Publicerad den Lämna en kommentar

använda IDEA för att importera QuickBooks General Ledger Data

 Bloggbild

+ dela

hur mycket har förändrats i redovisningen sedan Luca Pacioli producerade den första standarden för huvudboken? Danielle Supkis Cheek, CPA, CFE, CVA delade insikter i tillväxten av huvudboken vid 2017 IDEA Innovations Conference i Houston, vägledande deltagare genom huvudbokens utveckling, som går tillbaka till Pacioli, även känd som Fadern till redovisning (c. 1447-1517).

dagens huvudbok är vanligtvis utgångspunkten för en stor mängd detaljerad information, som kan läggas ut på en sammanfattande nivå från de stödjande detaljböckerna. I vissa branscher eller programvarupaket (till exempel QuickBooks) är trenden att registrera mer detaljer på transaktionsnivå i huvudboken. Att skaffa data i ett läsbart, användbart format är dock en utmaning. Kinden visade ett exempel på en QuickBooks huvudbok Export. Villkoren för urvalet är bekanta för de flesta revisorer.

i ett litet till medelstort företag saknas kontroller. Med begränsade heltidsanställda (FTE) är rekordhållare och undertecknare samma person i många företag. Även om en – till-en-relationer är enklare, de är medfött kontrollerade-och övervakningsfria. En annan fråga är versionen av QuickBooks mellan skrivbord och online-utgåvor. Cheek påpekade att det är en vanlig praxis att granska med transaktionsnummer. För att granska efter transaktionsnummer måste du normalisera datauppsättningen i IDEA genom att visuellt koda exporten, eftersom du inte kan sortera på detta sätt i QuickBooks.

importera QuickBooks-Data till IDEA

QUICKBOOKS-steg:

  1. gå till” Anpassa ”och Lägg till” Trans # ”och” konto ” som en extra kolumn.
  2. exportera rapporten till Excel.

IDEA steg:

  1. QuickBooks rapporter i Excel, är inte en” ren ” Excel import. I utseende är de mer som en utskriftsrapport. För att underlätta idea import, gör följande:
    1. importera Excel-filen (från QB) utan att kontrollera den första raden innehåller fältnamn eller importera tomma numeriska celler som 0.
    2. exportera filen som skapades i steg a till en textfil med fast längd.
    3. importera textfilen med fast längd med hjälp av utskrifts – /PDF-rapportprocessen.
  2. sammanfatta med kontonummer, sedan kontonamn, sedan ingen. Sedan totalt med debitering. Detta validerar fullständigheten hos en huvudbok med Rättegångsbalanser.
  3. gå med i början balans till sammanfattade huvudbok, med början balans som den primära filen.
  4. sammanfoga innehåll i kontonummer och namn och Lägg till ett virtuellt tecken som arkiveras med: @if (kontonummer<>””, kontonummer, kontonummer2). Lägg sedan till fältet för beräkningar av förväntat slutbalans.
  5. genomför en ny koppling för att hitta slutprovbalansen. [Obs: var noga med att matcha på den kombinerade kontonummer och att välja alla poster i båda filerna.
  6. Lägg till fältet för beräkning av skillnaden; och dina data är redo för vidare analys.

den finansiella appen (SmartAnalyzer) är också effektiv för att hitta: dubbletter, ur balans journalanteckningar, saknade poster, datum specifika poster, tid specifika poster, och många fler punkter av intresse som journal källa och period. Benfords lag kan tillämpas för att hitta absolut värde.

IDEAScripts kan också användas för att ta reda på balanstransaktioner, siffror som slutar på 999 eller 000, nyckeltermer och krediter till kontanter. IDEAScripts är tillgängliga för alla IDEA-användare som stöds. För att komma dit från inside IDEA, klicka på fliken ” File ”och klicka sedan på” IDEAScript Vault ” – plattan.

särskilt tack till Danielle Supkis Cheek för att dela sin expertis om detta ämne vid 2017 IDEA Innovations Conference.

bästa praxis, CaseWare IDEA, importera

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.