Posted on Hozzászólás most!

How to Find Your Perfect Productivity System

a produktivitás egy piac, egy szubkultúra, egy filozófia és mindenki létének átka. Talán küzd a feladatok rangsorolásával. Lehet, hogy úgy érzi, mint te chug és chug mentén, de nem kap elég időt. Talán könnyen elvonja a figyelmét. Talán soha nem emlékszik arra, hogy hová mentette a jegyzeteit vagy fájljait.

biztos lehet benne, hogy van megoldás. Kemény munkát igényel, de találhat és talál egy termelékenységi rendszert, amely valóban segít abban, hogy produktív legyen.

írtam a BuJo-ról, amelyre tudom, hogy sokan támaszkodnak projektmenedzsment rendszerként. Számomra a BuJo inkább egy napi útmutató és egy hely, ahol naplómat tárolhatom anélkül, hogy zavarnám a számítógépemet. Ráadásul kielégítőnek találom a szokások ellenőrzését, az edzések naplózását és a házimunkák felsorolását tollal és papírral, miközben felszabadítóbbnak érzi a munkahelyi todos beírását — és határozottan könnyebb rögzíteni a sűrű projektjegyzeteket gépeléssel. Plusz, ki akar URL-eket írni a BuJo – jába? Fúj.

ezenkívül nem szeretem, ha minden egy helyen van. Szükségem van a munka és az otthon szétválasztására, különösen szabadúszóként. Mint termelékenységi szakértő, tudom, hogy megsértek egy fő szabályt azzal, hogy a tennivalóimat különböző “vödrökbe” osztom.”A termelékenység aranyszabálya azonban az, hogy azt tegye, ami az Ön számára működik.

íme a tökéletes termelékenységi rendszer megtalálásának folyamata.

nyisson meg egy üres szöveges dokumentumot, vagy húzza ki az üres papírlapot. Írj le mindent a fejedben: dolgok, amelyeket meg kell tennie a munkához, házimunkák a ház körül, ötletek, amelyek eszébe jutnak, dolgok, amelyeket fel akart fedezni, közelgő események, élelmiszerek, amelyeket meg kell vásárolnia…mindezt. Csak nyugodtan. Körülbelül egy órába telt, de nincs jó vagy rossz idő.

miután befejezte, tegye félre a listát/firkákat.

2.lépés: Ellenőrizze a feladatlistákat.

valószínűleg valahol felsorolta a teendőit: Todoist? Evernote? Szalvéták? Menj át őket, és tedd fel magadnak ezeket a kérdéseket:

  1. lehet-e ezt a feladatot részfeladatokra bontani?
  2. végrehajtható ez a feladat? Például a” termelékenységi blog ” nem jelent semmit. A “termelékenységi blog írása” cselekvőképes. És az 1. szám szerint ezt több feladatra bonthatja, például “kutatás”, “vázlat”, “felülvizsgálat”, “Közzététel” és “promóció”.”
  3. ez a feladat más elvégzendő feladatoktól függ?
  4. ezt a feladatot egy bizonyos dátumig kell elvégezni? Ha nem, szeretné, ha egy bizonyos dátumig levenné a tányérjáról?

attól függően, hogy milyen típusú feladatokat néz, érdemes lehet megkérdezni:

  1. ez a feladat más embereket igényel?
  2. megismétlődik-e ez a feladat a jövőben?

ha úgy találja, hogy javítania kell a feladatok elnevezésének vagy szervezésének módját, tartsa meg. Először meg kell tennünk a 3.lépést.

3.lépés: gondold át, mi segít a dolgok elvégzésében.

rendszeresen emlékeztetni kell? (Nem baj, ha igen!) Képesnek kell lennie a mai feladatok külön listában történő megtekintésére? A feladatokat egy bizonyos kontextushoz kell társítania (pl. otthon, munka, iskola)? Szüksége van egy folyamatjelző sávra vagy mérföldkövekre, hogy segítsen motiválni?

ezeknek a kérdéseknek a megválaszolása segít eldönteni a termelékenységi rendszer általános formáját. Választhat a meglévő módszerek közül, vagy fejlesztheti sajátját. A leggyakoribb módszerek a Getting Things Done (Gtd), a Pomodoro, a Zen to Done és a Don ‘ t Break the Chain.

Getting Things Done: kontextus alapú rendszer, amely hangsúlyozza a gyors győzelmeket, és megköveteli, hogy a nagy feladatokat kisebbekre bontsa. A GTD a napszak és az Ön tartózkodási helye alapján indítja el a feladatokat.

nagy: azok az emberek, akik sokat utaznak, gyakran emlékeztetőkre van szükségük, vagy nagy projektek elárasztják őket

nem nagyszerű: olyan emberek, akik szeretik a struktúrát, vagy akik olyan projekteken dolgoznak, amelyek sok tervezést vagy szakaszos munkát igényelnek

Pomodoro: időalapú rendszer, amely arra ösztönzi Önt, hogy 25 perces “fókuszblokkokat” írjon be, majd tartson egy kis szünetet. A Pomodoro inkább a termelékenységre és az időgazdálkodásra összpontosít, mint a feladatkezelésre, de sok híve úgy találja, hogy ez nagyszerű kiegészítője más termelékenységi rendszereknek.

nagy: azok az emberek, akik könnyen elterelik a figyelmüket, jól meghatározott “produktív időkkel” rendelkeznek a nap folyamán, vagy sok mentálisan intenzív projektben kell előrelépniük

nem nagyszerű: olyan emberek, akiknek gyakran kell válaszolniuk kollégáikra vagy ügyfeleikre, vagy akiknek munkája a kommunikáció körül forog

Zen to Done: egy szokásalapú rendszer, amely az ismétlődő vagy strukturált munkára összpontosít, nem pedig az azonnali győzelmekre. A ZTD arra ösztönzi Önt, hogy az idejét a témák és prioritások köré szervezze, ahelyett, hogy kiütné a feladatokat, ahogy jönnek. (A ZTD az a rendszer, amelyet használok.)

nagy: azok az emberek, akiknek több hosszú távú célja van, akik több projekttel zsonglőrködnek, és a szokás teremtményei

nem nagyszerű: azok az emberek, akik halogatással küzdenek, vagy akiknek munkájuk során gyorsan meg kell változtatniuk a prioritásokat

nem szakítják meg a láncot: egy feladatalapú rendszer, amely a célok elérése körül forog, naponta több apró tennivaló kezelésével. A DBtC motivátora egy nagy pipa vagy ” X “a naptárban, amely megmutatja a” láncát”. Az ötlet az, hogy hosszú távú céljait a napi célokra összpontosítva kezelje.

nagy: procrastinators, az emberek, akik keresik, hogy építsenek fel valamit (pl. egy könyv), vagy javítani a metrikus (pl száma fekvőtámaszok)

nem nagy: emberek, akik zsonglőrködik egy csomó projekt

ha egyik ezek a rendszerek nagyon működik az Ön számára, ez rendben van! Az egyéni rendszernek a következő tényezőket kell figyelembe vennie:

emlékeztetőkre van szüksége a feladataihoz? Akár feledékeny, akár motivátorra van szüksége, emlékeztetőket építhet be a rendszerébe egy erre szánt alkalmazás, egy emlékeztetőket küldő feladatkezelő alkalmazás vagy mindkettő kombinációja segítségével.

be kell ütemeznie az időblokkokat, ahol bizonyos dolgokon dolgozik? Segíthet ellenőrizni azokat az időket, amikor könnyebben bejuthat az áramlásba, és azokat az időket, amikor csak ülnie kell, és semmit sem kell tennie. Miután megértette tendenciáit, megpróbálhatja ütemezni a megfelelő feladatokat ezekbe a blokkokba.

van hosszú távú célja, rövid távú célja vagy mindkettő keveréke? Hosszú távú célok esetén hasznos lehet egy olyan rendszer, amely a munkáját “szakaszokra” bontja, vagy prioritásokat rendel egy bizonyos naphoz, héthez vagy hónaphoz. A rövid távú célok érdekében a rendszernek előnyben kell részesítenie a láncszerű előrehaladást, például a napi feladatokat. A mixhez ideális lenne egy olyan produktivitási alkalmazás, amely a feladatokat, eseményeket és jegyzeteket együtt jeleníti meg.

úgy kell éreznie, mintha minden nap egy csomó feladatot kiütött volna, vagy rendben van néhány dolog átvitelével? Ha Ön az a típus, aki kényelmetlenül érzi magát, ha még nem fejezte be a tennivalók listáját, akkor biztosnak kell lennie abban, hogy lebontotta a hosszabb időt igénylő munkát. Ha inkább progresszív munkás, akkor inkább olyan rendszert szeretne, amely mérföldköveket vagy általános haladást mutat.

4. lépés: Javítsa ki a feladat elnevezési sémáját

nem számít, melyik módszertant választja, a legjobb gyakorlat, ha a feladatot cselekvésre alkalmas dolognak nevezi, és meghatározza annak hatókörét. Kezdje egy igével, és fejezze be a főnevet.

ha GTD-t használ, adjon hozzá egy kontextust vagy helyet, és azt, hogy mikor fogja megtenni. Lehet, hogy az alkalmazás lehetővé teszi ezt külön-külön (erről bővebben alább).

rossz példa: “új blogbejegyzés”

jó példa: “írjon új blogbejegyzést @ home holnap”

ha ZTD-t használ, adjon hozzá egy következő lépést vagy projektet. Az alkalmazás lehetővé teheti a feladat címkézését vagy hozzáadását egy listához, hogy kontextust biztosítson, vagy összekapcsolja egy nagyobb tervvel.

rossz példa: “termelékenységi rendszer története”

jó példa: “termelékenységi rendszer története a #blog holnaphoz”

ha Pomodoro-t használ, akkor fontolóra veheti a feladatok elnevezését annak alapján, hogy mit lehet 25 perc alatt elvégezni.

rossz példa: “blogcikk”

jó példa: “vázlat létrehozása blogcikkhez”

5. lépés: Kutatás egy app, hogy működni fog az Ön számára

van egy zillion termelékenység alkalmazások a nap alatt. Néhány teljes értékű projektmenedzsment rendszer, amely nagyszerű a csapatok számára (vagy feltörhető az egyén igényeinek megfelelően — nézze meg az erről szóló történetemet, amely a darab alján található). Némelyik egyszerűen olyan hely, ahol jegyzeteket, feladatokat és eseményeket gyűjthet — a háromféle dolgot, amelyet egy ilyen rendszerben tárolna — a szervezeti sémájában. Az alábbiakban olyan alkalmazásokat ajánlottam, amelyek a legjobban megfelelnek a fent leírt projekt módszertanoknak. Azt is javasoljuk, hogy nézd meg az ingyenes összehasonlító táblázatot Airtable. (Megjegyzés: nem tartalmaztam alkalmazásokat a Pomodoro számára, mert valójában csak időzítőre van szüksége.)

GTD

ha GTD-t vagy valami hasonlót használ, akkor a következő alkalmazásokat ajánlom:

3.dolgok: ez az alkalmazás csak Mac felhasználók számára készült, de egyedülálló abban, hogy a feladatokat és eseményeket folyékony nézetben egyesíti. Ez lehetővé teszi, hogy beállítsa azokat az időszakokat, amikor elvégezheti a dolgokat, és zökkenőmentesen integrálható a Mac helyalapú emlékeztetők alkalmazásával.

Emlékezz a tejre: Ahogy a neve is sugallja, ez az alkalmazás olyan elfoglalt emberek felé irányul, akik pattognak a munka és a megbízások között. Lehetővé teszi, hogy kontextust adjon a feladatokhoz, és helyalapú emlékeztetőket állítson be (csak a prémium verzióban). Időbecsléseket, kezdési és esedékességi dátumokat és címkéket is hozzáadhat bármely tevékenységhez, amelyek mind rendkívül hasznosak. Ezen kritériumok alapján intelligens lista létrehozásával azonosíthatja a” gyors győzelmeket”, vagy összeállíthatja a” Start Today ” listát. Ne feledje, hogy a tej jó kiegészítője a ZTD módszertannak is (így használom).

Evernote: Ez a jegyzetelő alkalmazás lehetővé teszi az ötletek gyors rögzítését, ellenőrző listák létrehozását és emlékeztetők beállítását, amelyek mindegyike döntő fontosságú a GTD számára. Ha sok ötleted van a fejedben, és gyors módra van szükséged a rendezéshez és tisztázáshoz, ahogy a GTD megköveteli, próbáld ki az Evernote-t.

rengeteg olyan alkalmazás is létezik, amelyek kifejezetten a GTD számára készültek. Csak ügyeljen arra, hogy ne késleltesse a többi feladatot azáltal, hogy kipróbálja őket.

ZTD

ha a Zen to Done-t használja, szüksége lesz valamire, amely képes kezelni mind a rövid távú feladatokat, mind a hosszú távú célokat. A következő alkalmazásokat ajánlom:

Trello: a trellót részletesen tárgyalom egy jövőbeli bejegyzésben, de egyelőre elegendő azt mondani, hogy a Trello egy elképesztően adaptálható vizuális projektmenedzsment alkalmazás. A Kanban tábla köré épül, amelyben a feladatok a projekt állapota szerint vannak rendezve. Ezt a megközelítést azonban más kritériumok szerint rendezheti. Trello elsődleges hátránya, hogy nem nézheti meg egyszerre a különböző táblákat, vagy nem kötheti össze őket. Tehát több táblát kell létrehoznia, amelyek például az éves, havi és heti spreadeket mutatják. Ha hasonló opciót szeretne, amely megfelel a Zen to Done témának, próbálja ki a ZenKit-et.

medve: ha azt szeretné, hogy az Evernote lehetővé tegye a jegyzetek összekapcsolását és a jegyzetfüzetek helyett címkék szerint rendezését (és ha Mac-es ember vagy), próbálja ki Bear-t. Hármas kötelességet képes húzni: ez egy író alkalmazás, jegyzetelő alkalmazás és termelékenységi alkalmazás. Lényegében digitális bullet naplóként szolgálhat. Jelenleg arra használom, hogy az összes példányomat a szerkesztőkhöz, a weboldalamhoz stb.

ne szakítsa meg a láncot

ha a Ne szakítsa meg a láncot, vagy csak szokásokat szeretne építeni, akkor a következő alkalmazásokat ajánlom:

produktív: ez egy iOs alkalmazás, amely elősegíti a szokásépítést. Ez lehetővé teszi, hogy válasszon a közös szokások és hozzon létre saját, majd állítsa be a frekvencia és az időzítés. Az alkalmazás ezután összeállítja a napi tervet az Ön számára. Miután befejezte a szokásokat, megmutatja a haladást, biztató kifejezésekkel válaszol, és nyomon követi a napi kiütéseket egy naptárban. Ez az alkalmazás nem jó módszer a szokások kialakításán kívüli feladatok kezelésére, de szokásorientált megközelítésével kiegészítheti a ZTD rendszert is. (Ha Android, csíkok nagyon hasonló.)

TeuxDeux: a DBtC kulcsa a napi célok kitűzése és kiütése. Sok Feladatkezelő nem nyújt vizuális elégedettséget azzal, hogy látja, mit teljesített, és nem mutatnak naptárterjesztést sem. Próbálja ki a webalapú TeuxDeux alkalmazást a napi feladatok felsorolásához, majd egyszerűen érintse meg őket, hogy megjelölje őket. Annyira kielégítő!

bónusz:

ha hibrid termelékenységi mester vagy, akkor jól tenné a Trello és az Evernote használatát, mivel mindkettő nagyon rugalmas. Azonban itt egy pár apps kifejezetten hibridek:

Pomodoro + GTD = Pomotodo (elérhető iOS és Android), amely lehetővé teszi, hogy végre a Pomodoro technika, miközben kiüti a feladatokat. A TickTick tartalmazza mind a helyalapú emlékeztetőket, mind a Pomodoro időzítőt (azonban nem ingyenes).

Pomodoro + ZTD = Avaza, egy robusztus projektmenedzsment alkalmazás beépített időkövetővel, amely mérföldköveket állít be és nyomon követi a cél felé vezető haladást.

ZTD + DBtC = Wunderlist, egy tennivaló alkalmazás, amely mind a ZTD, mind a DBtC számára feltörhető. Ez egy kis munkát igényel, de a Wunderlist ismétlődő feladatainak, emlékeztetőinek és hashtag funkciójának használatával erőteljes termelékenységi rendszerré alakíthatja.

6.lépés: öntse a feladatokat a rendszerbe.

Phew! Már majdnem végeztünk. Most, hogy eldöntötte módszertanát és alkalmazásait, itt az ideje, hogy beírja feladatait, eseményeit és jegyzeteit a rendszerbe. Szánjon erre legalább néhány órát.

ha végeztél, inspirációt érezhetsz arra, hogy elkezdj dolgokat csinálni. Ez nagyszerű! De várj még egy percet.

7. lépés: automatizálja, amennyire csak lehetséges.

végtelenül boldogabb és produktívabb leszel, ha életed lehető legnagyobb részét automatizálod. Míg az olyan alkalmazások, mint a Productive, automatizálják a feladatok létrehozását az Ön számára, egyes rendszereknek szükségük van egy kis extra szeretetre.

itt jön a képbe Zapier. Összekapcsolja az alkalmazásokat egymással, hogy megmentse az adatbevitel problémáját. Például, ha szabadúszó vagy, aki összegyűjti a leadeket a Typeform-on keresztül, Zapier folytathatja és pumpálhatja ezeket a leadeket a Trello-ba (vagy bárhová). A Zapier az általam említett alkalmazások többségével működik (bár nem a csak mobil alkalmazásokkal), és szó szerint órákat takaríthat meg.

íme néhány az én “Zaps”:

Zoho e-mail Trello: van egy mail szűrő beállítása automatikusan címkézni e-maileket az én szabadúszó platformok, mint “szabadúszó.”Ezek az e-mailek ezután feladatokká válnak a Trello tábla “Beérkező levelek” listájában “Szabadúszó feladatok.”

Trello, hogy emlékezzen a tejre: amikor feldolgozom a feladatokat a Trello-ban, áthelyezem őket egy “beérkező levelek” listáról egy “indításra kész” listára. Amikor ezt csinálom, Zapier pumpálja az információt a Remember the Milk – be, és felteszi a napi teendők listájára.

Wunderlist to Trello: a Wunderlist-et közösségi média menedzserként használom, de szeretném látni az ütemezett bejegyzéseimet vizuális terjedésben is. Azonban nem akarok sok időt tölteni a Trello másolásával és beillesztésével. Tehát a Zapier segítségével automatikusan létrehozok” kártyákat ” a bejegyzésekhez, és állapot szerint rendezem őket.

nyilvánvaló, hogy még van egy kis dolgom. Be kell jelentkeznem a Trello-ba a feladatok feldolgozásához. Kíváncsi lehet, miért van egyáltalán Trello a rendszerben: miért nem küld közvetlenül a Zoho-ból, hogy emlékezzen a tejre?

a válasz egyszerű: személy szerint mentálisan kell feldolgoznom a feladatot, mielőtt megjelenik a feladataimon. Ezért a termelékenységi rendszer megtervezésekor fontos figyelembe venni a preferenciáit. Ha az a típus, hogy hagyja, hogy a to-do alkalmazás egyszerűen átadja a feladatokat, akkor valószínűleg a GTD rajongója vagy, és a mail-to-task Zap működik az Ön számára. Ha szüksége van egyfajta struktúrára vagy arra, hogy a feladatot egy nagyobb sémába rendezze, akkor valószínűleg a ZTD-t használja, és szüksége van erre a középső lépésre. Nincs jó vagy rossz válasz.

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.