Geplaatst op Geef een reactie

hoe vindt u uw perfecte Productiviteitssysteem

productiviteit is een markt, een subcultuur, een filosofie en de vloek van ieders bestaan. Misschien heb je moeite met het prioriteren van je taken. Misschien heb je het gevoel dat je aan het zuipen bent, maar je krijgt niet genoeg tijd. Misschien ben je snel afgeleid. Misschien kun je je nooit herinneren waar je je notities of bestanden hebt opgeslagen.

wees gerust, er is een oplossing. Het kost wat hard werken, maar je kunt en zal een productiviteit systeem dat daadwerkelijk helpt u productief te vinden.

ik heb geschreven over mijn BuJo, waarvan ik weet dat veel mensen vertrouwen op als hun project management systeem. Voor mij, BuJo is meer van een dagelijkse gids en een plek om mijn logs te houden zonder verrommeling mijn computer. Plus, Ik vind het bevredigend om te controleren uit gewoonten, log workouts, en lijst klusjes met pen en papier, terwijl het voelt meer bevrijdend om te typen werk todos — en het is zeker gemakkelijker om dichte Project notities op te nemen door te typen. Plus, wie wil er URL ‘ s schrijven in hun BuJo? Bah.

ook vind ik het niet leuk om het allemaal op één plek te hebben. Ik heb scheiding nodig tussen werk en thuis, vooral als freelancer. Als een productiviteitsexpert, Weet ik dat ik een belangrijke regel breek door mijn taken te versplinteren in verschillende “emmers.”Echter, de gouden regel van productiviteit is om te doen wat werkt voor u.

hier is mijn proces voor het vinden van uw perfecte productiviteitssysteem.

Open een leeg tekstdocument of trek een leeg vel papier eruit. Schrijf alles op wat je denkt: dingen die je moet doen voor het werk, klusjes te doen rond het huis, ideeën die te binnen schieten, dingen die je al van plan bent te verkennen, komende evenementen, boodschappen die je moet kopen…alles. Neem de tijd. Het kostte me ongeveer een uur, maar er is geen juiste of verkeerde hoeveelheid tijd.

als u klaar bent, zet u de lijst/scribbles opzij.

Stap 2: Controleer uw takenlijsten.

u hebt waarschijnlijk uw taken ergens vermeld: Todoist? Evernote? Servetten? Ga er doorheen en stel jezelf deze vragen:

  1. kan deze taak worden opgesplitst in subtaken?
  2. is deze taak uitvoerbaar? Bijvoorbeeld, “productiviteit blog” betekent niets. “Write productivity blog” is uitvoerbaar. En per nummer 1, Je zou kunnen breken dat in meerdere taken, bijvoorbeeld “onderzoek, “”ontwerp, “”herziening, “” publiceren, “en” bevorderen.”
  3. hangt deze taak af van andere uit te voeren taken?
  4. moet deze taak op een bepaalde datum worden uitgevoerd? Zo niet, wil je het dan op een bepaalde datum van je bord?

afhankelijk van het soort taken dat u bekijkt, kunt u ook vragen:

  1. is deze taak vereist dat andere mensen te voltooien?
  2. zal deze taak zich in de toekomst herhalen?

als u vindt dat u de manier waarop u uw taken hebt benoemd of georganiseerd, moet herstellen, wacht dan even. We moeten eerst Stap 3 doen.

Stap 3: Denk na over wat u helpt om dingen gedaan te krijgen.

moet u er regelmatig aan herinnerd worden? (Het is goed als je dat doet!) Moet u de taken van vandaag in een aparte lijst kunnen bekijken? Moet je taken associëren met een bepaalde context (bijvoorbeeld thuis, werk, School)? Heb je een voortgangsbalk of mijlpalen nodig om je te motiveren?

het beantwoorden van deze vragen zal u helpen de algemene vorm van uw productiviteitssysteem te bepalen. Je kunt kiezen uit bestaande methodologieën of je eigen methodologieën ontwikkelen. De meest voorkomende methodologieën zijn Getting Things Done( GTD), Pomodoro, Zen to Done, en niet de keten te breken.

dingen gedaan krijgen: een contextgebaseerd systeem dat de nadruk legt op quick wins en vereist dat u grote taken opgesplitst in kleinere taken. GTD triggers taken op basis van het tijdstip van de dag en waar je bent.

groot voor: mensen die veel onderweg zijn, vaak herinneringen nodig hebben, of overweldigd raken door grote projecten

niet geweldig voor: mensen die van structuur houden of die werken aan projecten die veel planning of gespreid werk vereisen

Pomodoro: een tijdgebaseerd systeem dat je aanmoedigt om “focusblokken” van 25 minuten in te voeren en dan een pauze te nemen. Pomodoro is meer gericht op productiviteit en time management dan Taakbeheer, maar veel aanhangers vinden dat het een geweldige aanvulling op andere productiviteit systemen.

groot voor: mensen die gemakkelijk afgeleid zijn, goed gedefinieerde “productieve tijden” hebben gedurende de dag, of vooruitgang moeten boeken bij veel mentaal intensieve projecten

niet geweldig voor: mensen die vaak moeten reageren op collega ‘ s of klanten of wier werk draait om communicatie

Zen to Done: een op gewoonten gebaseerd systeem dat zich richt op terugkerende of gestructureerde werk in plaats van instant wins. ZTD moedigt u aan om uw tijd te organiseren rond thema ‘ s en prioriteiten in plaats van knock-out taken als ze komen. (ZTD is het systeem dat ik gebruik.)

groot voor: mensen met meerdere lange termijn doelen, mensen die jongleren met meerdere projecten, en wezens van gewoonte

niet geweldig voor: mensen die worstelen met uitstel of die snel prioriteiten moeten verschuiven in hun werk

Breek de keten niet: een taak-gebaseerd systeem dat draait om het bereiken van uw doelen door het aanpakken van meerdere kleine taken per dag. DBTC ’s motivator is een groot vinkje of” X “op de kalender die u de” keten ” van toont . Het idee is dat je je langetermijndoelen aanpakt door je te richten op de dagelijkse doelen.

groot voor: uitstellers, mensen die iets willen opbouwen (b. v. een boek) of een metriek willen verbeteren (B. V. aantal pushups)

niet geweldig voor: mensen die veel projecten jongleren

als geen van deze systemen echt voor je werkt, is dat oké! Uw aangepaste systeem moet rekening houden met de volgende factoren:

heeft u herinneringen nodig voor uw taken? Of u nu vergeetachtig bent of een motivator nodig hebt, u kunt herinneringen opnemen in uw systeem met behulp van een app gewijd aan deze, een task manager app die herinneringen stuurt, of een combinatie van beide.

moet u tijdblokken plannen waar u aan bepaalde dingen werkt? Het kan helpen om een audit te doen van de tijden die je gemakkelijker in de stroom kunt komen en de tijden die je nodig hebt om gewoon te zitten en niets te doen. Zodra u uw tendensen begrijpt, kunt u proberen het plannen van de juiste taken in deze blokken.

heeft u langetermijndoelen, kortetermijndoelen of een combinatie van beide? Voor langetermijndoelen kan een systeem dat uw werk opsplitst in “fasen” of prioriteiten toewijst aan een bepaalde dag, week of maand nuttig zijn. Voor korte termijn doelen, uw systeem moet een keten-achtige progressie zoals dagelijkse to-dos te bevorderen. Voor een mix, een productiviteit app die taken toont, gebeurtenissen, en notities samen zou ideaal zijn.

moet u het gevoel hebben dat u elke dag een aantal taken hebt uitgeschakeld, of vindt u het goed om sommige dingen over te dragen? Als je het type bent om je ongemakkelijk te voelen als je je to-do-lijst niet hebt voltooid, moet je er zeker van zijn dat je werk hebt afgebroken dat langer duurt. Als je meer van een progressieve werknemer, kunt u de voorkeur geven aan een systeem dat mijlpalen of algemene vooruitgang toont.

Stap 4: Repareer uw taaknaamschema

het maakt niet uit welke methodologie u kiest, het is het beste om uw taak een werkbaar ding te noemen en de reikwijdte ervan te definiëren. Begin met een werkwoord en eindig met een zelfstandig naamwoord.

als u GTD gebruikt, voeg dan een context of locatie toe, en de tijd dat u het gaat doen. Uw app kan u toestaan om dit afzonderlijk te doen (meer over dat hieronder).

slecht voorbeeld: “new blog post “

goed voorbeeld:”write new blog post @ home tomorrow”

als u ZTD gebruikt, voeg dan een volgende stap of een project toe. Uw app kan u toestaan om de taak te taggen of toe te voegen aan een lijst te helpen voorzien van context of verbinden met een groter plan.

slecht voorbeeld: “productivity system story “

goed voorbeeld:”write productivity system story for #blog tomorrow”

Als u Pomodoro gebruikt, kunt u overwegen de taken te benoemen op basis van wat u in 25 minuten kunt bereiken.

slecht voorbeeld: “blog article”

goed voorbeeld: “create outline for blog article”

Stap 5: Onderzoek een app die zal werken voor u

er zijn een zillion productiviteit apps onder de zon. Sommige zijn volwaardige project management systemen die geweldig zijn voor teams (of kan worden gehackt om de behoeften van een individu aan te passen-check out mijn verhaal over dat, gekoppeld aan de onderkant van dit stuk). Sommige zijn gewoon plaatsen om notities, taken en gebeurtenissen te verzamelen-de drie soorten dingen die je zou opslaan in een dergelijk systeem — in uw organisatieschema. Hieronder heb ik apps aanbevolen die het beste voldoen aan de hierboven beschreven projectmethodologieën. Ik moedig u ook aan om te kijken op mijn gratis vergelijking grafiek op Airtable. (Opmerking:Ik heb geen apps voor Pomodoro omdat je echt alleen een timer nodig.)

GTD

als u GTD of iets dergelijks gebruikt, raad ik de volgende apps aan:

Things 3: Deze app is alleen voor Mac-gebruikers, maar het is uniek omdat het uw taken en gebeurtenissen in een vloeiende weergave combineert. Hiermee kunt u tijdsperioden instellen voor wanneer u dingen gedaan krijgt en naadloos integreert met Mac ‘ s locatie-gebaseerde herinneringen app.

onthoud de melk: Zoals de naam al doet vermoeden, deze app is gericht op drukke mensen die stuiteren tussen werk en boodschappen. Hiermee kunt u een context toevoegen aan uw taken en locatie-gebaseerde herinneringen instellen (alleen in de Premium-versie, hoewel). U kunt ook tijdschattingen, startdata en vervaldatums en tags toevoegen aan elke taak, die allemaal enorm nuttig zijn. Door een slimme lijst aan te maken met behulp van deze criteria, kunt u “Quick Wins” identificeren of een “Start Today” lijst samenstellen. Vergeet niet dat de melk ook een goede aanvulling is voor de ZTD methodologie (zo gebruik ik het).

Evernote: Deze notitie – app stelt u in staat om snel ideeën vast te leggen, checklists te maken en herinneringen in te stellen, die allemaal cruciaal zijn voor GTD. Als je veel ideeën in je hoofd en een snelle manier om te sorteren en te verduidelijken als GTD vereist, geef Evernote een keer te proberen.

er zijn ook tal van apps die speciaal zijn gemaakt voor GTD. Maar zorg ervoor dat u niet uit te stellen op uw andere taken door ze allemaal uit te proberen.

ZTD

Als u Zen gebruikt om klaar te zijn, hebt u iets nodig dat zowel taken op korte termijn als doelen op lange termijn aankan. Ik beveel de volgende apps:

Trello: Ik zal Trello in detail bespreken in een toekomstige post, maar voor nu volstaat het om te zeggen dat Trello een verbazingwekkend aanpasbare visuele project management app is. Het is gebaseerd op het Kanban board, waarin taken worden gesorteerd op projectstatus. U kunt deze aanpak echter aanpassen om te sorteren op andere criteria. Trello ‘ s belangrijkste nadeel is dat je niet kunt kijken naar verschillende planken tegelijk of bind ze aan elkaar. Dus je zou nodig hebben om meerdere boards met uw jaarlijkse, maandelijkse en wekelijkse spreads te maken, bijvoorbeeld. Als u een soortgelijke optie die overeenkomt met de Zen to Done thema wilt, probeer ZenKit.

Bear: Als u wilt dat Evernote u notities laat koppelen en ordenen op tags in plaats van notebooks (en als u een Mac-persoon bent), probeer dan Bear. Het kan trekken triple duty: Het is een schrijven app, notitie-app, en productiviteit app. In wezen kan het dienen als een digitale bullet journal. Ik gebruik het momenteel om al mijn exemplaar te organiseren voor pitches aan redacteuren, mijn website, enzovoort, maar ik denk erover om het meer te gebruiken als een bullet journal.

Breek de keten niet

als u gebruik maakt Breek de keten niet of gewoontes wilt opbouwen, raad ik de volgende apps aan:

productief: dit is een iOS-app die het opbouwen van gewoonten bevordert. Het laat je kiezen uit gemeenschappelijke gewoonten en maak je eigen, stel dan hun frequentie en timing. De app stelt vervolgens een dagelijks plan voor u samen. Zodra u de gewoonten te voltooien, het toont uw vooruitgang, reageert met bemoedigende zinnen, en volgt uw dagelijkse knockouts op een kalender. Deze app is niet een goede manier om taken te beheren buiten uw gewoonte-gebouw, maar met zijn gewoonte-georiënteerde aanpak, het kan een ZTD-systeem ook aanvullen. (Als je op Android, strepen is zeer vergelijkbaar.)

TeuxDeux: de sleutel tot DBtC is om dagelijkse doelen te stellen en ze uit te schakelen. Veel task managers niet zorgen voor de visuele tevredenheid van het zien van wat je hebt voltooid, noch laten ze u een kalender spread. Probeer de web-based TeuxDeux app om een lijst van uw dagelijkse taken, dan gewoon tik ze om ze te markeren gedaan. Zo bevredigend!

Bonus:

als je een hybride productiviteitsmeester bent, zou je het goed doen met Trello en Evernote, omdat ze beide erg flexibel zijn. Echter, hier een paar apps speciaal ontworpen voor hybriden:

Pomodoro + GTD = Pomotodo (beschikbaar op iOS en Android), waarmee u de Pomodoro techniek te implementeren terwijl het uitschakelen van uw taken. Ook, TickTick bevat zowel locatie-gebaseerde herinneringen en een Pomodoro timer (echter, het is niet gratis).

Pomodoro + ZTD = Avaza, een robuuste project management app met een ingebouwde time tracker en de mogelijkheid om mijlpalen in te stellen en de voortgang naar een doel te volgen.

ZTD + DBtC = Wunderlist, een to-do app die kan worden gehackt voor zowel ZTD als DBtC. Het kost een beetje werk, maar met behulp van Wunderlist terugkerende taken, herinneringen, en hashtag functie, kunt u het vormen in een krachtige productiviteit systeem.

Stap 6: Giet uw taken in uw systeem.

Phew! We zijn bijna klaar. Nu dat je hebt besloten op uw methodologie en app (s), Het is tijd om uw taken in te voeren, gebeurtenissen, en notities in het systeem. Zet minstens een paar uur opzij om dit te doen.

als je klaar bent, voel je je misschien geïnspireerd om dingen te gaan doen. Dat is geweldig! Maar wacht nog even.

Stap 7: zoveel mogelijk automatiseren.

u zult oneindig gelukkiger en productiever zijn als u zoveel mogelijk van uw leven automatiseert. Terwijl apps zoals Productive zal het creëren van taken voor u automatiseren, sommige systemen hebben een beetje extra liefde.

daar komt Zapier bij kijken. Het verbindt apps met elkaar om u de moeite van het invoeren van gegevens te besparen. Bijvoorbeeld, als je een freelancer die leads verzamelt door middel van Typeform, Zapier kan gaan en pomp die leads in Trello (of waar dan ook). Zapier werkt met de meeste van de apps die ik noemde (hoewel niet de mobiele apps) en kan letterlijk bespaart u uren.

hier zijn een paar van mijn”Zaps”:

Zoho Email to Trello: Ik heb een mail filter ingesteld om e-mails van mijn freelancing platforms automatisch te taggen als ” freelancing.”Die e-mails worden vervolgens taken in de” Inbox “lijst van mijn Trello board” Freelance opdrachten.”

Trello om de melk te onthouden: wanneer ik de taken in Trello verwerk, verplaats ik ze van een “Inbox” – lijst naar een “Ready to Start” – lijst. Als ik dit doe, pompt Zapier de informatie in Remember the Milk en zet het op mijn dagelijkse to-do lijst.

Wunderlist naar Trello: Ik gebruik Wunderlist als social media manager, maar ik zie ook graag mijn geplande berichten in een visuele spread. Ik wil echter niet veel tijd besteden aan het kopiëren en plakken in Trello. Dus, ik gebruik Zapier om automatisch “kaarten” voor berichten te maken en sorteren op basis van de status.

uiteraard heb ik nog wat werk te doen. Ik moet inloggen op Trello om de taken te verwerken. Je vraagt je misschien af waarom ik Trello überhaupt in het systeem heb: waarom niet rechtstreeks vanuit Zoho sturen om de melk te onthouden?

het antwoord is eenvoudig: Ik moet de taak persoonlijk mentaal verwerken voordat deze op mijn taken verschijnt. Daarom is het belangrijk om bij het ontwerpen van uw productiviteitssysteem rekening te houden met uw voorkeuren. Als je het type om te laten uw to-do app gewoon hand u taken, Je bent waarschijnlijk een fan van GTD en een mail-to-task Zap zou werken voor u. Als u een gevoel van structuur of de mogelijkheid om de taak te sorteren in een groter schema nodig, je bent waarschijnlijk met behulp van ZTD en je moet die middelste stap. Er is geen goed of fout antwoord.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.