Publisert Legg igjen en kommentar

Hvordan Finne Ditt Perfekte Produktivitetssystem

Produktivitet er et marked, en subkultur, en filosofi og bane av alles eksistens. Kanskje du sliter med å prioritere oppgavene dine. Kanskje du føler at du chug og chug sammen, men kan ikke få nok tid. Kanskje du er lett distrahert. Kanskje du aldri kan huske hvor du lagret notatene eller filene dine.

Vær trygg, det er en løsning. Det tar litt hardt arbeid, men du kan og vil finne et produktivitetssystem som faktisk hjelper deg med å være produktiv.

jeg har skrevet om Min BuJo, som jeg vet mange mennesker stole på som deres prosjektstyringssystem. For Meg Er BuJo mer en daglig guide og et sted å holde loggene mine uten å rote datamaskinen min. I tillegg finner jeg det tilfredsstillende å krysse av vaner, logge treningsøkter og liste oppgaver med penn og papir, mens det føles mer befriende å skrive ut arbeid todos — og det er definitivt lettere å registrere tette prosjektnotater ved å skrive. Plus, som ønsker å skrive Ut Nettadresser i Deres BuJo? Æsj.

også, jeg liker ikke å ha alt på ett sted. Jeg trenger skille mellom arbeid og hjem, spesielt som frilanser. Som produktivitetsekspert vet jeg at jeg bryter en hovedregel ved å splintere mine gjøremål i forskjellige » bøtter.»Den gylne regelen for produktivitet er imidlertid å gjøre det som fungerer for deg.

Her er prosessen min for å finne ditt perfekte produktivitetssystem.

Åpne et tomt tekstdokument eller trekk ut et tomt ark. Skriv ned alt i tankene dine: ting du trenger å gjøre for arbeid, husarbeid å gjøre rundt huset, ideer som kommer til hjernen, ting du har vært meningen å utforske, kommende arrangementer, dagligvarer du trenger å kjøpe … alt sammen. Ta den tiden du trenger. Det tok meg omtrent en time, men det er ingen riktig eller feil tid.

når du er ferdig, sett listen / skribleriene til side.

Trinn 2: Overvåk oppgavelister.

Har Du sannsynligvis oppført gjøremålene dine et sted: Todoist? Evernote? Servietter? Gå gjennom dem og spør deg selv disse spørsmålene:

  1. Kan denne oppgaven brytes ned i deloppgaver?
  2. er denne oppgaven handlingsbar? For eksempel betyr» produktivitetsblogg » ingenting. «Skriv produktivitetsblogg» er praktisk. Og i henhold til nummer 1 kan du bryte det ned i flere oppgaver, for eksempel «Forskning», «Utkast», «Gjennomgang», «Publiser» og » Fremme.»
  3. er denne oppgaven avhengig av andre oppgaver som skal gjøres?
  4. må denne oppgaven gjøres innen en bestemt dato? Hvis ikke, vil du ha det av tallerkenen din innen en bestemt dato?

Avhengig av hvilken type oppgaver du ser på, kan du også spørre:

  1. krever denne oppgaven at andre skal fullføre?
  2. vil denne oppgaven gjenta når som helst i fremtiden?

hvis du finner ut at du må fikse måten du har navngitt eller organisert oppgavene dine på, hold på. Vi må Først Gjøre Trinn 3.

Trinn 3: Tenk på hva som hjelper deg med å få ting gjort.

trenger du å bli påminnet regelmessig? (Det er greit hvis du gjør det !) Trenger du å kunne se dagens oppgaver i en egen liste ? Trenger du å knytte oppgaver til en bestemt kontekst (For Eksempel Hjemme, Arbeid, Skole)? Trenger du å ha en fremdriftslinje eller milepæler for å motivere deg?

Å Svare på disse spørsmålene vil hjelpe deg med å bestemme den generelle formen på produktivitetssystemet ditt. Du kan velge mellom eksisterende metoder eller utvikle din egen. De vanligste metodene Er Å Få Ting Gjort (GTD), Pomodoro, Zen Til Gjort, Og Ikke Bryte Kjeden.

Få Ting Gjort: et kontekstbasert system som legger vekt på raske gevinster og krever at du bryter ned store oppgaver i mindre. GTD utløser oppgaver basert på tidspunktet på dagen og hvor du er.

Flott for: folk som er på farten mye, trenger hyppige påminnelser, eller bli overveldet av store prosjekter

Ikke bra for: folk som liker struktur eller som jobber med prosjekter som krever mye planlegging eller forskjøvet arbeid

Pomodoro: et tidsbasert system som oppfordrer deg til å legge inn «fokusblokker» på 25 minutter, og ta en pause. Pomodoro er mer fokusert på produktivitet og tidsstyring enn oppgavebehandling, men mange tilhengere finner at det er et flott supplement til andre produktivitetssystemer.

Flott for: folk som er lett distrahert, har veldefinerte «produktive tider» i løpet av dagen, eller trenger å gjøre fremgang på mange mentalt intensive prosjekter

Ikke bra for: folk som ofte trenger å svare på kolleger eller klienter eller hvis arbeid dreier seg om kommunikasjon

Zen To Done: Et vanebasert system som fokuserer på gjentakende eller strukturert arbeid i stedet for øyeblikkelige gevinster. ZTD oppfordrer deg til å organisere din tid rundt temaer og prioriteringer i stedet for å slå ut oppgaver som de kommer. (ZTD er systemet jeg bruker .)

Flott for: folk som har flere langsiktige mål, folk som sjonglere flere prosjekter, og skapninger av vane

Ikke bra for: folk som sliter med sommel eller som trenger å raskt skifte prioriteringer i sitt arbeid

Ikke Bryte Kjeden: en oppgave-basert system som dreier seg om å oppnå dine mål ved å takle flere små gjøremål hver dag. DBtC motivator er en stor hake eller » X «på kalenderen som viser deg «kjede» av . Tanken er at du takler dine langsiktige mål ved å fokusere på de daglige målene.

Flott for: en bok) eller forbedre på en metrisk (f. eks. antall pushups)

Ikke bra for: folk som sjonglere mange prosjekter

Hvis ingen av disse systemene fungerer for deg, er det greit! Ditt tilpassede system bør ta hensyn til følgende faktorer:

trenger du påminnelser for oppgavene dine? Enten du er glemsom eller trenger en motivator, kan du innlemme påminnelser i systemet ditt ved å bruke en app viet til dette, en oppgavebehandling app som sender påminnelser, eller en kombinasjon av begge.

trenger du å planlegge tidsblokker hvor du jobber med visse ting? Det kan bidra til å gjøre en revisjon av tider du lettere kan komme inn i strømmen og tider du trenger å bare sitte og gjøre ingenting. Når du forstår dine tendenser, kan du prøve å planlegge passende oppgaver i disse blokkene.

har du langsiktige mål, kortsiktige mål eller en blanding av begge? For langsiktige mål kan et system som bryter ned arbeidet ditt i «stadier» eller tildeler prioriteringer til en bestemt dag, uke eller måned, være nyttig. For kortsiktige mål, bør systemet favorisere en kjede-lignende progresjon som daglig gjøremål. For en blanding vil en produktivitetsapp som viser oppgaver, hendelser og notater sammen, være ideell.

trenger du å føle at du har slått ut en rekke oppgaver hver dag, eller er du ok med å bære noen ting over? Hvis du er typen til å føle deg urolig hvis du ikke har fullført gjøremålslisten, må du være sikker på at du har brutt ned arbeid som tar lengre tid. Hvis du er mer av en progressiv arbeidstaker, kan du foretrekke et system som viser milepæler eller generell fremgang.

Trinn 4: Løs oppgavenavnsordningen

Uansett hvilken metode du velger, er det best å nevne oppgaven din en handlingsbar ting og definere omfanget. Begynn med et verb og avslutt med et substantiv.

hvis DU bruker GTD, legg til en kontekst eller et sted, og tiden du vil gjøre det. Appen din kan tillate deg å gjøre dette separat(mer om det nedenfor).

Dårlig eksempel: «nytt blogginnlegg»

Godt eksempel: «skriv nytt blogginnlegg @ home tomorrow»

hvis DU bruker ZTD, legg til et neste trinn eller et prosjekt. Appen kan tillate deg å merke oppgaven eller legge den til i en liste for å gi den kontekst eller koble den til en større plan.

Dårlig eksempel: «produktivitetssystemhistorie»

Godt eksempel: «skriv produktivitetssystemhistorie for #blog tomorrow»

hvis Du bruker Pomodoro, kan du vurdere å navngi oppgavene i henhold til hva du kan oppnå på 25 minutter.

Dårlig eksempel:»bloggartikkel»

Godt eksempel: «opprett disposisjon for bloggartikkel»

Trinn 5: Forskning en app som vil fungere for deg

Det er en zillion produktivitet apps under solen. Noen er fullverdige prosjektstyringssystemer som er gode for lag (eller kan hackes for å passe en persons behov — sjekk ut historien min på det, koblet nederst på dette stykket). Noen er bare steder å samle notater, oppgaver og hendelser-de tre typer ting du vil lagre i et slikt system – i organisasjonsordningen. Nedenfor har jeg anbefalt apper som best oppfyller prosjektmetodene beskrevet ovenfor. Jeg oppfordrer deg også til å sjekke ut min gratis sammenligning diagram På Airtable. (Merk: jeg inkluderte ikke apps for Pomodoro fordi du egentlig bare trenger en timer.)

GTD

hvis DU bruker GTD eller noe lignende, anbefaler jeg følgende apper:

Ting 3: denne appen er bare For Mac-brukere, men den er unik ved at den kombinerer oppgaver og hendelser i en flytende visning. Den lar deg angi tidsperioder for når du får ting gjort og integreres sømløst Med Mac stedsbaserte Påminnelser app.

Husk Melken: Som navnet antyder, er dette programmet rettet mot travle mennesker som spretter mellom arbeid og ærend. Det lar deg legge til en kontekst i oppgavene dine og angi stedsbaserte påminnelser(bare I Premium-versjonen). Du kan også legge til tidsestimater, startdatoer og forfallsdatoer og koder til enhver oppgave, som alle er svært nyttige. Ved å opprette en smart liste ved hjelp av disse kriteriene, kan du identifisere » Quick Wins «eller kompilere en» Start I Dag » – liste. Husk At Melk er et godt supplement til ZTD-metoden også (det er slik jeg bruker DET).

Evernote: Denne notatappen lar deg raskt fange ideer, lage sjekklister og sette påminnelser, som alle er avgjørende for GTD. Hvis Du har mange ideer som kommer til hjernen din og trenger en rask måte å sortere og avklare dem som GTD krever, gi Evernote en prøve.

Det er også mange apper som er laget spesielt FOR GTD. Bare vær sikker på ikke å utsette på andre oppgaver ved å prøve dem alle ut.

ZTD

hvis Du bruker Zen Til Ferdig, trenger du noe som kan håndtere både kortsiktige oppgaver og langsiktige mål. Jeg anbefaler følgende apps:

Trello: Jeg skal diskutere Trello i detalj i et fremtidig innlegg, men for nå er Det nok å si At Trello er en utrolig tilpasningsdyktig visuell prosjektledelsesapp. Den er basert på kanban-tavlen, der oppgaver sorteres etter prosjektstatus. Du kan imidlertid tilpasse denne tilnærmingen til å sortere etter andre kriterier. Trellos primære ulempe er at du ikke kan se på forskjellige brett samtidig eller knytte dem sammen. Så du må opprette flere tavler som viser dine årlige, månedlige og ukentlige spreads, for eksempel. Hvis du vil ha et lignende alternativ som samsvarer Med Zen Til Ferdig tema, prøv ZenKit.

Bjørn: Hvis Du ønsker At Evernote lar deg koble notater sammen og organisere etter koder i stedet for notatbøker (og hvis Du Er En Mac-person), prøv Bear. Det kan trekke trippel plikt: det er en skriftlig app, ta notater app, og produktivitet app. I hovedsak kan det fungere som en digital bullet journal. Jeg bruker den for tiden til å organisere all min kopi for plasser til redaktører, nettstedet mitt og så videre, men jeg tenker på å bruke den som mer som en bullet journal.

Ikke Bryte Kjeden

hvis du bruker Ikke Bryte Kjeden eller bare ønsker å bygge vaner, anbefaler jeg følgende apps:

Produktiv: dette er en iOS-app som fremmer vane-building. Den lar deg velge mellom vanlige vaner og lage din egen, deretter sette deres frekvens og timing. Appen samler deretter en daglig plan for deg. Når du har fullført vaner, viser det fremgangen din, svarer med oppmuntrende setninger, og sporer dine daglige knockouts på en kalender. Denne appen er ikke en god måte å håndtere oppgaver utenfor din vane, men med sin vaneorienterte tilnærming kan den også utfylle ET ZTD-system. (Hvis Du er På Android, Er Streaks veldig lik.)

TeuxDeux: nøkkelen Til DBtC er å sette daglige mål og slå dem ut. Mange oppgaveledere gir ikke den visuelle tilfredsstillelsen av å se hva du har fullført, og de viser deg heller ikke et kalenderoppslag. Prøv web-basert TeuxDeux app for å liste dine daglige oppgaver, så bare trykk på dem for å markere dem ferdig. Så tilfredsstillende!

Bonus:

hvis du er en hybridproduktivitetsmester, vil du gjøre det bra ved Å bruke Trello og Evernote, da de begge er veldig fleksible. Men her et par apps spesielt utviklet for hybrider:

Pomodoro + GTD = Pomotodo (tilgjengelig på iOS og Android), som lar deg implementere Pomodoro teknikken mens du slår ut oppgavene dine. TickTick inkluderer også både stedsbaserte påminnelser og En Pomodoro-timer (det er imidlertid ikke gratis).

Pomodoro + ZTD = AVAZA, en robust prosjektledelse app med en innebygd tid tracker og muligheten til å sette milepæler og spore fremgang mot et mål.

ZTD + DBtC = Wunderlist, en gjøremålsapp som kan hackes for BÅDE ZTD og DBtC. Det tar litt arbeid, men ved Å bruke wunderlists gjentatte oppgaver, påminnelser og hashtag-funksjon, kan du danne det til et kraftig produktivitetssystem.

Trinn 6: Hell oppgavene dine inn i systemet ditt.

Puh! Vi er nesten ferdige. Nå som du har bestemt deg for metodikk og app(er), er det på tide å legge inn oppgaver, hendelser og notater i systemet. Sett til side minst et par timer for å gjøre dette.

når du Er ferdig, kan du føle deg inspirert til å begynne å gjøre ting. Det er flott! Men hold på ett sekund.

Trinn 7: Automatiser så mye som mulig.

Du vil bli uendelig lykkeligere og mer produktiv hvis du automatiserer så mye av livet ditt som mulig. Mens apper som Produktiv vil automatisere oppgaveopprettelsen for deg, trenger noen systemer litt ekstra kjærlighet.

Det er der Zapier kommer inn. Den kobler apps til hverandre for å spare deg bryet med dataregistrering. For eksempel, hvis du er en frilanser som samler ledere gjennom Typeform, Kan Zapier gå videre og pumpe disse lederne inn I Trello (eller hvor som helst). Zapier fungerer med de fleste appene jeg nevnte (men ikke mobilappene) og kan bokstavelig talt spare deg for timer.

Her er noen av Mine «Zaps»:

Zoho E-Post Til Trello: Jeg har et postfilter satt opp for å automatisk merke e-post fra frilansplattformene mine som » freelance.»Disse e-postene blir da oppgaver i «Innboks» – listen over Mine Frilansoppdrag.»

Trello for Å Huske Melken: Når jeg behandler oppgavene I Trello, flytter jeg dem fra En» Innboks «- liste til en» Klar Til Start » – liste. Når Jeg gjør dette, pumper Zapier informasjonen inn I Remember The Milk og legger den på min daglige gjøremålsliste.

Wunderlist Til Trello: jeg bruker Wunderlist som social media manager, men jeg liker også å se mine planlagte innlegg i et visuelt oppslag. Imidlertid vil jeg ikke bruke mye tid på å kopiere Og lime inn I Trello. Så, jeg bruker Zapier til å automatisk lage «kort» for innlegg og sortere dem etter status.

Åpenbart har Jeg fortsatt noe arbeid å gjøre. Jeg må logge Inn På Trello for å behandle oppgavene. Du lurer kanskje på hvorfor Jeg selv Har Trello i systemet i det hele tatt: hvorfor ikke sende direkte Fra Zoho For Å Huske Melken?

svaret er enkelt: jeg må personlig behandle oppgaven mentalt før den vises på min gjøremål. Derfor er det viktig å ta dine preferanser i tankene når du designer produktivitetssystemet ditt. Hvis du er typen til å la din gjøremålsapp bare gi deg oppgaver, er du sannsynligvis en fan AV GTD, og en mail-to-task Zap vil fungere for deg. Hvis du trenger en følelse av struktur eller evnen til å sortere oppgaven i en større ordning, bruker du sannsynligvis ZTD, og du trenger det midterste trinnet. Det er ingen rett eller galt svar.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert.