Geplaatst op Geef een reactie

IDEA gebruiken om QuickBooks Grootboekgegevens te importeren

Blogafbeelding

+ delen

hoeveel is er veranderd in de boekhouding sinds Luca Pacioli de eerste standaard voor het grootboek produceerde? Danielle Supkis Cheek, CPA, CFE, CVA deelde inzichten in de groei van het grootboek op de 2017 IDEA Innovations Conference in Houston, het begeleiden van de deelnemers door de evolutie van het grootboek, daterend uit Pacioli, ook bekend als de vader van de boekhouding (c. 1447-1517).

het grootboek van vandaag is typisch het uitgangspunt voor een enorme hoeveelheid gedetailleerde informatie, die op een samenvattend niveau kan worden geplaatst uit de ondersteunende detailgrootboeken. In sommige industrieën of softwarepakketten, (zoals QuickBooks) de trend is om meer transactie-niveau detail op te nemen in Grootboek. Echter, het verwerven van de gegevens in een leesbaar, bruikbaar formaat is een uitdaging. Cheek toonde een voorbeeld van een QuickBooks de grootboek Export. De voorwaarden voor de steekproef zijn voor de meeste auditors bekend.

in een kleine tot middelgrote onderneming is er een gebrek aan controle. Met beperkte fulltime werknemers (fte ‘ s) recordhouders en ondertekenaars zijn dezelfde persoon in veel bedrijven. Hoewel één-op – één relaties gemakkelijker zijn, zijn ze van nature gecontroleerd-en monitor-vrij. Een ander probleem is de versie van QuickBooks tussen desktop en online edities. Cheek wees erop dat het een gangbare praktijk is om te controleren op transactienummer. Om te controleren op transactienummer, moet u de dataset in IDEA normaliseren door de export visueel te coderen, omdat u niet op deze manier kunt sorteren in QuickBooks.

QuickBooks-gegevens importeren in IDEA

QUICKBOOKS-stappen:

  1. Ga naar” aanpassen “en voeg” Trans # “en” Account ” toe als een extra kolom.
  2. exporteer het rapport naar Excel.

IDEA STEPS:

  1. QuickBooks-rapporten in Excel zijn geen” schone ” Excel-import. In uiterlijk, ze zijn meer als een gedrukte rapport. Om het importeren van ideeën te vergemakkelijken, doet u het volgende:
    1. importeer het Excel-bestand (vanuit QB) zonder te controleren of de eerste rij veldnaam bevat of importeer lege numerieke cellen als 0.
    2. exporteer het bestand dat in stap a is gemaakt naar een tekstbestand met vaste lengte.
    3. importeer het tekstbestand met vaste lengte met behulp van het print / PDF-rapportproces.
  2. samenvatten op rekeningnummer, dan rekeningnaam, dan geen. Dan totaal per debet. Dit valideert de volledigheid van een grootboek met Proefsaldi.
  3. voeg het beginsaldo toe aan het samengevatte grootboek, waarbij het beginsaldo als primair bestand wordt gebruikt.
  4. inhoud samenvoegen in rekeningnummer en naam en voeg een virtueel teken toe dat is gearchiveerd met: @if (rekeningnummer<>””, rekeningnummer, rekeningnummer 2). Voeg vervolgens het veld toe voor berekeningen van het verwachte eindsaldo.
  5. voer een nieuwe join uit om de eindbalans te vinden. [Opmerking: zorg ervoor dat u overeenkomt met het gecombineerde accountnummer en om alle records in beide bestanden te selecteren.
  6. voeg het veld toe voor de berekening van het verschil; en uw gegevens zijn klaar voor verdere analyse.

de financiële App (SmartAnalyzer) is ook effectief voor het vinden van: duplicaten, uit balans journaalposten, ontbrekende entries, datum specifieke entries, tijd specifieke entries, en nog veel meer punten van belang, zoals journal bron en periode. De wet van Benford kan worden toegepast om absolute waarde te vinden.

IDEAScripts kunnen ook worden gebruikt voor het achterhalen van saldo transacties, getallen eindigend op 999 of 000, sleuteltermen en kredieten aan contanten. IDEAScripts zijn beschikbaar voor alle ondersteunde IDEA-gebruikers. Om er te komen van inside IDEA, klik op de” File “tab, klik vervolgens op de” IDEAScript Vault ” tegel.

speciale dank aan Danielle Supkis Cheek voor het delen van haar expertise over dit onderwerp op de 2017 IDEA Innovations Conference.

Best Practices, CaseWare idee, importeren

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.