qui ont plusieurs objectifs à long terme, les personnes qui jonglent avec plusieurs projets et les créatures d’habitude

Pas idéal pour: les personnes qui luttent contre la procrastination ou qui ont besoin de changer rapidement de priorités dans leur travail

Ne brisez pas la chaîne: un système basé sur les tâches qui tourne autour de la réalisation de vos objectifs en s’attaquant à plusieurs petites tâches chaque jour. Le motivateur de DBtC est une grosse coche ou un « X » sur le calendrier qui vous montre la « chaîne » de. L’idée est que vous vous attaquiez à vos objectifs à long terme en vous concentrant sur les objectifs quotidiens.

Idéal pour: les procrastinateurs, les personnes qui cherchent à construire quelque chose (par exemple un livre) ou à améliorer une métrique (par exemple le nombre de pompes)

Pas génial pour: les personnes qui jonglent avec beaucoup de projets

Si aucun de ces systèmes ne fonctionne pour vous, ça va! Votre système personnalisé doit prendre en compte les facteurs suivants:

Avez-vous besoin de rappels pour vos tâches? Que vous soyez oublieux ou que vous ayez besoin d’un motivateur, vous pouvez intégrer des rappels dans votre système en utilisant une application dédiée à cela, une application de gestionnaire de tâches qui envoie des rappels ou une combinaison des deux.

Avez-vous besoin de planifier des blocs de temps où vous travaillez sur certaines choses? Cela peut aider à faire un audit des moments où vous pouvez plus facilement entrer dans le flux et des moments où vous devez simplement vous asseoir et ne rien faire. Une fois que vous avez compris vos tendances, vous pouvez essayer de planifier les tâches appropriées dans ces blocs.

Avez-vous des objectifs à long terme, à court terme ou un mélange des deux? Pour les objectifs à long terme, un système qui décompose votre travail en « étapes » ou attribue des priorités à un certain jour, une semaine ou un mois peut être utile. Pour des objectifs à court terme, votre système devrait favoriser une progression en chaîne telle que des tâches quotidiennes. Pour un mélange, une application de productivité qui affiche les tâches, les événements et les notes ensemble serait idéale.

Avez-vous besoin de vous sentir comme si vous aviez assommé un tas de tâches chaque jour, ou êtes-vous d’accord avec certaines choses? Si vous êtes du genre à vous sentir mal à l’aise si vous n’avez pas terminé votre liste de tâches, vous devez vous assurer que vous avez décomposé le travail qui prend plus de temps. Si vous êtes plutôt un travailleur progressiste, vous préférerez peut-être un système qui affiche les jalons ou les progrès globaux.

Étape 4: Corrigez le schéma de nommage de votre tâche

Quelle que soit la méthodologie que vous choisissez, il est recommandé de nommer votre tâche une chose exploitable et de définir sa portée. Commencez par un verbe et terminez par un nom.

Si vous utilisez GTD, ajoutez un contexte ou un emplacement et l’heure à laquelle vous le ferez. Votre application peut vous permettre de le faire séparément (plus à ce sujet ci-dessous).

Mauvais exemple: « nouvel article de blog »

Bon exemple: « écrire un nouvel article de blog @ home tomorrow »

Si vous utilisez ZTD, ajoutez une étape suivante ou un projet. Votre application peut vous permettre de baliser la tâche ou de l’ajouter à une liste pour l’aider à la mettre en contexte ou à la connecter à un plan plus étendu.

Mauvais exemple: « histoire du système de productivité »

Bon exemple: « écrire une histoire du système de productivité pour #blog tomorrow »

Si vous utilisez Pomodoro, vous pouvez envisager de nommer les tâches en fonction de ce que vous pouvez accomplir en 25 minutes.

Mauvais exemple: « article de blog »

Bon exemple: « créer un plan pour l’article de blog »

Étape 5: Recherchez une application qui fonctionnera pour vous

Il existe un million d’applications de productivité sous le soleil. Certains sont des systèmes de gestion de projet à part entière qui conviennent parfaitement aux équipes (ou peuvent être piratés pour répondre aux besoins d’un individu — découvrez mon histoire à ce sujet, liée au bas de cette pièce). Certains sont simplement des endroits pour collecter des notes, des tâches et des événements — les trois types de choses que vous stockeriez dans un tel système — dans votre schéma organisationnel. Ci-dessous, j’ai recommandé des applications qui répondent le mieux aux méthodologies de projet décrites ci-dessus. Je vous encourage également à consulter mon tableau comparatif gratuit sur Airtable. (Remarque: Je n’ai pas inclus d’applications pour Pomodoro car vous n’avez vraiment besoin que d’une minuterie.)

GTD

Si vous utilisez GTD ou quelque chose de similaire, je recommande les applications suivantes:

Choses 3: Cette application est réservée aux utilisateurs de Mac, mais elle est unique en ce sens qu’elle combine vos tâches et événements dans une vue fluide. Il vous permet de définir des périodes pour le moment où vous ferez les choses et s’intègre parfaitement à l’application de rappels basés sur la localisation de Mac.

Rappelez-vous le lait: Comme son nom l’indique, cette application s’adresse aux personnes occupées qui rebondissent entre le travail et les courses. Il vous permet d’ajouter un contexte à vos tâches et de définir des rappels basés sur la localisation (uniquement dans la version Premium). Vous pouvez également ajouter des estimations de temps, des dates de début et d’échéance et des balises à n’importe quelle tâche, qui sont toutes extrêmement utiles. En créant une liste intelligente en utilisant ces critères, vous pouvez identifier les « Gains rapides » ou compiler une liste « Démarrer aujourd’hui ». Rappelez-vous que le lait est également un bon complément à la méthodologie ZTD (c’est ainsi que je l’utilise).

Evernote: Cette application de prise de notes vous permet de capturer rapidement des idées, de créer des listes de contrôle et de définir des rappels, qui sont tous cruciaux pour GTD. Si vous avez beaucoup d’idées qui vous viennent à l’esprit et que vous avez besoin d’un moyen rapide de les trier et de les clarifier comme GTD l’exige, essayez Evernote.

Il existe également de nombreuses applications créées spécifiquement pour GTD. Assurez-vous simplement de ne pas tergiverser sur vos autres tâches en les essayant toutes.

ZTD

Si vous utilisez Zen pour terminer, vous aurez besoin de quelque chose qui peut gérer à la fois des tâches à court terme et des objectifs à long terme. Je recommande les applications suivantes:

Trello: Je parlerai de Trello en détail dans un prochain article, mais pour l’instant, il suffit de dire que Trello est une application de gestion de projet visuelle incroyablement adaptable. Il est basé sur le tableau Kanban, dans lequel les tâches sont triées par statut de projet. Cependant, vous pouvez adapter cette approche pour trier par d’autres critères. Le principal inconvénient de Trello est que vous ne pouvez pas regarder différentes planches simultanément ou les attacher ensemble. Vous devez donc créer plusieurs tableaux montrant vos spreads annuels, mensuels et hebdomadaires, par exemple. Si vous souhaitez une option similaire qui correspond au thème Zen to Done, essayez ZenKit.

Bear: Si vous souhaitez qu’Evernote vous permette de lier des notes et de les organiser par balises plutôt que par cahiers (et si vous êtes une personne Mac), essayez Bear. Il peut tirer triple devoir: C’est une application d’écriture, une application de prise de notes et une application de productivité. Essentiellement, il peut servir de bullet journal numérique. Je l’utilise actuellement pour organiser toute ma copie pour les présentations aux éditeurs, mon site Web, etc., mais je pense l’utiliser davantage comme un bullet journal.

Ne cassez pas la chaîne

Si vous utilisez Ne cassez pas la chaîne ou si vous voulez simplement créer des habitudes, je recommande les applications suivantes:

Productif: Il s’agit d’une application iOS qui favorise le renforcement des habitudes. Il vous permet de choisir parmi les habitudes courantes et de créer les vôtres, puis de définir leur fréquence et leur timing. L’application assemble ensuite un plan quotidien pour vous. Une fois que vous avez terminé les habitudes, il montre vos progrès, répond par des phrases encourageantes et suit vos éliminations quotidiennes sur un calendrier. Cette application n’est pas un bon moyen de gérer des tâches en dehors de votre habitude, mais avec son approche axée sur les habitudes, elle peut également compléter un système ZTD. (Si vous êtes sur Android, Streaks est très similaire.)

TeuxDeux: La clé du DBtC est de se fixer des objectifs quotidiens et de les assommer. Beaucoup de gestionnaires de tâches ne fournissent pas la satisfaction visuelle de voir ce que vous avez terminé, ni ne vous montrent un calendrier. Essayez l’application Web TeuxDeux pour lister vos tâches quotidiennes, puis appuyez simplement sur elles pour les marquer comme terminées. Tellement satisfaisant!

Bonus:

Si vous êtes un maître de la productivité hybride, vous feriez bien d’utiliser Trello et Evernote, car ils sont tous deux très flexibles. Cependant, voici quelques applications spécialement conçues pour les hybrides:

Pomodoro + GTD = Pomotodo (disponible sur iOS et Android), qui vous permet de mettre en œuvre la technique Pomodoro tout en assommant vos tâches. En outre, TickTick inclut à la fois des rappels basés sur la localisation et une minuterie Pomodoro (cependant, ce n’est pas gratuit).

Pomodoro + ZTD = Avaza, une application de gestion de projet robuste avec un suivi du temps intégré et la possibilité de définir des jalons et de suivre les progrès vers un objectif.

ZTD + DBtC = Wunderlist, une application à faire qui peut être piratée pour ZTD et DBtC. Cela demande un peu de travail, mais en utilisant les tâches récurrentes, les rappels et la fonction hashtag de Wunderlist, vous pouvez en faire un puissant système de productivité.

Étape 6: Versez vos tâches dans votre système.

Ouf! On a presque fini. Maintenant que vous avez décidé de votre méthodologie et de vos applications, il est temps d’entrer vos tâches, événements et notes dans le système. Réservez au moins quelques heures pour le faire.

Une fois que vous avez terminé, vous pourriez vous sentir inspiré de commencer à faire des choses. C’est génial ! Mais attendez une seconde de plus.

Étape 7: Automatisez autant que possible.

Vous serez infiniment plus heureux et plus productif si vous automatisez autant de votre vie que possible. Alors que des applications comme Productive automatiseront la création de tâches pour vous, certains systèmes ont besoin d’un peu plus d’amour.

C’est là que Zapier entre en jeu. Il connecte les applications les unes aux autres pour vous éviter les problèmes de saisie de données. Par exemple, si vous êtes un pigiste qui collecte des prospects via Typeform, Zapier peut aller de l’avant et pomper ces prospects dans Trello (ou n’importe où). Zapier fonctionne avec la plupart des applications que j’ai mentionnées (mais pas les applications mobiles uniquement) et peut littéralement vous faire économiser des heures.

Voici quelques-uns de mes « Zaps »:

Zoho Email to Trello: J’ai un filtre de messagerie configuré pour étiqueter automatiquement les e-mails de mes plateformes de freelance comme « freelance. » Ces e-mails deviennent alors des tâches dans la liste « Boîte de réception » de mes missions Freelance Trello board. »

Trello pour se souvenir du lait: Lorsque je traite les tâches dans Trello, je les déplace d’une liste « Boîte de réception » à une liste « Prête à démarrer ». Quand je fais cela, Zapier pompe les informations dans Se souvenir du lait et les met sur ma liste de choses à faire quotidienne.

Wunderlist à Trello: J’utilise Wunderlist en tant que gestionnaire de médias sociaux, mais j’aime aussi voir mes publications planifiées dans une diffusion visuelle. Cependant, je ne veux pas passer beaucoup de temps à copier et coller dans Trello. J’utilise donc Zapier pour créer automatiquement des « cartes » pour les publications et les trier en fonction de leur statut.

Évidemment, j’ai encore du travail à faire. Je dois me connecter à Trello pour traiter les tâches. Vous vous demandez peut-être pourquoi j’ai même Trello dans le système: Pourquoi ne pas envoyer directement de Zoho pour me souvenir du lait?

La réponse est simple: j’ai personnellement besoin de traiter mentalement la tâche avant qu’elle n’apparaisse sur mes tâches. C’est pourquoi, lors de la conception de votre système de productivité, il est important de prendre en compte vos préférences. Si vous êtes du genre à laisser votre application à faire vous confier simplement des tâches, vous êtes probablement un fan de GTD et un Zap de messagerie à tâche fonctionnerait pour vous. Si vous avez besoin d’un sens de la structure ou de la capacité de trier la tâche dans un schéma plus vaste, vous utilisez probablement ZTD et vous avez besoin de cette étape intermédiaire. Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise réponse.

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