Publicat pe Lasă un comentariu

cum să-ți găsești sistemul perfect de productivitate

productivitatea este o piață, o subcultură, o filozofie și blestemul existenței tuturor. Poate că te lupți cu prioritizarea sarcinilor tale. Poate că te simți ca tine chug și chug de-a lungul, dar nu se poate obține suficient timp. Poate că ești ușor distras. Poate că nu vă puteți aminti niciodată unde ați salvat notele sau fișierele.

fiți siguri, există o soluție. Este nevoie de o muncă grea, dar puteți și veți găsi un sistem de productivitate care vă ajută de fapt să fiți productivi.

am scris despre BuJo-ul meu, pe care știu că mulți oameni se bazează ca sistem de management al proiectelor. Pentru mine, BuJo este mai mult un ghid zilnic și un loc pentru a-mi păstra jurnalele fără a-mi aglomera computerul. În plus, mi se pare satisfăcător să verific obiceiurile, antrenamentele de jurnal și să listez treburile cu stilou și hârtie, în timp ce se simte mai liber să tastați todos de lucru — și este cu siguranță mai ușor să înregistrați note dense de proiect tastând. În plus, cine vrea să scrie URL-uri în BuJo lor? La naiba.

de asemenea, nu-mi place să am totul într-un singur loc. Am nevoie de separare între muncă și casă, mai ales ca freelancer. În calitate de expert în productivitate, știu că încalc o regulă majoră prin împărțirea sarcinilor mele în diferite „găleți”.”Cu toate acestea, regula de aur a productivității este să faci ceea ce funcționează pentru tine.

iată procesul meu pentru a găsi sistemul dvs. de productivitate perfectă.

deschideți un document text gol sau scoateți o foaie de hârtie goală. Scrie totul în mintea ta: lucruri pe care trebuie să le faci pentru muncă, treburi de făcut în jurul casei, idei care îți vin în minte, lucruri pe care ai vrut să le explorezi, Evenimente viitoare, alimente pe care trebuie să le cumperi…toate. Nu te grăbi. Mi-a luat cam o oră, dar nu există timp corect sau greșit.

după ce ați terminat, setați lista/mâzgăliturile deoparte.

Pasul 2: auditați listele de sarcini.

probabil că v-ați listat undeva: Todoist? Evernote? Șervețele? Treceți prin ele și puneți-vă aceste întrebări:

  1. ar putea această sarcină să fie împărțită în sub-sarcini?
  2. este această sarcină acționabilă? De exemplu,” blog de productivitate ” nu înseamnă nimic. „Scrieți blog de productivitate” este acționabil. Și ca pe numărul 1, ai putea rupe că în jos în mai multe sarcini, de exemplu, „cercetare”, „proiect”, „revizuire”, „publica” și „promova.”
  3. această sarcină depinde de alte sarcini de făcut?
  4. această sarcină trebuie făcută până la o anumită dată? Dacă nu, îl vrei de pe farfurie până la o anumită dată?

în funcție de tipul de sarcini la care vă uitați, poate doriți să întrebați:

  1. această sarcină necesită îndeplinirea altor persoane?
  2. se va repeta această sarcină în orice moment în viitor?

dacă descoperiți că trebuie să remediați modul în care v-ați numit sau organizat sarcinile, așteptați. Mai întâi trebuie să facem Pasul 3.

Pasul 3: Gândiți-vă la ce vă ajută să faceți lucrurile.

ai nevoie să fie amintit în mod regulat? (E în regulă dacă faci!) Trebuie să puteți vizualiza sarcinile de astăzi într-o listă separată? Trebuie să asociați sarcinile cu un anumit context (de exemplu, acasă, serviciu, școală)? Trebuie să aveți o bară de progres sau repere pentru a vă motiva?

răspunsul la aceste întrebări vă va ajuta să decideți forma generală a sistemului dvs. de productivitate. Puteți alege dintre metodologiile existente sau vă puteți dezvolta propriile. Cele mai comune metodologii sunt obtinerea lucruri de facut (GTD), Pomodoro, Zen la făcut, și nu rupe lanțul.

Noțiuni de bază lucruri de făcut: un sistem bazat pe context, care pune accentul pe victorii rapide și necesită să descompună sarcini mari în cele mai mici. GTD declanșează sarcini bazate pe ora din zi și în cazul în care vă aflați.

excelent pentru: oamenii care sunt în mișcare mult, au nevoie de memento-uri frecvente sau sunt copleșiți de proiecte mari

nu este grozav pentru: oameni cărora le place structura sau care lucrează la proiecte care necesită multă planificare sau muncă eșalonată

Pomodoro: un sistem bazat pe timp care vă încurajează să introduceți „blocuri de focalizare” de 25 de minute, apoi să faceți o pauză. Pomodoro se concentrează mai mult pe productivitate și gestionarea timpului decât pe gestionarea sarcinilor, dar mulți adepți consideră că este o completare excelentă la alte sisteme de productivitate.

excelent pentru: oamenii care sunt ușor distrași, au „perioade productive” bine definite în timpul zilei sau trebuie să facă progrese într-o mulțime de proiecte intensive mental

nu sunt grozave pentru: persoanele care au nevoie să răspundă frecvent colegilor sau clienților sau a căror muncă se învârte în jurul comunicării

Zen to Done: un sistem bazat pe obiceiuri care se concentrează pe munca recurentă sau structurată, mai degrabă decât pe victorii instantanee. ZTD vă încurajează să vă organizați timpul în jurul temelor și priorităților, mai degrabă decât să eliminați sarcinile pe măsură ce vin. (ZTD este sistemul pe care îl folosesc.)

excelent pentru: oamenii care au mai multe obiective pe termen lung, oameni care jonglează cu mai multe proiecte și creaturi de obișnuință

nu sunt grozave pentru: oamenii care se luptă cu amânarea sau care trebuie să schimbe rapid prioritățile în munca lor

nu rup lanțul: un sistem bazat pe sarcini care se învârte în jurul atingerii obiectivelor dvs. prin abordarea mai multor sarcini mici în fiecare zi. Motivator DBtC este o bifă mare sau” X „pe calendarul care vă arată” lanțul ” de . Ideea este că vă abordați obiectivele pe termen lung, concentrându-vă asupra obiectivelor zilnice.

excelent pentru: procrastinators, oameni care caută să construiască ceva (de exemplu, o carte) sau de a îmbunătăți pe o metrică (de exemplu, numărul de flotari)

Nu mare pentru: oameni care jongla o mulțime de proiecte

dacă nici unul dintre aceste sisteme destul de lucru pentru tine, e în regulă! Sistemul dvs. personalizat ar trebui să ia în considerare următorii factori:

aveți nevoie de mementouri pentru sarcinile dvs.? Indiferent dacă uitați sau aveți nevoie de un motivator, puteți încorpora mementouri în sistemul dvs. utilizând o aplicație dedicată acestui lucru, o aplicație de manager de activități care trimite mementouri sau o combinație a ambelor.

trebuie să programați blocuri de timp în care lucrați la anumite lucruri? Vă poate ajuta să faceți un audit al timpurilor în care puteți intra mai ușor în flux și al timpurilor în care trebuie să stați și să nu faceți nimic. Odată ce vă înțelegeți tendințele, puteți încerca să programați sarcini adecvate în aceste blocuri.

aveți obiective pe termen lung, obiective pe termen scurt sau o combinație a ambelor? Pentru obiectivele pe termen lung, un sistem care vă descompune munca în „etape” sau atribuie priorități unei anumite zile, săptămâni sau luni poate fi de ajutor. Pentru obiectivele pe termen scurt, sistemul dvs. ar trebui să favorizeze o progresie asemănătoare lanțului, cum ar fi zilnic. Pentru un mix, o aplicație de productivitate care arată sarcini, evenimente și note împreună ar fi ideală.

trebuie să simți că ai eliminat o grămadă de sarcini în fiecare zi sau ești în regulă să duci niște lucruri? Dacă sunteți tipul de a vă simți neliniștit dacă nu ați finalizat lista de sarcini, trebuie să vă asigurați că ați defalcat munca care durează mai mult timp. Dacă sunteți mai mult un lucrător progresiv, este posibil să preferați un sistem care să prezinte repere sau progrese generale.

Pasul 4: Remediați schema de denumire a activității

indiferent de metodologia pe care o alegeți, este cea mai bună practică să denumiți sarcina dvs. un lucru acționabil și să definiți domeniul său de aplicare. Începeți cu un verb și terminați cu un substantiv.

dacă utilizați GTD, adăugați un context sau o locație și ora la care o veți face. Aplicația dvs. vă poate permite să faceți acest lucru separat (mai multe despre asta mai jos).

exemplu rău: „postare nouă pe blog”

exemplu bun: „scrieți o postare nouă pe blog @ home mâine”

dacă utilizați ZTD, adăugați un pas următor sau un proiect. Este posibil ca aplicația dvs. să vă permită să etichetați activitatea sau să o adăugați la o listă pentru a-i oferi context sau pentru a o conecta la un plan mai mare.

exemplu rău: „povestea sistemului de productivitate”

exemplu bun: „scrieți povestea sistemului de productivitate pentru #blog mâine”

dacă utilizați Pomodoro, puteți lua în considerare denumirea sarcinilor în funcție de ceea ce puteți realiza în 25 de minute.

exemplu rău: „articol de blog”

exemplu bun: „creați contur pentru articolul de blog”

Pasul 5: Cercetare o aplicație care va lucra pentru tine

există o serie de aplicații de productivitate sub soare. Unele sunt sisteme de management de proiect cu drepturi depline, care sunt excelente pentru echipe (sau pot fi hackate pentru a se potrivi nevoilor unui individ — consultați povestea mea despre asta, legată în partea de jos a acestei piese). Unele sunt pur și simplu locuri pentru a colecta note, sarcini și evenimente — cele trei tipuri de lucruri pe care le — ați stoca într-un astfel de sistem-în schema dvs. organizațională. Mai jos, am recomandat aplicații care îndeplinesc cel mai bine metodologiile de proiect descrise mai sus. De asemenea, vă încurajez să consultați graficul meu de comparație gratuit pe Airtable. (Notă: nu am inclus aplicații pentru Pomodoro pentru că într-adevăr nevoie doar de un cronometru.)

GTD

dacă utilizați GTD sau ceva similar, vă recomand următoarele aplicații:

lucruri 3: Această aplicație este doar pentru utilizatorii de Mac, dar este unică prin faptul că combină sarcinile și evenimentele dvs. într-o vizualizare fluidă. Vă permite să setați perioade de timp pentru momentul în care veți face lucrurile și se integrează perfect cu aplicația de memento-uri bazate pe locație Mac.

amintiți-vă de lapte: După cum sugerează și numele, această aplicație este orientată spre oameni ocupati care sunt viguros între locul de muncă și comisioane. Acesta vă permite să adăugați un context la sarcinile și setați memento-uri bazate pe locație (numai în versiunea Premium, deși). De asemenea, puteți adăuga estimări de timp, datele de începere și datele scadente, și tag-uri la orice sarcină, care sunt toate extrem de utile. Prin crearea unei liste inteligente folosind aceste criterii, puteți identifica „câștiguri rapide” sau puteți compila o listă „începeți astăzi”. Amintiți-vă că laptele este un bun complement și pentru metodologia ZTD (așa îl folosesc).

Evernote: Această aplicație de luare a notelor vă permite să capturați rapid idei, să creați liste de verificare și să setați mementouri, toate fiind cruciale pentru GTD. Dacă aveți o mulțime de idei care vă vin în minte și aveți nevoie de o modalitate rapidă de a le sorta și clarifica așa cum necesită GTD, încercați Evernote.

există, de asemenea, o mulțime de aplicații care sunt create special pentru GTD. Doar asigurați-vă că nu pentru a amâna pe alte sarcini de a încerca-le pe toate.

ZTD

dacă utilizați Zen pentru a face, veți avea nevoie de ceva care să poată gestiona atât sarcinile pe termen scurt, cât și obiectivele pe termen lung. Vă recomandăm următoarele aplicații:

Trello: voi discuta despre Trello în detaliu într-o postare viitoare, dar deocamdată este suficient să spunem că Trello este o aplicație de gestionare a proiectelor vizuale uimitor de adaptabilă. Se bazează pe placa Kanban, în care sarcinile sunt sortate după starea proiectului. Cu toate acestea, puteți adapta această abordare pentru a sorta după alte criterii. Dezavantajul principal al Trello este că nu puteți privi simultan diferite plăci sau le puteți lega împreună. Deci, va trebui să creați mai multe panouri care să arate spread-urile dvs. anuale, lunare și săptămânale, de exemplu. Dacă doriți o opțiune similară care să se potrivească cu tema Zen to Done, încercați ZenKit.

Bear: dacă doriți Evernote vă permite să conectați notele împreună și să vă organizați prin etichete, mai degrabă decât prin notebook-uri (și dacă sunteți o persoană Mac), încercați Bear. Se poate trage datoria triplă: este o aplicație de scriere, o aplicație de luare a notelor și o aplicație de productivitate. În esență, poate servi ca un jurnal digital bullet. În prezent îl folosesc pentru a-mi organiza toată copia pentru pitch-uri către editori, site-ul meu web și așa mai departe, dar mă gândesc să-l folosesc mai mult ca un jurnal glonț.

nu rupeți lanțul

dacă utilizați nu rupeți lanțul sau doriți doar să construiți obiceiuri, vă recomand următoarele aplicații:

productiv: aceasta este o aplicație iOS care promovează construirea obiceiurilor. Acesta vă permite să alegeți din obiceiurile comune și de a crea propriul dvs., apoi setați frecvența și calendarul lor. Aplicația apoi asamblează un plan de zi cu zi pentru tine. Odată ce ați terminat obiceiurile, vă arată progresul, răspunde cu fraze încurajatoare și vă urmărește eliminările zilnice într-un calendar. Această aplicație nu este o modalitate bună de a gestiona sarcini în afara construirii obiceiurilor, dar cu abordarea sa orientată spre obiceiuri, poate completa și un sistem ZTD. (Dacă sunteți pe Android, Streaks este foarte similar.)

TeuxDeux: cheia DBtC este de a stabili obiective zilnice și de a le elimina. O mulțime de manageri de sarcini nu oferă satisfacția vizuală de a vedea ceea ce ați finalizat și nici nu vă arată o răspândire a calendarului. Încercați aplicația TeuxDeux bazată pe web pentru a vă enumera sarcinile zilnice, apoi pur și simplu atingeți-le pentru a le marca. Atât de satisfăcător!

Bonus:

dacă sunteți un maestru de productivitate hibrid, ați face bine folosind Trello și Evernote, deoarece ambele sunt foarte flexibile. Cu toate acestea, aici câteva aplicații special concepute pentru hibrizi:

Pomodoro + GTD = Pomotodo (disponibil pe iOS și Android), care vă permite să implementați tehnica Pomodoro în timp ce vă eliminați sarcinile. De asemenea, TickTick include atât mementouri bazate pe locație, cât și un cronometru Pomodoro (cu toate acestea, nu este gratuit).

Pomodoro + ZTD = Avaza, o aplicație robustă de gestionare a proiectelor cu un tracker de timp încorporat și capacitatea de a seta repere și de a urmări progresul către un obiectiv.

ZTD + DBtC = Wunderlist, o aplicație de rezolvat care poate fi piratată atât pentru ZTD, cât și pentru dbtc. Este nevoie de un pic de muncă, dar folosind sarcinile recurente ale Wunderlist, mementourile și funcția hashtag, îl puteți forma într-un sistem puternic de productivitate.

Pasul 6: Se toarnă sarcinile în sistemul dumneavoastră.

Pfiu! Aproape am terminat. Acum că v-ați decis asupra metodologiei și aplicațiilor dvs., este timpul să introduceți sarcinile, evenimentele și notele în sistem. Puneți deoparte cel puțin câteva ore pentru a face acest lucru.

odată ce ați terminat, s-ar putea să vă simțiți inspirați să începeți să faceți lucruri. E grozav! Dar stai Încă o secundă.

Pasul 7: Automatizați cât mai mult posibil.

vei fi infinit mai fericit și mai productiv dacă îți automatizezi cât mai mult din viață. În timp ce Aplicațiile precum Productive vor automatiza crearea de sarcini pentru dvs., unele sisteme au nevoie de puțină dragoste suplimentară.

aici intervine Zapier. Conectează aplicațiile între ele pentru a vă salva problemele de introducere a datelor. De exemplu, dacă sunteți un freelancer care colectează clienți potențiali prin Typeform, Zapier poate continua și pompa acei clienți potențiali în Trello (sau oriunde). Zapier funcționează cu majoritatea aplicațiilor pe care le-am menționat (deși nu numai aplicațiile mobile) și vă poate salva literalmente ore.

iată câteva dintre „Zaps”mele:

Zoho e-mail la Trello: am un filtru de e-mail configurat pentru a eticheta automat e-mailurile de pe platformele mele de freelancing ca „freelance.”Aceste e-mailuri devin apoi sarcini în lista” Inbox „a misiunilor mele de Freelance „Trello board”.”

Trello să-și amintească laptele: când procesez sarcinile din Trello, le mut dintr-o listă” Inbox „într-o listă” gata de pornire”. Când fac asta, Zapier pompează informațiile în Remember The Milk și le pune pe lista mea zilnică de sarcini.

Wunderlist to Trello: folosesc Wunderlist ca manager de social media, dar îmi place, de asemenea, să văd postările mele programate într-o răspândire vizuală. Cu toate acestea, nu vreau să petrec mult timp copiind și lipind în Trello. Deci, folosesc Zapier pentru a crea automat „cărți” pentru postări și pentru a le sorta în funcție de stare.

evident, mai am ceva de lucru. Trebuie să mă conectez la Trello pentru a procesa sarcinile. S-ar putea să vă întrebați De ce am chiar Trello în sistem: de ce să nu trimiteți direct de la Zoho să vă amintiți laptele?

răspunsul este simplu: personal trebuie să procesez mental sarcina înainte de a apărea pe to-dos. De aceea, în proiectarea sistemului dvs. de productivitate, este important să vă luați în considerare preferințele. Dacă sunteți tipul de a permite aplicației să-do pur și simplu vă mână SARCINI, esti, probabil, un fan al GTD și un Zap mail-to-task ar lucra pentru tine. Dacă aveți nevoie de un sentiment de structură sau de capacitatea de a sorta sarcina într-o schemă mai mare, probabil că utilizați ZTD și aveți nevoie de acel pas de mijloc. Nu există un răspuns corect sau greșit.

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată.