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Utilisation d’IDEA pour Importer des Données du Grand Livre QuickBooks

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Dans quelle mesure la comptabilité a-t-elle changé depuis que Luca Pacioli a produit la première norme pour le grand livre? Danielle Supkis Cheek, CPA, CFE, CVA a partagé ses idées sur la croissance du Grand Livre général lors de la Conférence IDEA Innovations 2017 à Houston, guidant les participants à travers l’évolution du Grand Livre général, remontant à Pacioli, également connu comme le Père de la Comptabilité (c. 1447-1517).

Le Grand Livre général d’aujourd’hui est généralement le point de départ d’une grande quantité d’informations détaillées, qui peuvent être affichées au niveau d’un résumé à partir des grands livres de détail à l’appui. Dans certains secteurs ou progiciels (tels que QuickBooks), la tendance est d’enregistrer plus de détails au niveau des transactions dans le Grand livre général. Cependant, l’acquisition des données dans un format lisible et utilisable est un défi. Cheek a montré un exemple d’exportation QuickBooks the General Ledger. Les conditions de l’échantillon sont familières à la plupart des auditeurs.

Dans une petite ou moyenne entreprise, il y a un manque de contrôles. Avec un nombre limité d’employés à temps plein (ETP), les détenteurs de documents et les signataires sont la même personne dans de nombreuses entreprises. Bien que les relations individuelles soient plus faciles, elles sont naturellement contrôlées et sans moniteur. Un autre problème est la version de QuickBooks entre les éditions de bureau et en ligne. Cheek a souligné qu’il est une pratique courante de vérifier par numéro de transaction. Pour auditer par numéro de transaction, vous devrez normaliser l’ensemble de données dans IDEA en codant visuellement l’exportation, car vous ne pouvez pas trier de cette manière dans QuickBooks.

Importation de données QuickBooks dans IDEA

ÉTAPES DE QUICKBOOKS:

  1. Allez dans « Personnaliser » et ajoutez « Trans # » et « Compte » comme colonne supplémentaire.
  2. Exportez le rapport vers Excel.

ÉTAPES DE L’IDÉE:

  1. Les rapports QuickBooks dans Excel ne sont pas une importation Excel « propre ». En apparence, ils ressemblent plus à un rapport imprimé. Pour faciliter l’importation d’IDÉES, procédez comme suit:
    1. Importez le fichier Excel (à partir de QB) sans vérifier que la Première Ligne contient le Nom du Champ ou Importez des Cellules Numériques vides en tant que 0.
    2. Exportez le fichier créé à l’étape a vers un fichier texte de longueur fixe.
    3. Importez le fichier texte de longueur fixe à l’aide du processus de rapport Print/PDF.
  2. Résumez par numéro de compte, puis nom du compte, puis aucun. Puis total par débit. Cela valide l’exhaustivité d’un Grand Livre général avec des balances de vérification.
  3. Joignez le solde de début au grand livre général résumé, en utilisant le solde de début comme fichier principal.
  4. Fusionnez le contenu dans le numéro de compte et le nom et ajoutez un caractère virtuel classé à l’aide: @if(numéro de compte < > «  », numéro de compte, numéro de compte 2). Ajoutez ensuite le champ pour les calculs du solde de fin attendu.
  5. Effectuez une nouvelle jointure pour trouver la balance de vérification finale. [Remarque: Assurez-vous de faire correspondre le numéro de compte combiné et de sélectionner tous les enregistrements dans les deux fichiers.
  6. Ajoutez le champ pour le calcul de la différence; et vos données sont prêtes pour une analyse plus approfondie.

L’application financière (SmartAnalyzer) est également efficace pour trouver: doublons, entrées de journal déséquilibrées, entrées manquantes, entrées spécifiques à la date, entrées spécifiques à l’heure et bien d’autres points d’intérêt tels que la source du journal et la période. La loi de Benford peut être appliquée pour trouver une valeur absolue.

Les IDEAScripts peuvent également être utilisés pour trouver des transactions de solde, des numéros se terminant par 999 ou 000, des termes clés et des crédits en espèces. Les IDEAScripts sont disponibles pour tous les utilisateurs d’IDEA pris en charge. Pour y arriver depuis IDEA, cliquez sur l’onglet « Fichier », puis cliquez sur la vignette « IDEAScript Vault ».

Un merci spécial à Danielle Supkis Cheek pour avoir partagé son expertise sur ce sujet lors de la conférence IDEA Innovations 2017.

Meilleures pratiques, IDÉE DE CaseWare, Importation

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