Opublikowano Dodaj komentarz

jak znaleźć idealny system produktywności

Produktywność to rynek, subkultura, filozofia i zmora istnienia każdego. Być może zmagasz się z ustalaniem priorytetów swoich zadań. Być może czujesz, że pijesz i pijesz, ale nie masz wystarczająco dużo czasu. Może łatwo cię rozproszyć. Być może nigdy nie pamiętasz, gdzie zapisałeś swoje notatki lub pliki.

spokojnie, jest rozwiązanie. Wymaga to trochę ciężkiej pracy, ale możesz i znajdziesz System produktywności, który faktycznie pomoże Ci być produktywnym.

pisałem o moim BuJo, na którym wielu ludzi polega jako system zarządzania projektami. Dla mnie BuJo jest bardziej codziennym przewodnikiem i miejscem do przechowywania dzienników bez zaśmiecania komputera. Dodatkowo, uważam, że satysfakcjonujące jest sprawdzanie nawyków,zapisywanie treningów i lista obowiązków za pomocą długopisu i papieru, podczas gdy pisanie prac jest bardziej swobodne — i zdecydowanie łatwiej jest nagrywać gęste notatki projektowe, wpisując. No i kto chce wypisywać adresy URL w swoim BuJo? Fuj.

poza tym nie lubię mieć tego wszystkiego w jednym miejscu. Potrzebuję separacji między pracą a domem, zwłaszcza jako freelancer. Jako ekspert ds. produktywności wiem, że łamię ważną zasadę, dzieląc Moje zadania na różne ” wiadra.”Jednak złotą zasadą produktywności jest robienie tego, co działa dla Ciebie.

oto mój proces znalezienia idealnego systemu produktywności.

otwórz pusty dokument tekstowy lub wyciągnij pustą kartkę papieru. Zapisz wszystko, co masz na myśli: rzeczy, które musisz zrobić w pracy, prace domowe, pomysły, które przychodzą na myśl, rzeczy, które chciałeś zbadać, nadchodzące wydarzenia, Artykuły spożywcze, które musisz kupić…wszystko to. Nie spiesz się. Zajęło mi to godzinę, ale nie ma dobrej ani złej ilości czasu.

po zakończeniu odstaw listę / bazgroły na bok.

Krok 2: Sprawdź listy zadań.

pewnie gdzieś wypisujesz swoje zadania: Todoist? Evernote? Serwetki? Przejrzyj je i zadaj sobie te pytania:

  1. czy to zadanie można podzielić na podzadania?
  2. czy to zadanie można wykonać? Na przykład „blog produktywności” nic nie znaczy. „Napisz blog produktywności” jest działaniem. I jak na numer 1, można podzielić to na wiele zadań, np. „badania”, „szkic”,” Recenzja”,” Publikuj „i” promuj.”
  3. czy to zadanie zależy od innych zadań do wykonania?
  4. czy to zadanie musi być wykonane w określonym terminie? Jeśli nie, czy chcesz to z talerza w określonym terminie?

w zależności od rodzaju zadań, na które patrzysz, możesz również zapytać:

  1. czy to zadanie wymaga wykonania przez innych ludzi?
  2. czy to zadanie powtórzy się w przyszłości?

jeśli stwierdzisz, że musisz naprawić sposób nazywania lub organizowania zadań, trzymaj się. Najpierw musimy zrobić krok 3.

Krok 3: zastanów się, co pomaga Ci zrobić rzeczy.

czy trzeba regularnie przypominać? (W porządku, jeśli to zrobisz!) Czy musisz mieć możliwość przeglądania dzisiejszych zadań na osobnej liście? Czy musisz kojarzyć zadania z określonym kontekstem (np. Dom, Praca, Szkoła)? Czy potrzebujesz mieć pasek postępu lub kamienie milowe, aby pomóc Ci zmotywować?

odpowiedź na te pytania pomoże Ci zdecydować o ogólnym kształcie systemu produktywności. Możesz wybierać spośród istniejących metodologii lub rozwijać własne. Najczęstsze metody To Getting Things Done (Gtd), Pomodoro, Zen to Done I Don ’ t Break the Chain.

Getting Things Done: system kontekstowy, który kładzie nacisk na szybkie wygrane i wymaga podziału dużych zadań na mniejsze. GTD uruchamia zadania w zależności od pory dnia i miejsca, w którym się znajdujesz.

Świetne dla: ludzie, którzy często są w podróży, potrzebują częstych przypomnień lub przytłaczają się dużymi projektami

nie nadają się do: ludzi, którzy lubią strukturę lub pracują nad projektami, które wymagają dużo planowania lub rozłożonej pracy

Pomodoro: system oparty na czasie, który zachęca do wprowadzenia „bloków ostrości” po 25 minutach, a następnie zrobić sobie przerwę. Pomodoro koncentruje się bardziej na produktywności i zarządzaniu czasem niż zarządzaniu zadaniami, ale wielu zwolenników uważa, że jest doskonałym uzupełnieniem innych systemów produktywności.

Świetne dla: ludzie, którzy są łatwo rozproszeni, mają dobrze zdefiniowane „produktywne czasy” w ciągu dnia lub muszą robić postępy w wielu intensywnych umysłowo projektach

nie nadają się do: ludzi, którzy muszą często reagować na kolegów lub klientów lub których praca kręci się wokół komunikacji

Zen to Done: system oparty na nawykach, który koncentruje się na powtarzającej się lub zorganizowanej pracy, a nie natychmiastowych wygranych. ZTD zachęca do organizowania czasu wokół tematów i priorytetów, zamiast eliminowania zadań w miarę ich pojawiania się. (ZTD to system, którego używam.

Świetne dla: ludzie, którzy mają wiele długoterminowych celów, ludzie, którzy żonglują wieloma projektami i stworzeniami nawyków

nie są dobrzy dla: ludzi, którzy zmagają się z zwlekaniem lub którzy muszą szybko zmienić priorytety w swojej pracy

nie przerywaj łańcucha: system oparty na zadaniach, który obraca się wokół osiągania celów poprzez rozwiązywanie kilku małych zadań każdego dnia. Motywatorem DBtC jest duży znacznik lub „X” w kalendarzu, który pokazuje „Łańcuch”. Chodzi o to, aby realizować swoje długoterminowe cele, koncentrując się na codziennych celach.

Świetne dla: zwlekacze, ludzie, którzy chcą coś zbudować (np. książkę) lub poprawić metrykę (np. liczbę pompek)

nie jest to dobre dla: ludzi, którzy żonglują wieloma projektami

jeśli żaden z tych systemów nie działa dla ciebie, to w porządku! Twój system Niestandardowy powinien uwzględniać następujące czynniki:

czy potrzebujesz przypomnień do swoich zadań? Niezależnie od tego, czy zapominasz, czy potrzebujesz motywatora, możesz włączyć przypomnienia do systemu, korzystając z dedykowanej aplikacji, aplikacji Menedżera zadań, która wysyła przypomnienia, lub kombinacji obu.

czy musisz zaplanować bloki czasu, w których pracujesz nad pewnymi rzeczami? To może pomóc zrobić audyt razy można łatwiej dostać się do przepływu i razy trzeba po prostu siedzieć i nic nie robić. Gdy zrozumiesz swoje skłonności, możesz spróbować zaplanować odpowiednie zadania w tych blokach.

masz cele długoterminowe, cele krótkoterminowe, czy mieszankę obu? W przypadku długoterminowych celów pomocny może być system, który rozbija Twoją pracę na „etapy” lub przypisuje priorytety do określonego dnia, tygodnia lub miesiąca. W przypadku krótkoterminowych celów system powinien faworyzować postęp podobny do łańcucha, taki jak codzienne zadania. W przypadku miksu idealna byłaby aplikacja produktywna, która pokazuje zadania, wydarzenia i notatki razem.

czy musisz czuć się tak, jakbyś codziennie znokautował kilka zadań, czy nie masz nic przeciwko przenoszeniu niektórych rzeczy? Jeśli jesteś typem, który czuje się nieswojo, jeśli nie wypełniłeś listy zadań do wykonania, musisz mieć pewność, że podzieliłeś pracę, która zajmuje więcej czasu. Jeśli jesteś bardziej postępowym pracownikiem, możesz preferować system, który pokazuje kamienie milowe lub ogólny postęp.

Krok 4: Napraw schemat nazewnictwa zadań

bez względu na wybraną metodologię, najlepszą praktyką jest nazwanie zadania rzeczą, którą można wykonać, i zdefiniowanie jego zakresu. Zacznij od czasownika i zakończ rzeczownikiem.

jeśli używasz GTD, dodaj kontekst lub lokalizację i czas, w którym to zrobisz. Twoja aplikacja może pozwolić ci to zrobić osobno (więcej na ten temat poniżej).

zły przykład: „nowy wpis na blogu”

dobry przykład: „napisz nowy wpis na blogu @ home tomorrow”

jeśli używasz ZTD, dodaj następny krok lub projekt. Aplikacja może umożliwiać oznaczanie zadania lub dodawanie go do listy, aby zapewnić mu kontekst lub połączyć go z większym planem.

zły przykład: „historia systemu produktywności”

dobry przykład: „napisz historię systemu produktywności dla #blog jutro”

jeśli używasz Pomodoro, możesz rozważyć nazwanie zadań zgodnie z tym, co możesz wykonać w 25 minut.

zły przykład: „artykuł na blogu”

dobry przykład: „utwórz zarys artykułu na blogu”

Krok 5: Zbadaj aplikację, która będzie działać dla ciebie

pod słońcem jest miliard aplikacji produktywnych. Niektóre z nich są pełnowartościowymi systemami zarządzania projektami, które są świetne dla zespołów (lub mogą być zhakowane, aby dopasować się do indywidualnych potrzeb — sprawdź moją historię na ten temat, połączoną na dole tego artykułu). Niektóre z nich to po prostu miejsca do zbierania notatek, zadań i wydarzeń — trzy rodzaje rzeczy, które można przechowywać w takim systemie — w swoim schemacie organizacyjnym. Poniżej polecam aplikacje, które najlepiej spełniają metodyki projektu opisane powyżej. Zachęcam również do zapoznania się z moją bezpłatną tabelą porównawczą na Airtable. (Uwaga: nie dołączałem aplikacji do Pomodoro, ponieważ naprawdę potrzebujesz tylko timera.)

GTD

jeśli używasz GTD lub czegoś podobnego, polecam następujące aplikacje:

Things 3: Ta aplikacja jest przeznaczona tylko dla użytkowników komputerów Mac, ale jest wyjątkowa, ponieważ łączy zadania i zdarzenia w płynnym widoku. Pozwala ustawić okresy czasu na załatwienie sprawy i bezproblemowo integruje się z aplikacją przypomnień opartą na lokalizacji komputera Mac.

pamiętaj o mleku: Jak sama nazwa wskazuje, ta aplikacja jest skierowana do zapracowanych ludzi, którzy odbijają się między pracą a sprawunkami. Pozwala dodać kontekst do zadań i ustawić przypomnienia oparte na lokalizacji (tylko w wersji Premium). Możesz również dodawać szacunki czasu, daty rozpoczęcia i daty zakończenia oraz tagi do każdego zadania, które są niezwykle pomocne. Tworząc inteligentną listę za pomocą tych kryteriów, możesz zidentyfikować ” szybkie wygrane „lub skompilować listę” zacznij już dziś”. Pamiętaj, że mleko jest również dobrym uzupełnieniem metodologii ZTD (tak go używam).

Evernote: Ta aplikacja do robienia notatek pozwala szybko przechwytywać pomysły, tworzyć listy kontrolne i ustawiać przypomnienia, z których wszystkie są kluczowe dla GTD. Jeśli masz wiele pomysłów na głowie i potrzebujesz szybkiego sposobu, aby je posortować i wyjaśnić zgodnie z wymaganiami GTD, wypróbuj Evernote.

istnieje również wiele aplikacji stworzonych specjalnie dla GTD. Tylko pamiętaj, aby nie zwlekać z innymi zadaniami, wypróbowując je wszystkie.

ZTD

jeśli używasz Zen to Done, będziesz potrzebował czegoś, co poradzi sobie zarówno z krótkoterminowymi zadaniami, jak i długoterminowymi celami. Polecam następujące aplikacje:

Trello: będę szczegółowo omawiać Trello w przyszłym poście, ale na razie wystarczy powiedzieć, że Trello jest niesamowicie elastyczną aplikacją do wizualnego zarządzania projektami. Opiera się na tablicy Kanban, w której zadania są sortowane według stanu projektu. Można jednak dostosować to podejście do sortowania według innych kryteriów. Podstawową wadą Trello jest to, że nie można jednocześnie patrzeć na różne deski ani wiązać ich ze sobą. Musisz więc utworzyć wiele tablic pokazujących na przykład roczne, miesięczne i tygodniowe spready. Jeśli chcesz mieć podobną opcję, która pasuje do motywu Zen to Done, wypróbuj ZenKit.

Bear: jeśli chcesz, aby Evernote pozwalał ci łączyć notatki ze sobą i organizować je według tagów, a nie notatników (a jeśli jesteś osobą z Maca), daj bearowi szansę. Może ciągnąć potrójny obowiązek: jest to aplikacja do pisania, aplikacja do robienia notatek i aplikacja do produktywności. Zasadniczo może służyć jako cyfrowy dziennik pocisku. Obecnie używam go do porządkowania wszystkich moich kopii dla redaktorów, mojej strony internetowej i tak dalej, ale myślę o użyciu go jako bardziej bullet journal.

nie przerywaj łańcucha

jeśli używasz nie przerywaj łańcucha lub po prostu chcesz zbudować nawyki, polecam następujące aplikacje:

produktywny: jest to aplikacja na iOS, która promuje budowanie nawyków. Pozwala wybierać spośród typowych nawyków i tworzyć własne, a następnie ustawiać ich częstotliwość i czas. Następnie aplikacja zmontuje dla Ciebie dzienny plan. Po zakończeniu nawyków pokazuje twoje postępy, reaguje zachęcającymi frazami i śledzi codzienne nokauty w kalendarzu. Ta aplikacja nie jest dobrym sposobem na zarządzanie zadaniami poza budowaniem nawyków, ale dzięki podejściu zorientowanemu na nawyki może również uzupełniać system ZTD. (Jeśli korzystasz z Androida, smugi są bardzo podobne.)

TeuxDeux: kluczem do DBtC jest wyznaczanie dziennych celów i wybijanie ich. Wielu menedżerów zadań nie zapewnia wizualnej satysfakcji z oglądania ukończonych zadań, ani nie pokazuje rozłożenia kalendarza. Wypróbuj internetową aplikację TeuxDeux, aby wyświetlić listę codziennych zadań, a następnie po prostu dotknij ich, aby oznaczyć je jako gotowe. Tak satysfakcjonujące!

Bonus:

jeśli jesteś hybrydowym mistrzem produktywności, dobrze ci zrobi, używając Trello i Evernote, ponieważ oba są bardzo elastyczne. Jednak tutaj kilka aplikacji zaprojektowanych specjalnie dla hybryd:

Pomodoro + Gtd = Pomotodo (dostępne na iOS i Androida), które pozwalają wdrożyć technikę Pomodoro podczas wybijania zadań. Ponadto TickTick zawiera zarówno przypomnienia oparte na lokalizacji, jak i timer Pomodoro (jednak nie jest bezpłatny).

Pomodoro + ZTD = Avaza, solidna aplikacja do zarządzania projektami z wbudowanym trackerem czasu i możliwością ustawiania kamieni milowych i śledzenia postępów w kierunku celu.

ZTD + DBtC = Wunderlist, aplikacja do zrobienia, która może zostać zhakowana zarówno dla ZTD, jak i DBtC. Wymaga to trochę pracy, ale korzystając z powtarzających się zadań, przypomnień i funkcji hashtag Wunderlist, możesz przekształcić go w potężny system produktywności.

Krok 6: wlej swoje zadania do systemu.

Uff! Prawie skończyliśmy. Teraz, gdy już zdecydowałeś się na swoją metodologię i aplikacje, nadszedł czas, aby wprowadzić zadania, wydarzenia i notatki do systemu. Odłożyć na to co najmniej kilka godzin.

gdy skończysz, możesz poczuć się zainspirowany do zrobienia czegoś. To świetnie! Ale poczekaj jeszcze chwilę.

Krok 7: zautomatyzuj jak najwięcej.

będziesz nieskończenie szczęśliwszy i bardziej produktywny, jeśli zautomatyzujesz jak najwięcej swojego życia. Podczas gdy aplikacje takie jak Productive zautomatyzują tworzenie zadań dla Ciebie, niektóre systemy potrzebują trochę dodatkowej miłości.

tu pojawia się Zapier. Łączy aplikacje ze sobą, aby zaoszczędzić kłopotów z wprowadzaniem danych. Na przykład, jeśli jesteś freelancerem, który zbiera przewody przez Typeform, Zapier może śmiało pompować te przewody do Trello (lub gdziekolwiek). Zapier działa z większością wymienionych przeze mnie aplikacji (choć nie tylko mobilnych) i może dosłownie zaoszczędzić godziny.

oto kilka moich „Zaps”:

Zoho e-mail do Trello: mam skonfigurowany filtr poczty, aby automatycznie oznaczać wiadomości e-mail z moich platform freelancerskich jako „freelance.”Te e-maile stają się następnie zadaniami na liście „skrzynki odbiorczej” mojej tablicy Trello ” Zadań niezależnych.”

Trello aby zapamiętać mleko: kiedy przetwarzam zadania w Trello, przenoszę je z listy” skrzynki odbiorczej „na listę” gotowe do rozpoczęcia”. Kiedy to robię, Zapier pompuje informacje do zapamiętania mleka i umieszcza je na mojej codziennej liście rzeczy do zrobienia.

Wunderlist do Trello: używam Wunderlist jako menedżera mediów społecznościowych, ale lubię również widzieć moje zaplanowane posty w wizualnym rozkładzie. Jednak nie chcę spędzać dużo czasu na kopiowaniu i wklejaniu do Trello. Używam więc zapiera, aby automatycznie tworzyć „karty” dla postów i sortować je według statusu.

oczywiście mam jeszcze trochę pracy do zrobienia . Muszę się zalogować do Trello, aby przetworzyć zadania. Możesz się zastanawiać, dlaczego w ogóle mam Trello w systemie: dlaczego nie wysłać bezpośrednio z Zoho, aby pamiętać o mleku?

odpowiedź jest prosta: osobiście muszę mentalnie przetworzyć zadanie, zanim pojawi się ono w moich zadaniach. Dlatego podczas projektowania systemu produktywności ważne jest, aby wziąć pod uwagę swoje preferencje. Jeśli jesteś typem, który pozwala Twojej aplikacji do zrobienia po prostu przekazywać Ci zadania, prawdopodobnie jesteś fanem GTD i zap mail-to-task działałby dla ciebie. Jeśli potrzebujesz poczucia struktury lub umiejętności sortowania zadania na większy schemat, prawdopodobnie używasz ZTD i potrzebujesz tego środkowego kroku. Nie ma dobrej ani złej odpowiedzi.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.