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Utilizzo di IDEA per importare QuickBooks General Ledger Data

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Quanto è cambiato nella contabilità da quando Luca Pacioli ha prodotto il primo standard per la contabilità generale? Danielle Supkis Cheek, CPA, CFE, CVA ha condiviso intuizioni sulla crescita del libro mastro generale alla conferenza IDEA Innovations 2017 a Houston, guidando i partecipanti attraverso l’evoluzione del Libro Mastro generale, risalente a Pacioli, noto anche come il Padre della contabilità (c. 1447-1517).

Il registro generale di oggi è in genere il punto di partenza per una grande quantità di informazioni dettagliate, che possono essere pubblicate a livello di riepilogo dai registri di dettaglio di supporto. In alcuni settori o pacchetti software, (come QuickBooks) la tendenza è quella di registrare più dettagli a livello di transazione nel registro generale. Tuttavia, acquisire i dati in un formato leggibile e utilizzabile è una sfida. Cheek ha mostrato un esempio di un QuickBooks l’esportazione di contabilità generale. Le condizioni per il campione sono familiari alla maggior parte degli auditor.

In una piccola e media impresa, vi è una mancanza di controlli. Con dipendenti a tempo pieno limitati (ETP) i detentori di record e firmatari sono la stessa persona in molte aziende. Anche se i rapporti one-to-one sono più facili, essi sono innatamente controllati – e monitor-free. Un altro problema è la versione di QuickBooks tra le edizioni desktop e online. Cheek ha sottolineato che è una pratica comune controllare per numero di transazione. Per controllare per numero di transazione, è necessario normalizzare il set di dati in IDEA codificando visivamente l’esportazione, poiché non è possibile ordinare in questo modo in QuickBooks.

Importazione dei dati QuickBooks in IDEA

PASSAGGI QUICKBOOKS:

  1. Vai su “Personalizza” e aggiungi “Trans #” e “Account” come colonna aggiuntiva.
  2. Esportare il report in Excel.

PASSI IDEA:

  1. I rapporti QuickBooks in Excel non sono un’importazione Excel “pulita”. In apparenza, sono più simili a un rapporto di stampa. Per facilitare l’importazione IDEA, effettuare le seguenti operazioni:
    1. Importare il file Excel (da QB) senza controllare la prima riga Contiene il nome del campo o Importare celle numeriche vuote come 0.
    2. Esportare il file creato nel passaggio a in un file di testo a lunghezza fissa.
    3. Importare il file di testo a lunghezza fissa utilizzando il processo di stampa/report PDF.
  2. Riepiloga per numero di conto, quindi nome account, quindi nessuno. Quindi totale per addebito. Ciò convalida la completezza di un libro mastro generale con saldi di prova.
  3. Unire il saldo iniziale al registro generale riepilogato, utilizzando il saldo iniziale come file principale.
  4. Unisci i contenuti nel numero e nel nome del conto e aggiungi un carattere virtuale archiviato utilizzando: @if(accountnumber<>””, accountnumber, accountnumber2). Quindi aggiungere il campo per i calcoli del saldo finale previsto.
  5. Esegui un nuovo join per trovare il bilancio di prova finale. [Nota: assicurarsi di corrispondere al numero di account combinato e selezionare tutti i record in entrambi i file.
  6. Aggiungi il campo per il calcolo della differenza; e i tuoi dati sono pronti per ulteriori analisi.

L’app finanziaria (SmartAnalyzer) è anche efficace per trovare: duplicati, voci di diario fuori equilibrio, voci mancanti, voci specifiche di data, voci specifiche di ora e molti altri punti di interesse come fonte e periodo del giornale. La legge di Benford può essere applicata per trovare un valore assoluto.

Gli IDEAScripts possono anche essere usati per trovare transazioni fuori bilancio, numeri che terminano in 999 o 000, termini chiave e crediti in contanti. Gli IDEAScripts sono disponibili per tutti gli utenti IDEA supportati. Per arrivarci dall’interno di IDEA, fai clic sulla scheda “File”, quindi fai clic sul riquadro” IDEAScript Vault”.

Un ringraziamento speciale a Danielle Supkis Cheek per aver condiviso la sua esperienza su questo argomento alla conferenza IDEA Innovations 2017.

Migliori pratiche, IDEA CaseWare, importazione

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